5
Ώρες αποθηκευμένες κάθε ημέρα
Μελέτη Περίπτωσης / Υπηρεσία Λογιστικής ForBis
Η Υπηρεσία Λογιστικής ForBis Δημιουργεί Εταιρική Λογιστική Βασισμένη στο WhatsApp με Knoon
Η Υπηρεσία Λογιστικής ForBis χρησιμοποιεί το Knoon για να ενοποιήσει τη γραμματειακή υποστήριξη και τη λογιστική σε μία ενιαία ροή εργασιών Whatsapp για KYC, προετοιμασία εγγράφων, παρακολούθηση προόδου και κλιμάκωση σε Άνθρωπο.
Πριν την αυτοματοποίηση, κάθε αίτημα εξαρτιόταν από χειροκίνητη επικοινωνία. Το προσωπικό έπρεπε να αναζητήσει τα ελλείποντα στοιχεία KYC, να ελέγξει κάθε συνημμένο, να μιλήσει με τον πελάτη, να ετοιμάσει τα έγγραφα, να αποστείλει τα έγγραφα για υπογραφή και στη συνέχεια να παρακολουθεί τι είχε ή δεν είχε προχωρήσει.
Το Knoon εισήγαγε μια δομημένη λειτουργική στρώση πάνω από το WhatsApp. Ο Πράκτορας εντοπίζει την απαιτούμενη υπηρεσία, συλλέγει τις σωστές πληροφορίες, αναγνωρίζει τα ελλείποντα συνημμένα όπως το εμπρόσθιο και το πίσω μέρος μιας ταυτότητας, προετοιμάζει έγγραφα με το Google Docs και Drive, και καταγράφει κάθε απάντηση ώστε η ομάδα να μπορεί να παρακολουθεί την πρόοδο από ένα μέρος.
Αποτελέσματα Κλειδιού
x4
Διαθέσιμος για απαντήσεις με εισιτήριο 24/7
$5000
Πιθανό εκτιμώμενο κόστος που έχει εξοικονομηθεί
Πρόβλημα
Η λογιστική και η εταιρική γραμματειακή εργασία ήταν πολύ χειροκίνητη
Η ForBis χρειαζόταν έναν καλύτερο τρόπο να επικοινωνεί με τους πελάτες, να συλλέγει τις απαραίτητες πληροφορίες και έγγραφα KYC, και να ετοιμάζει τα σωστά έγγραφα χωρίς να βασίζεται σε επαναλαμβανόμενες επαφές, χειροκίνητους ελέγχους και κατακερματισμένες παραδόσεις.
Η ομάδα χρειαζόταν προσωπικό για να επικοινωνεί με τους πελάτες και να συλλέγει τις Απαραίτητες πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων KYC.
Όταν οι υποβολές ήταν ελλιπείς, το προσωπικό έπρεπε να πηγαίνει πίσω και εμπρός με τους πελάτες επανειλημμένα για να ζητήσει τα ελλείποντα στοιχεία ή αρχεία.
Κάθε υποβληθέν έγγραφο έπρεπε ακόμα να ελεγχθεί χειροκίνητα πριν μπορέσει να χρησιμοποιηθεί.
Το προσωπικό συχνά έπρεπε να μιλήσει απευθείας με τους πελάτες για να συμπληρώσει τα ελλιπή στοιχεία.
Τα έγγραφα έπρεπε να προετοιμάζονται χειροκίνητα με βάση τις Πληροφορίες που παρείχε κάθε πελάτης.
Μόλις ετοιμαστούν, τα έγγραφα πρέπει ακόμα να αποσταλούν στους πελάτες για signature.
Ήταν δύσκολο να παρακολουθείται η πρόοδος κάθε αιτήματος πελάτη από την έναρξη έως το τέλος.
