Organization Summary
Το Gold Tax χρησιμοποιεί το Knoon για να επεξεργάζεται τις τελευταίας στιγμής αποδείξεις και υποβολές τιμολογίων για την τριμηνιαία υποβολή ΦΠΑ χωρίς να προσλαμβάνει προσωρινό προσωπικό κατά ζήτηση.
Κάθε τρίμηνο, οι πελάτες υποβάλλουν αποδείξεις και τιμολόγια κοντά στην προθεσμία του ΦΠΑ. Η Gold Tax έπρεπε να καταθέσει τα έγγραφα γρήγορα, αλλά ο φόρτος εργασίας ήρθε σε συγκεντρωμένο κύμα και δεν μπορούσε να λυθεί με τελευταίας στιγμής προσλήψεις.
Οι διαδικασίες εργασίας Knoon παρείχαν χωρητικότητα επεξεργασίας φόρου Gold κατά παραγγελία. Οι πελάτες ανεβάζουν αποδείξεις σε μια κοινή ροή εργασίας, οι Πράκτορες Knoon διαβάζουν και επεξεργάζονται κάθε έγγραφο, και τα αρχεία οργανώνονται σε φακέλους με αριθμούς εγγράφων που ταιριάζουν με τα λογιστικά αρχεία.
Αποτελέσματα Κλειδιού
Πρόκληση
Η Gold Tax χρειαζόταν έναν πιο γρήγορο τρόπο διαχείρισης της αύξησης των αποδείξεων και τιμολογίων στο τέλος κάθε τριμήνου χωρίς να επιβαρύνει το προσωπικό, να καθυστερεί η υποβολή ΦΠΑ ή να προσλαμβάνει επιπλέον άτομα μόνο για τις περιόδους αιχμής.
Οι υποβολές πελατών κορυφώνονταν κάθε τρίμηνο
Οι αποδείξεις και τα τιμολόγια συχνά φτάνουν κοντά στην προθεσμία του ΦΠΑ, προκαλώντας σύντομα ξεσπάσματα έντονης εργασίας αρχειοθέτησης αντί για σταθερό φόρτο εργασίας.
Η πρόσληψη κατόπιν ζήτησης δεν ήταν πρακτική
Το προσωρινό εργατικό δυναμικό δεν μπορούσε να προσελκυστεί αρκετά γρήγορα, και το νέο προσωπικό θα χρειαστεί ακόμα το πλαίσιο της Λογιστικής πριν διαχειριστεί τα αρχεία πελατών με αξιοπιστία.
Κάθε πελάτης χρειαζόταν διαφορετικούς κανόνες επεξεργασίας
Ένας πράκτορας ασφάλισης δεν υποβάλει έγγραφα όπως μια μικρή επιχείρηση ή ένας εμπόρος αυτοκινήτων, οπότε το Gold Tax χρειαζόταν ροές εργασίας που να μπορούν να προσαρμοστούν για διαφορετικούς τύπους πελατών.
Λύση
Οι πελάτες στέλνουν αποδείξεις και τιμολόγια στο Knoon, όπου οι καταχωρήσεις κοινοποιούνται στην Gold Tax σε μία εργασία, αντί να είναι διασκορπισμένες σε χειροκίνητες παρακολουθήσεις.
Οι Πράκτορες Knoon επεξεργάζονται κάθε απόδειξη τη νύχτα
Ο Πράκτορας διαβάζει κάθε απόδειξη, αναγνωρίζει τον δικαιούχο, την ημερομηνία, το ποσό, τη μεταχείριση ΦΠΑ και την κατηγορία, στη συνέχεια προετοιμάζει την εγγραφή στο Xero ή στο QuickBooks ενώ χιλιάδες έγγραφα μπορούν να επεξεργαστούν χωρίς πληκτρολόγηση από Άνθρωπο.
Οι φάκελοι αντιστοιχούν στα λογιστικά αρχεία
Ο Πράκτορας οργανώνει τα έγγραφα σε φακέλους OneDrive χρησιμοποιώντας αριθμούς εγγράφων που ταιριάζουν με τις εγγραφές, ώστε το Gold Tax να μπορεί να αναθεωρεί και να ανακτά τα Αρχεία γρήγορα μετά την επεξεργασία.
Πρότυπα που χρησιμοποιούνται από Gold Tax
Ξεκινήστε από τις ίδιες ροές εργασίας εισαγωγής αποδείξεων, Xero, OneDrive και προσαρμογής που χρησιμοποιούσε το Gold Tax με το Knoon.