5
Giờ tiết kiệm mỗi ngày
Nghiên cứu trường hợp / Dịch vụ Kế toán ForBis
Dịch vụ Kế toán ForBis Xây dựng Kế toán Doanh nghiệp Dựa trên WhatsApp với Knoon
Dịch vụ Kế toán ForBis sử dụng Knoon để hợp nhất nhiệm vụ thư ký công ty và kế toán thành một quy trình làm việc WhatsApp duy nhất cho KYC, chuẩn bị tài liệu, theo dõi tiến độ và thang máy Con người.
Trước khi tự động hóa, mọi yêu cầu đều phụ thuộc vào việc trao đổi thủ công qua lại. Nhân viên phải theo dõi các chi tiết KYC còn thiếu, kiểm tra từng tệp đính kèm, nói chuyện với khách hàng, chuẩn bị giấy tờ, gửi tài liệu để ký, rồi theo dõi những gì đã hoặc chưa được tiến triển.
Knoon giới thiệu một lớp vận hành có cấu trúc trên WhatsApp. Đại lý xác định dịch vụ cần thiết, thu thập thông tin đúng, phát hiện các tệp đính kèm còn thiếu như mặt trước và mặt sau của thẻ ID, chuẩn bị tài liệu với Google Docs và Drive, và lưu lại mọi phản hồi để đội ngũ có thể theo dõi tiến trình từ một nơi.
Kết quả then chốt
x4
Hỗ trợ vé phản hồi 24/7
$5000
Chi phí ước tính tiềm năng đã tiết kiệm
Vấn đề
Công việc Kế toán & thư ký công ty trước đây chủ yếu làm thủ công
ForBis cần một cách tốt hơn để giao tiếp với khách hàng, thu thập Thông tin bắt buộc và tài liệu KYC, đồng thời chuẩn bị giấy tờ phù hợp mà không phải dựa vào việc theo dõi lặp đi lặp lại, kiểm tra thủ công và chuyển giao rời rạc.
Đội ngũ cần nhân lực để giao tiếp với khách hàng và thu thập thông tin bắt buộc, bao gồm cả tài liệu KYC.
Khi các bài gửi không đầy đủ, nhân viên phải Quay lại và trao đổi nhiều lần với khách hàng để yêu cầu thông tin hoặc tập tin còn thiếu.
Mỗi tài liệu gửi lên vẫn phải được kiểm tra thủ công trước khi có thể sử dụng.
Nhân viên thường phải nói chuyện trực tiếp với khách hàng để điền thông tin còn thiếu.
Tài liệu phải được chuẩn bị thủ công dựa trên thông tin do từng khách hàng cung cấp.
Khi đã chuẩn bị xong, các tài liệu vẫn phải được gửi cho khách hàng để lấy chữ ký.
Rất khó để theo dõi tiến trình của từng yêu cầu khách hàng từ bắt đầu đến khi hoàn thành.
Giải pháp
Một quy trình làm việc tiếp nhận và xử lý tài liệu ưu tiên WhatsApp với hệ thống vé và đánh giá của con người
Knoon đóng vai trò như cánh cửa chính cho các yêu cầu Kế toán và thư ký. Nó xác định loại dịch vụ, thu thập các chi tiết Bắt buộc, kiểm tra xem các Tệp đúng đã được tải lên chưa, chuẩn bị Bản nháp tài liệu, xuất chúng ra PDF và chỉ chuyển các trường hợp ngoại lệ để Con người xử lý.
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message
Dịch vụ được hỗ trợ
Một điểm truy cập cho các yêu cầu thường xuyên của thư ký công ty
- Nộp báo cáo thường niên (AR)
- Quản lý AGM
- Nhân viên thay đổi Đại lý
- Chuyển quyền sở hữu
- Phát Hành Cổ Phiếu
- Thay đổi Địa chỉ Đăng ký
- Thay Đổi Mã SSIC
- Thay đổi FYE
- Cập nhật chi tiết
- Cập nhật RORC
- Tài chính (XBRL)
- Cập nhật Tên Công ty
- Thay đổi Đại lý Kiểm toán viên
- Gia hạn Thời gian (EOT)
- Cổ tức
- Sửa đổi Hiến pháp
- Đăng ký Người được ủy quyền
- Rút tên Công ty khỏi đăng ký
- Đăng ký các khoản phí
- Mở Tài Khoản Ngân Hàng
- Trích xuất Công ty
Phát hiện dịch vụ và hướng dẫn tiếp nhận
Đại lý sử dụng cơ sở kiến thức Knoon để xác định dịch vụ thư ký công ty mà khách hàng cần, sau đó chỉ yêu cầu các thông tin bắt buộc cho yêu cầu cụ thể đó.
