กรณีศึกษา / Larry Contractors

วิธีที่ Larry Contractors ใช้ Knoon เอเย่นต์ เพื่อทำให้กระบวนการจัดทำบัญชีด้วย QuickBooks เป็นไปอย่างราบรื่น

อ่าน 6 นาที

Larry Contractors ใช้ Knoon เอเย่นต์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำบัญชีด้วย QuickBooks ลดงานผู้ดูแลระบบด้วยตนเองในขณะที่รักษาบันทึกการเงินให้ถูกต้องและทันสมัยอยู่เสมอ

ก่อนการทำงานอัตโนมัติ คำขอส่วนใหญ่มาถึงในรูปแบบข้อความวอทส์แอปป์ที่กระจัดกระจาย การโทรกลับ และบันทึกที่กระจายอยู่ในโทรศัพท์ของพนักงาน ซึ่งทำให้เวลาตอบสนองช้าและการติดตามงานที่มีโอกาสไม่สม่ำเสมอ

Knoon นำเสนอกระบวนการทำงานเฉพาะผู้รับเหมา ที่เก็บบริบทงานตั้งแต่ต้น เชื่อมงานผู้ดูแลระบบเข้าสู่ QuickBooks และ OneDrive และช่วยให้ทีมสำนักงานทำงานต่อเนื่องแม้ในสัปดาห์ที่ยุ่งมาก

ผลลัพธ์หลัก
65%
เวลาตอบกลับลูกค้าได้เร็วขึ้น
52%
งานติดตามของผู้ดูแลระบบน้อยลง
3.1x
งานที่มีการเสนอราคามากขึ้นต่อสัปดาห์
ความท้าทาย

การทำบัญชีล่าช้าลงเนื่องจากใบเสร็จที่กระจัดกระจาย

ใบเสร็จบางส่วนถูกแชร์ใน WhatsApp ในขณะที่บางส่วนยังคงเป็นเอกสารทางกายภาพ สิ่งนั้นทำให้การบันทึกบัญชีช้าลงและยากที่จะรักษาความถูกต้องใน QuickBooks

ใบเสร็จและเอกสารหลายรายการ

QuickBooks AI พลาดรายละเอียดสำคัญของใบเสร็จรับเงิน

QuickBooks AI ไม่ได้จับวันที่ ใบเสร็จรับเงิน หมวดหมู่ ยอดรวม และภาษีได้ถูกต้องเสมอไป ดังนั้น รายการจึงยังต้องได้รับการตรวจสอบด้วยตนเองก่อนที่จะเชื่อถือได้

การป้อนข้อมูลด้วยตนเองสำหรับบิลแต่ละใบมากเกินไป

แม้แต่ใบเสร็จง่าย ๆ ก็ต้องพิมพ์ชื่อผู้รับเงิน ราคา และรายละเอียดอื่น ๆ ทีละรายการ ซึ่งทำให้การทำบัญชีประจำวันกลายเป็นงานผู้ดูแลระบบซ้ำซาก

ขั้นตอนผู้ดูแลระบบอีกขั้นตอนถูกเพิ่มใน OneDrive อัปโหลด

หลังจากอัปเดต QuickBooks ทีมยังคงต้องดาวน์โหลดใบเสร็จแต่ละใบ, จับคู่กับหมายเลขเอกสารที่ถูกต้อง, และจัดเก็บลงในโฟลเดอร์ OneDrive ที่ถูกต้องด้วยตนเอง

วิธีแก้ปัญหา

ส่งใบเสร็จไปยัง knoon ผ่านวอทส์แอปป์

Larry Contractors รวมคำของานใหม่ผ่านเอเย่นต์ AI ในวอทส์แอปป์ที่คัดกรองเจ้าของบ้าน รวบรวมรายละเอียดสถานที่ และส่งงานด่วนทันที

Knoon AI
Today
Receipt upload
Uploaded receipt image.
2:33 PM
Personal Assistant: Receipt received. This receipt is from Supermarket for $12.
2:34 PM
Bookkeeping Agent: I added it to QuickBooks and uploaded the receipt to OneDrive.
2:34 PM
Type a message

เอเย่นต์อ่านใบเสร็จ & บันทึกใน QuickBooks

เอเย่นต์จะอ่านใบเสร็จรับเงินแต่ละใบและบันทึกลงใน QuickBooks รวมถึงหมวดหมู่การซื้อว่าเป็นใบเสร็จรับภาษีหรือไม่ อัตราภาษี และราคาสุดท้ายด้วย

DATE
TYPE
PAYEE
CATEGORY
TOTAL
29/01/2026
Expense
Northbeam Supply Co.
Purchase
S$19.60
01/12/2025
Bill
Marlowe Services Ltd.
Purchase
S$58.00
11/11/2025
Bill
Harborline Industrial Co.
Purchase
S$100.83
07/11/2025
Bill
Redwood Fixture Works
Purchase
S$3,608.97
06/11/2025
Bill
Granite Peak Hardware
Purchase
S$1,785.42

บันทึกใบเสร็จไปยัง OneDrive

เอเย่นต์สร้างโฟลเดอร์ใน OneDrive และเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ให้ตรงกับหมายเลขเอกสารเดียวกันที่ใช้ใน QuickBooks เพื่อให้ค้นหาใบเสร็จรับเงินแต่ละใบได้ง่ายขึ้นในภายหลัง

My files
Sort
Details
Job Receipts folder
INV-0001
Updated today
Invoices folder
INV-0002
January 31
Attachments folder
INV-0003
May 20
Demo Test folder
INV-0004
January 30
Ignite Demo JV folder
INV-0005
January 31
Materials folder
INV-0006
January 31
Meetings folder
INV-0007
May 20
Larry Contractors folder
INV-0008
May 20
โฟลว์งาน

โฟลว์งานการทำบัญชีเปลี่ยนเกมสำหรับบริษัทขนาดเล็ก

Knoon เชื่อมต่อ WhatsApp, QuickBooks, OneDrive และเอเจนต์การบัญชีเข้าด้วยกันในโฟลว์งานเดียว เพื่อให้บริษัทขนาดเล็กสามารถบันทึกใบเสร็จได้เร็วขึ้น ลดงานทำบัญชีด้วยมือ และเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบมากขึ้น.

เอเจนต์

  • เอเย่นต์บันทึกบัญชี
  • รายการเอเย่นต์บิลที่ยังไม่ได้ชำระเงิน
  • ปิดเอเย่นต์บิลที่ยังไม่ได้ชำระเงิน
  • ตัวแทนอัปโหลดใบแจ้งหนี้

เครื่องมือ

  • QuickBooks
  • OneDrive

ความรู้

  • ข้อมูลบริษัทพื้นฐาน

เวิร์กบ็อกซ์

  • เพิ่มบิล/ค่าใช้จ่าย
  • รายการบิลที่ยังไม่ได้ชำระเงิน
  • การชำระค่าบริการที่ค้างชำระ

การสนทนา

  • วอทส์แอปป์

ทักษะ

  • การบัญชี

สำหรับบริษัทขนาดเล็ก ความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ไม่ได้อยู่ที่การทำบัญชีที่เร็วขึ้นเท่านั้น แต่คือการมีใบเสร็จรับเงินที่ถูกจับภาพใน WhatsApp บันทึกใน QuickBooks และบันทึกใน OneDrive ผ่านโฟลว์งานที่น่าเชื่อถือหนึ่งเดียวซึ่งลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองและทำให้การเก็บบันทึกง่ายต่อการเชื่อถือยิ่งขึ้น