Λύση
Μια ροή εργασιών εισαγωγής και διαχείρισης εγγράφων με προτεραιότητα στο WhatsApp, με έκδοση εισιτηρίων και ανθρώπινη αξιολόγηση
Το Knoon λειτουργεί ως η κύρια είσοδος για αιτήματα Λογιστικής και γραμματείας. Αναγνωρίζει τον τύπο υπηρεσίας, συλλέγει τα Απαραίτητα στοιχεία, επαληθεύει εάν τα σωστά Αρχεία έχουν ανεβεί, προετοιμάζει Σχέδιο εγγράφων, τα εξάγει σε PDF και προωθεί μόνο τις εξαιρέσεις για προσοχή από Άνθρωπο.
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message
Υποστηριζόμενες Υπηρεσίες
Ένα σημείο εισόδου για επαναλαμβανόμενα αιτήματα εταιρικού γραμματέα
- Υποβολή ετήσιας δήλωσης (AR)
- Διαχείριση Ετήσιας Γενικής Συνέλευσης
- Ο Αξιωματικός αλλάζει Πράκτορα
- Μεταβίβαση Μετοχών
- Έκδοση Μετοχών
- Αλλαγή Εγγεγραμμένης Διεύθυνσης
- Αλλαγή Κωδικού SSIC
- Αλλαγή FYE
- Ενημέρωση Particular
- Ενημερώσεις RORC
- Οικονομικά (XBRL)
- Ενημέρωση Όνομα Εταιρείας
- Αλλαγή στον Πράκτορα Ελεγκτή
- Παράταση Χρόνου (EOT)
- Μέρισμα
- Εναλλαγή του Συντάγματος
- Μητρώο Εκπροσώπου
- Διαγραφή Εταιρείας
- Καταχώρηση Χρεώσεων
- Άνοιγμα Τράπεζας
- Εξαγωγή Εταιρείας
Ανίχνευση υπηρεσίας και καθοδηγούμενη εισαγωγή
Ο Πράκτορας χρησιμοποιεί τη βάση γνώσης Knoon για να προσδιορίσει ποια υπηρεσία γραμματέα εταιρείας χρειάζεται ο πελάτης και στη συνέχεια ζητά μόνο τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για αυτό το συγκεκριμένο αίτημα.
KYC και διαχείριση συνημμένων στο Whatsapp
Η ροή εργασιών μπορεί να ανιχνεύσει απαραίτητα συνημμένα, συμπεριλαμβανομένων των περιπτώσεων όπου απαιτούνται τόσο η μπροστινή όσο και η πίσω πλευρά μιας ταυτότητας, και να ζητήσει από τον πελάτη να ολοκληρώσει τις ελλείπουσες ανεβάσματα πριν προχωρήσει η υπόθεση.
Προετοιμασία εγγράφων με Google Docs και Drive
Μόλις ολοκληρωθεί η υποβολή, το Knoon ετοιμάζει τα Απαραίτητα έγγραφα χρησιμοποιώντας το Google Docs, αποθηκεύει τα αρχεία εργασίας στο Google Drive και εξάγει το τελικό πακέτο σε PDF για υπογραφή και αρχειοθέτηση.
1. Αναγνωρίστε το αίτημα
Ο πελάτης ξεκινάει στο WhatsApp. Το Knoon αντιστοιχεί το αίτημα στον σωστό Τύπο υπηρεσίας χρησιμοποιώντας τη βάση Γνώσης Forbis.
2. Συλλέξτε λεπτομέρειες και KYC
Ο Πράκτορας συλλέγει δομημένες πληροφορίες, ζητά τα απαραίτητα υποστηρικτικά αρχεία και ελέγχει εάν τα συνημμένα είναι πλήρη.
2. Συλλέξτε λεπτομέρειες και KYC
Ο Πράκτορας συλλέγει δομημένες πληροφορίες, ζητά τα απαραίτητα υποστηρικτικά αρχεία και ελέγχει εάν τα συνημμένα είναι πλήρη.
3. Σημαδέψτε τα κενά αμέσως
Εάν μια υποβολή είναι ελλιπής, ζητείται από τον πελάτη το ελλείπον έγγραφο ή η ελλείπουσα σελίδα πριν χρειαστεί να παρέμβει το προσωπικό.
