Nghiên cứu trường hợp / Nhà thầu Larry

Cách Larry Contractors Sử Dụng Knoon Đại lý để Tinh Giản Quá Trình Kế Toán với QuickBooks

6 phút đọc

Larry Contractors sử dụng Knoon Agent để tối ưu hóa ghi sổ với QuickBooks, giảm công việc quản trị thủ công trong khi giữ hồ sơ tài chính chính xác và cập nhật.

Trước khi tự động hóa, hầu hết các yêu cầu đến dưới dạng các tin nhắn WhatsApp rời rạc, cuộc gọi lại và Ghi chú lan truyền trên điện thoại của nhân viên. Điều đó tạo ra thời gian phản hồi chậm và theo dõi không nhất quán đối với các công việc tiềm năng.

Knoon đã giới thiệu một quy trình vận hành dành riêng cho nhà thầu, ghi lại bối cảnh công việc từ sớm, đồng bộ công việc Quản trị viên vào QuickBooks và OneDrive, đồng thời giữ cho đội văn phòng tiếp tục làm việc ngay cả trong những tuần bận rộn.

Kết quả then chốt

65%

Thời gian phản hồi khách hàng tiềm năng nhanh hơn

52%

Ít công việc theo dõi của quản trị viên hơn

3.1x

Nhiều công việc được báo giá hơn mỗi tuần

Thử thách

Công việc kế toán bị chậm lại do hóa đơn rải rác

Một số biên nhận đã được chia sẻ trên WhatsApp, trong khi số khác vẫn ở dạng giấy. Điều đó làm cho việc ghi chép sổ sách trở nên chậm hơn và khó giữ chính xác trong QuickBooks.

QuickBooks AI đã bỏ lỡ các chi tiết quan trọng trên hóa đơn

QuickBooks AI không phải lúc nào cũng ghi nhận chính xác ngày biên nhận, danh mục, tổng số và thuế, vì vậy các mục nhập vẫn cần được xem xét thủ công trước khi có thể tin tưởng.

Nhập liệu thủ công quá nhiều cho mỗi hóa đơn

Ngay cả các biên nhận đơn giản cũng đòi hỏi phải nhập tên người nhận tiền, giá cả và các chi tiết khác từng cái một, điều này biến công tác kế toán thường nhật thành công việc hành chính lặp đi lặp lại.

Tải lên OneDrive đã thêm một bước Quản trị viên khác

Sau khi cập nhật QuickBooks, nhóm vẫn phải tải xuống từng hóa đơn, đối chiếu với số tài liệu đúng và lưu trữ vào thư mục OneDrive phù hợp một cách thủ công.

Giải pháp

Gửi biên nhận đến Knoon bằng Whatsapp

Larry Contractors tập trung các yêu cầu công việc mới qua Đại lý AI Whatsapp, người đánh giá chủ nhà, thu thập chi tiết công trình và chuyển các công việc khẩn cấp ngay lập tức.

Today

Uploaded receipt image.

2:33 PM

Personal Assistant: Receipt received. This receipt is from Supermarket for $12.

2:34 PM

Bookkeeping Agent: I added it to QuickBooks and uploaded the receipt to OneDrive.

2:34 PM

Type a message

Đại lý Đọc Biên Lai & Ghi Chép Chúng Trong QuickBooks

Đại lý đọc từng hóa đơn và ghi lại trong QuickBooks, bao gồm danh mục mua hàng, liệu đó có phải là hóa đơn thuế hay không, thuế suất và giá cuối cùng.

DATE

TYPE

PAYEE

Lưu Biên nhận lên OneDrive

Đại lý tạo một thư mục trong OneDrive và đổi tên nó để khớp với cùng Số tài liệu được sử dụng trong QuickBooks, giúp mỗi biên lai dễ tìm hơn sau này.

INV-0001

Updated today

INV-0002

January 31

INV-0003

May 20

INV-0004

January 30

INV-0005

January 31

INV-0006

January 31

INV-0007

May 20

INV-0008

May 20

Quy trình làm việc

Quy trình làm việc Kế toán Đột phá cho các Công ty nhỏ

Knoon kết nối WhatsApp, QuickBooks, OneDrive và Các Agents Kế toán vào một Quy trình làm việc để các công ty nhỏ có thể ghi nhận biên nhận nhanh hơn, giảm công việc kế toán thủ công và giữ tài liệu được tổ chức.

Các Agents

Đại lý kế toán viên
Liệt kê các hóa đơn chưa thanh toán của đại lý
Đại lý xử lý hóa đơn chưa thanh toán
Đại lý Tải lên Hóa đơn

Công cụ

QuickBooks
OneDrive

Kiến thức

Thông tin cơ bản về công ty

Workbox

Thêm hóa đơn/chi phí
Liệt kê các hóa đơn chưa thanh toán
Thanh toán hóa đơn chưa thanh toán

Trò chuyện

Kỹ năng

Kế toán

Đối với các công ty nhỏ, thành công lớn nhất không chỉ là kế toán nhanh hơn. Đó là việc hóa đơn được chụp trong WhatsApp, ghi lại trong QuickBooks và lưu trong OneDrive thông qua một Quy trình làm việc đáng tin cậy giúp giảm công việc thủ công và giữ hồ sơ dễ dàng để tin tưởng hơn.