Organization Summary
Gold Tax ใช้ Knoon เพื่อประมวลผลการยื่นใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้ในนาทีสุดท้ายสำหรับการยื่น GST ประจำไตรมาสโดยไม่ต้องจ้างพนักงานชั่วคราวตามความต้องการ
ในทุกไตรมาส ลูกค้าจะส่งใบเสร็จและใบแจ้งหนี้ใกล้กับกำหนดเวลาภาษีมูลค่าเพิ่ม Gold Tax จำเป็นต้องยื่นเอกสารอย่างรวดเร็ว แต่ภาระงานมาถึงอย่างหนาแน่นและไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยการจ้างงานในช่วงนาทีสุดท้าย
กระบวนการทำงานของ Knoon ให้ความสามารถในการประมวลผล Gold Tax ตามความต้องการ ลูกค้าอัปโหลดใบเสร็จในเวิร์กโฟลว์ที่ใช้ร่วมกัน เอเจนต์ของ Knoon อ่านและประมวลผลเอกสารแต่ละฉบับ และไฟล์จะถูกจัดระเบียบลงในโฟลเดอร์ที่มีหมายเลขเอกสารที่ตรงกับบันทึกการบัญชี
ผลลัพธ์หลัก
ความท้าทาย
Gold Tax ต้องการวิธีที่รวดเร็วขึ้นในการจัดการกับปริมาณใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้ที่เพิ่มขึ้นในแต่ละไตรมาสโดยไม่ทำให้พนักงานทำงานหนักเกินไป ส่งผลให้การยื่นภาษี GST ล่าช้า หรือจ้างพนักงานเพิ่มเติมเฉพาะช่วงเวลาที่งานเร่งด่วน
การส่งงานของลูกค้าสูงสุดในทุกไตรมาส
ใบเสร็จและใบแจ้งหนี้มักมาถึงใกล้กับกำหนดเวลาภาษี GST สร้างงานจัดเก็บเอกสารหนักในระยะเวลาสั้น ๆ แทนที่จะเป็นภาระงานที่สม่ำเสมอ
การว่าจ้างตามความต้องการไม่ใช่เรื่องที่ใช้งานได้จริง
ไม่สามารถนำแรงงานชั่วคราวเข้ามาได้อย่างรวดเร็วพอ และพนักงานใหม่ยังจำเป็นต้องมีบริบทการบัญชีก่อนที่จะจัดการบันทึกของลูกค้าได้อย่างน่าเชื่อถือ
ลูกค้าแต่ละรายต้องการกฎการประมวลผลที่แตกต่างกัน
เอเย่นต์ประกันภัยไม่ส่งเอกสารเหมือนธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้จำหน่ายรถยนต์ ดังนั้น Gold Tax จึงต้องการเวิร์กโฟลว์ที่สามารถปรับแต่งได้สำหรับประเภทลูกค้าที่แตกต่างกัน
วิธีแก้ปัญหา
ลูกค้าส่งใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้เข้าสู่ Knoon ซึ่งการส่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกรวมไว้กับ Gold Tax ในกระบวนการทำงานเดียว แทนการกระจายไปตามการติดตามด้วยตนเองหลายครั้ง
เอเจนต์ knoon ประมวลผลใบเสร็จรับเงินแต่ละใบในช่วงกลางคืน
เอเย่นต์จะอ่านใบเสร็จแต่ละใบ ระบุผู้รับเงิน วันที่ จำนวนเงิน วิธีการจัดการ GST และหมวดหมู่ จากนั้นจัดเตรียมบันทึกใน Xero หรือ QuickBooks ขณะที่เอกสารนับพันสามารถประมวลผลได้โดยไม่ต้องมีการพิมพ์โดยมนุษย์
โฟลเดอร์ตรงกับระเบียนการบัญชี
เอเย่นต์จัดระเบียบเอกสารลงในโฟลเดอร์ OneDrive โดยใช้หมายเลขเอกสารที่ตรงกับบันทึก เพื่อให้ Gold Tax สามารถตรวจสอบและดึงไฟล์ได้อย่างรวดเร็วหลังการประมวลผล
แม่แบบที่ใช้โดย Gold Tax
เริ่มต้นจากการรับใบเสร็จแบบเดียวกัน, Xero, OneDrive, และเวิร์กโฟลว์การปรับแต่งที่ Gold Tax ใช้กับ Knoon.