4. Προετοιμάστε τα έγγραφα
Οι υποβληθείσες Πληροφορίες χρησιμοποιούνται για την προετοιμασία των απαραίτητων εγγράφων γραμματέα Εταιρείας μέσω ροών εργασίας του Google Docs και του Google Drive.
4. Προετοιμάστε τα έγγραφα
Οι υποβληθείσες Πληροφορίες χρησιμοποιούνται για την προετοιμασία των απαραίτητων εγγράφων γραμματέα Εταιρείας μέσω ροών εργασίας του Google Docs και του Google Drive.
5. Αποστολή για υπογραφή
Τα προετοιμασμένα έγγραφα εξάγονται σε PDF και αποστέλλονται στον πελάτη για ανασκόπηση και signature.
6. Παρακολούθηση με εισιτήρια
Κάθε απόκριση καταγράφεται με εισιτήριο ώστε η ομάδα να μπορεί να παρακολουθεί την κατάσταση, να παραδίδει την εργασία με σαφήνεια και να εντοπίζει περιπτώσεις που χρειάζονται ανθρώπινη προσοχή.
6. Παρακολούθηση με εισιτήρια
Κάθε απόκριση καταγράφεται με εισιτήριο ώστε η ομάδα να μπορεί να παρακολουθεί την κατάσταση, να παραδίδει την εργασία με σαφήνεια και να εντοπίζει περιπτώσεις που χρειάζονται ανθρώπινη προσοχή.
Άνθρωπος στη διαδικασία
Εάν μια υπόθεση απαιτεί ανθρώπινη παρέμβαση, η ομάδα μπορεί να παρέμβει απευθείας μέσω της ροής εργασίας με δελτίο, να απαντήσει στον πελάτη, να διευκρινίσει τα ελλιπή στοιχεία και να προωθήσει το αίτημα χωρίς να χάσει το πλήρες πλαίσιο της συνομιλίας ή την κατάσταση του εγγράφου.
Reply to ticketed case
Ροή εργασιών
Από την εισαγωγή στο Whatsapp έως την προετοιμασία εγγράφων και την παρακολούθηση ολοκλήρωσης
Η ροή εργασιών διατηρεί τη συλλογή δεδομένων, τη διαχείριση KYC, τη δημιουργία εγγράφων και την παρακολούθηση της προόδου με βάση τα εισιτήρια μέσα σε έναν ενιαίο λειτουργικό κύκλο, κάνοντας πιο εύκολη για την ομάδα τη διαχείριση περισσότερων αιτημάτων πελατών χωρίς να χάνεται η ορατότητα.
Πράκτορες
- Πράκτορας Εταιρικής Γραμματείας
Εργαλεία
- Google Drive
- Έγγραφα Google
Γνώση
- Ετήσια Συμμόρφωση & Υποβολές
- Αλλαγές Αξιωματικού & Ελεγκτή
- Μετοχική σύνθεση & Αλλαγές κεφαλαίου
- Ενημερώσεις Προφίλ Εταιρείας
- Συνταγματικές & Διοικητικές Ενέργειες
- Κλείσιμο, Χρεώσεις & Κανονιστικές Ενέργειες
- Τραπεζικά & Εταιρικά Έγγραφα
Workbox
- Σχέδιο Απόφασης
Συνομιλίες
Δεξιότητες
- Υπηρεσία Εταιρικής Γραμματείας
Η ForBis αποκτά ένα πιο ελεγχόμενο workflow γραμματέα Εταιρείας: οι πελάτες υποβάλλουν μέσω WhatsApp, τα συνημμένα ελέγχονται νωρίτερα, η προετοιμασία εγγράφων εκτινάζεται σε πρότυπο, κάθε απάντηση καταγράφεται με ticket, και το προσωπικό παρεμβαίνει μόνο όταν μια περίπτωση χρειάζεται πραγματικά ανθρώπινη κρίση.