Μελέτη Περίπτωσης / Larry Contractors

Πώς οι Larry Contractors χρησιμοποιούν τον Πράκτορα Knoon για να απλοποιήσουν τη διαδικασία λογιστικής με το QuickBooks

6 λεπτά ανάγνωσης

Η Larry Contractors χρησιμοποιεί τον Knoon Πράκτορα για να απλοποιήσει τη λογιστική με το QuickBooks, μειώνοντας τη χειροκίνητη διαχειριστική εργασία ενώ διατηρεί τα οικονομικά αρχεία ακριβή και ενημερωμένα.

Πριν από την αυτοματοποίηση, τα περισσότερα αιτήματα έφταναν ως κατακερματισμένα μηνύματα WhatsApp, επανάκλησεις και Σημειώσεις διασκορπισμένες στα τηλέφωνα του προσωπικού. Αυτό δημιουργούσε αργούς χρόνους απόκρισης και ασυνέπεια στην παρακολούθηση υποσχόμενων εργασιών.

Η Knoon εισήγαγε μια ροή λειτουργίας ειδικά για εργολάβους που καταγράφει το πλαίσιο της εργασίας νωρίς, συγχρονίζει τη δουλειά του Διαχειριστή στο QuickBooks και το OneDrive, και διατηρεί την ομάδα του γραφείου ενεργή ακόμα και κατά τη διάρκεια πολυάσχολων εβδομάδων.

Αποτελέσματα Κλειδιού
65%
Γρηγορότερος χρόνος απόκρισης προοπτικής
52%
Λιγότερη εργασία παρακολούθησης Διαχειριστή
3.1x
Περισσότερες προσφορές εργασίας ανά εβδομάδα
Πρόκληση

Η λογιστική επιβραδύνεται λόγω διασκορπισμένων αποδείξεων

Ορισμένες αποδείξεις μοιράστηκαν στο WhatsApp, ενώ άλλες παρέμειναν σε φυσική μορφή. Αυτό έκανε τη λογιστική πιο αργή και δυσκολότερη στην ακρίβεια στο QuickBooks.

Πολλαπλές αποδείξεις και χαρτιά

Το QuickBooks AI παρέλειψε σημαντικές λεπτομέρειες αποδείξεων

Το QuickBooks AI δεν κατέγραφε πάντα σωστά τις ημερομηνίες αποδείξεων, τις κατηγορίες, τα συνολικά ποσά και τους φόρους, οπότε οι εγγραφές χρειάζονταν ακόμη χειροκίνητη επανεξέταση πριν να μπορούν να γίνουν αξιόπιστες.

Πολύς χειρωνακτικός καταχωρισμός για κάθε λογαριασμό

Ακόμη και οι απλές αποδείξεις σήμαιναν πληκτρολόγηση των ονομάτων των δικαιούχων, των τιμών και άλλων λεπτομερειών μία προς μία, κάτι που μετέτρεπε τη ρουτίνα της λογιστικής σε επαναλαμβανόμενη εργασία διαχειριστή.

Προστέθηκε ένα ακόμη βήμα διαχειριστή για το ανέβασμα σε OneDrive

Μετά την ενημέρωση του QuickBooks, η ομάδα εξακολουθούσε να πρέπει να κατεβάζει κάθε απόδειξη, να την αντιστοιχίζει στον σωστό αριθμό εγγράφου και να την αρχειοθετεί χειροκίνητα στον σωστό φάκελο OneDrive.

Λύση

Υποβολή Αποδείξεων στο Knoon μέσω Whatsapp

Η Larry Contractors συγκεντρώνει νέες αιτήσεις εργασιών μέσω ενός Πράκτορα WhatsApp AI που αξιολογεί τους ιδιοκτήτες σπιτιών, συλλέγει λεπτομέρειες του χώρου και διαχειρίζεται άμεσα επειγουσες εργασίες.

Knoon AI
Today
Receipt upload
Uploaded receipt image.
2:33 PM
Personal Assistant: Receipt received. This receipt is from Supermarket for $12.
2:34 PM
Bookkeeping Agent: I added it to QuickBooks and uploaded the receipt to OneDrive.
2:34 PM
Type a message

Ο Πράκτορας Διαβάζει Αποδείξεις & τις Καταχωρεί στο QuickBooks

Ο Πράκτορας διαβάζει κάθε απόδειξη και την καταγράφει στο QuickBooks, συμπεριλαμβανομένης της κατηγορίας αγοράς, αν είναι φορολογική απόδειξη, του φορολογικού συντελεστή και της τελικής τιμής.

DATE
TYPE
PAYEE
CATEGORY
TOTAL
29/01/2026
Expense
Northbeam Supply Co.
Purchase
S$19.60
01/12/2025
Bill
Marlowe Services Ltd.
Purchase
S$58.00
11/11/2025
Bill
Harborline Industrial Co.
Purchase
S$100.83
07/11/2025
Bill
Redwood Fixture Works
Purchase
S$3,608.97
06/11/2025
Bill
Granite Peak Hardware
Purchase
S$1,785.42

Αποθήκευση Αποδείξεων στο OneDrive

Ο Πράκτορας δημιουργεί έναν φάκελο στο OneDrive και τον μετονομάζει ώστε να ταιριάζει με τον ίδιο Αριθμό εγγράφου που χρησιμοποιείται στο QuickBooks, καθιστώντας κάθε απόδειξη πιο εύκολη στην εύρεση αργότερα.

My files
Sort
Details
Job Receipts folder
INV-0001
Updated today
Invoices folder
INV-0002
January 31
Attachments folder
INV-0003
May 20
Demo Test folder
INV-0004
January 30
Ignite Demo JV folder
INV-0005
January 31
Materials folder
INV-0006
January 31
Meetings folder
INV-0007
May 20
Larry Contractors folder
INV-0008
May 20
Ροή εργασιών

Ροή εργασιών Λογιστικής που αλλάζει το παιχνίδι για Μικρές εταιρείες

Το Knoon συνδέει το WhatsApp, QuickBooks, OneDrive και τους πράκτορες Λογιστικής σε μία ροή εργασιών ώστε οι μικρές εταιρείες να καταγράφουν τις αποδείξεις πιο γρήγορα, να μειώνουν τη χειροκίνητη λογιστική εργασία και να διατηρούν τα έγγραφα οργανωμένα.

Πράκτορες

  • Πράκτορας Βιβλιοφυλάκων
  • Λίστα απλήρωτων λογαριασμών Πράκτορα
  • Διαχειριστής ανείσπρακτων λογαριασμών Πράκτορα
  • Πράκτορας Φόρτωσης Τιμολογίων

Εργαλεία

  • QuickBooks
  • OneDrive

Γνώση

  • Βασικές πληροφορίες εταιρείας

Workbox

  • Προσθήκη λογαριασμού/εξόδου
  • Καταχώριση απλήρωτων λογαριασμών
  • Πληρωμή ανεξόφλητων λογαριασμών

Συνομιλίες

  • Whatsapp

Δεξιότητες

  • Λογιστική

Για τις μικρές εταιρείες, η μεγαλύτερη επιτυχία δεν είναι απλώς η ταχύτερη τήρηση βιβλίων. Είναι η καταγραφή των αποδείξεων στο WhatsApp, η καταχώρησή τους στο QuickBooks και η αποθήκευσή τους στο OneDrive μέσω μίας αξιόπιστης Ροής εργασιών που μειώνει τη χειροκίνητη εργασία και κάνει τις εγγραφές πιο εύκολα αξιόπιστες.