Xác minh danh tính (KYC) và xử lý tệp đính kèm trong Whatsapp
Quy trình làm việc có thể phát hiện các tệp đính kèm bắt buộc, bao gồm các trường hợp cần cả mặt trước và mặt sau của CMND, và nhắc nhở khách hàng hoàn thành các tệp tải lên còn thiếu trước khi hồ sơ được tiếp tục.
Chuẩn bị tài liệu với Google Docs và Drive
Sau khi hoàn thành việc nộp, Knoon chuẩn bị các tài liệu Bắt buộc bằng cách sử dụng Google Docs, lưu trữ các Tệp làm việc trong Google Drive và xuất gói cuối cùng thành PDF để ký và lưu hồ sơ.
1. Xác định yêu cầu
Khách hàng bắt đầu trong WhatsApp. Knoon ánh xạ yêu cầu đến loại dịch vụ phù hợp bằng cách sử dụng cơ sở Kiến thức Forbis.
2. Thu thập thông tin và KYC
Đại lý thu thập thông tin có cấu trúc, yêu cầu các tệp hỗ trợ bắt buộc và kiểm tra xem các tệp đính kèm có đầy đủ hay không.
2. Thu thập thông tin và KYC
Đại lý thu thập thông tin có cấu trúc, yêu cầu các tệp hỗ trợ bắt buộc và kiểm tra xem các tệp đính kèm có đầy đủ hay không.
3. Gắn cờ các khoảng trống ngay lập tức
Nếu một hồ sơ chưa hoàn chỉnh, khách hàng sẽ được yêu cầu cung cấp tài liệu thiếu hoặc trang thiếu trước khi nhân viên cần can thiệp.
4. Chuẩn bị giấy tờ
Thông tin đã gửi được sử dụng để chuẩn bị các tài liệu thư ký công ty bắt buộc thông qua quy trình làm việc trên Google Docs và Google Drive.
4. Chuẩn bị giấy tờ
Thông tin đã gửi được sử dụng để chuẩn bị các tài liệu thư ký công ty bắt buộc thông qua quy trình làm việc trên Google Docs và Google Drive.
5. Gửi để ký
Các tài liệu đã chuẩn bị được xuất ra PDF và gửi đến khách hàng để xem xét và signature.
6. Theo dõi bằng vé
Mỗi phản hồi đều được ghi nhận thành vé để nhóm có thể theo dõi trạng thái, chuyển giao công việc một cách rõ ràng và xác định các trường hợp cần sự chú ý của Con người.
6. Theo dõi bằng vé
Mỗi phản hồi đều được ghi nhận thành vé để nhóm có thể theo dõi trạng thái, chuyển giao công việc một cách rõ ràng và xác định các trường hợp cần sự chú ý của Con người.
Con người trong Vòng lặp
Nếu một trường hợp cần sự can thiệp của con người, đội ngũ có thể trực tiếp can thiệp thông qua quy trình có vé, trả lời khách hàng, làm rõ những chi tiết còn thiếu và di chuyển yêu cầu tiến lên mà không mất đi toàn bộ ngữ cảnh của cuộc trò chuyện hoặc trạng thái tài liệu.
Reply to ticketed case
Quy trình làm việc
Từ tiếp nhận WhatsApp đến chuẩn bị tài liệu và theo dõi hoàn thành
Quy trình làm việc giữ việc thu thập dữ liệu, xử lý KYC, tạo tài liệu và theo dõi tiến độ dựa trên vé trong một vòng vận hành duy nhất, giúp nhóm dễ dàng quản lý nhiều yêu cầu khách hàng hơn mà không mất đi tầm nhìn tổng thể.
Các Agents
- Đại lý Thư ký Công ty
Công cụ
- Google Drive
- Google Tài liệu
Kiến thức
- Tuân thủ & Nộp hồ sơ Hàng năm
- Thay đổi Cán bộ & Kiểm toán viên
- Thay đổi Cổ đông & Vốn
- Cập nhật Hồ sơ Công ty
- Hiến pháp & Hành động Quản trị
- Đóng cửa, Phí & Hành động Quản lý
- Tài liệu Ngân hàng & Công ty
Workbox
- Bản nháp Nghị quyết
Trò chuyện
Kỹ năng
- Dịch vụ Thư ký Doanh nghiệp
ForBis có quy trình thư ký Công ty được kiểm soát tốt hơn: khách hàng gửi qua WhatsApp, tệp đính kèm được kiểm tra sớm hơn, chuẩn hóa việc chuẩn bị tài liệu, mọi phản hồi đều được tạo phiếu, và nhân viên chỉ can thiệp khi trường hợp thực sự cần sự đánh giá của Con người.