กรณีศึกษา / ฟอร์บิส บัญชี

บริการการบัญชี ForBis สร้างระบบการบัญชีองค์กรผ่าน WhatsApp ร่วมกับ knoon

อ่าน 6 นาที

บริการการบัญชี ForBis ใช้ Knoon เพื่อรวมงานเลขานุการบริษัทและการบัญชีเข้าด้วยกันในโฟลว์งานวอทส์แอปป์เดียวสำหรับ KYC การเตรียมเอกสาร การติดตามความคืบหน้า และการยกระดับมนุษย์

ก่อนที่จะมีระบบอัตโนมัติ ทุกคำขอขึ้นอยู่กับการทำงานด้วยมืออย่างต่อเนื่อง เจ้าหน้าที่ต้องติดตามข้อมูล KYC ที่ขาดหาย ตรวจสอบเอกสารแนบแต่ละชิ้น ติดต่อกับลูกค้า เตรียมเอกสาร ส่งเอกสารเพื่อให้ลงนาม และติดตามว่าส่วนใดดำเนินการแล้วหรือยังไม่ได้ดำเนินการต่อ

Knoon ได้แนะนำชั้นปฏิบัติการที่มีโครงสร้างบน WhatsApp เอเย่นต์จะระบุบริการที่ต้องการ รวบรวมข้อมูลที่ถูกต้อง ตรวจสอบไฟล์แนบที่ขาดหาย เช่น ด้านหน้าและด้านหลังของบัตรประชาชน เตรียมเอกสารด้วย Google Docs และ Drive และบันทึกตั๋วตอบกลับทุกครั้งเพื่อให้ทีมสามารถตรวจสอบความคืบหน้าจากที่เดียวได้

ผลลัพธ์หลัก
5
ชั่วโมงที่ประหยัดได้ในแต่ละวัน
x4
พร้อมตอบกลับตั๋วตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน
$5000
ค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะประหยัดได้
ปัญหา

งานการบัญชีและเลขานุการบริษัทเป็นงานที่ทำด้วยมือสูงมาก

ForBis จำเป็นต้องมีวิธีที่ดีกว่าในการสื่อสารกับลูกค้า รวบรวมข้อมูลและเอกสาร KYC ที่จำเป็นต้องมี และเตรียมเอกสารที่ถูกต้องโดยไม่ต้องพึ่งพาการติดตามซ้ำ การตรวจสอบด้วยตนเอง และการส่งต่อที่กระจัดกระจาย

  • ทีมงานต้องการบุคลากรเพื่อสื่อสารกับลูกค้าและรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นต้องมี รวมถึงเอกสาร KYC ด้วย

  • เมื่อการส่งงานไม่สมบูรณ์ พนักงานต้องย้อนกลับไปมาระหว่างลูกค้าเพื่อขอรายละเอียดหรือไฟล์ที่ขาดหายอยู่บ่อยครั้ง

  • เอกสารที่ส่งแต่ละฉบับยังคงต้องได้รับการตรวจสอบด้วยตนเองก่อนจึงจะสามารถใช้งานได้

  • พนักงานมักต้องพูดคุยโดยตรงกับลูกค้าเพื่อกรอกข้อมูลที่ขาดหายไป

  • เอกสารถูกเตรียมด้วยมือโดยอิงจากข้อมูลที่ได้รับจากลูกค้าแต่ละราย

  • เมื่อจัดเตรียมเสร็จเอกสารยังต้องส่งไปยังลูกค้าเพื่อขอลายเซ็นต์

  • เป็นเรื่องยากที่จะติดตามความคืบหน้าของคำขอของลูกค้าแต่ละรายการจากเริ่มต้นจนเสร็จสิ้น

วิธีแก้ปัญหา

โฟลว์งานเอกสารและการรับข้อมูลเริ่มต้นผ่าน WhatsApp พร้อมระบบออกตั๋วและการตรวจสอบโดยมนุษย์

Knoon ทำหน้าที่เป็นประตูหน้าในการขอบริการการบัญชีและเลขานุการ โดยจะระบุประเภทบริการ รวบรวมรายละเอียดที่จำเป็นต้องมี ตรวจสอบว่าได้อัปโหลดไฟล์ที่ถูกต้องหรือไม่ จัดเตรียมเอกสารแบบร่าง ส่งออกเป็น PDF และส่งต่อเฉพาะกรณีที่มีข้อยกเว้นให้มนุษย์ตรวจสอบเท่านั้น

Forbis Accounting
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message

บริการที่รองรับ

จุดเข้าใช้งานเดียวสำหรับคำขอเลขานุการองค์กรที่เกิดขึ้นประจำ

  • การยื่นแบบรายงานประจำปี (AR)
  • การจัดการ AGM
  • เจ้าหน้าที่เปลี่ยนเอเย่นต์
  • โอนการแบ่งปัน
  • การออกหุ้น
  • การเปลี่ยนแปลงที่อยู่จดทะเบียน
  • เปลี่ยนรหัส SSIC
  • เปลี่ยน FYE
  • อัปเดตรายละเอียด
  • อัปเดต RORC
  • การเงิน (XBRL)
  • อัปเดตชื่อบริษัท
  • การเปลี่ยนแปลงในเอเย่นต์ผู้สอบบัญชี
  • การขยายเวลา (EOT)
  • เงินปันผล
  • การแก้ไขรัฐธรรมนูญ
  • ทะเบียนผู้รับมอบฉันทะ
  • การยกเลิกบริษัท
  • การลงทะเบียนภาระผูกพัน
  • เปิดบัญชีธนาคาร
  • สกัดบริษัท

การตรวจจับบริการและการรับคำแนะนำ

เอเย่นต์ใช้ฐานความรู้ของ Knoon เพื่อระบุว่าบริษัทเลขานุการใดที่ลูกค้าต้องการ แล้วจึงขอเพียงข้อมูลที่จำเป็นต้องมีสำหรับคำขอนั้นโดยเฉพาะเท่านั้น

การจัดการ KYC และไฟล์แนบในวอทส์แอปป์

โฟลว์งานสามารถตรวจจับเอกสารแนบที่จำเป็นต้องมี รวมถึงกรณีที่ต้องมีทั้งด้านหน้าและด้านหลังของบัตรประชาชน และแจ้งเตือนไปยังลูกค้าให้ทำการอัปโหลดที่ขาดหายไปก่อนที่เคสจะดำเนินต่อไปได้

การเตรียมเอกสารด้วย Google Docs และ Drive

เมื่อการส่งงานเสร็จสมบูรณ์ Knoon จะจัดเตรียมเอกสารจำเป็นต้องมีโดยใช้ Google Docs เก็บไฟล์งานใน Google Drive และส่งออกแพ็กเกจสุดท้ายเป็น PDF สำหรับการลงนามและการจัดเก็บไฟล์

1. ระบุคำขอ

ลูกค้าเริ่มต้นใน WhatsApp knoon แผนที่คำขอไปยังประเภทบริการที่ถูกต้องโดยใช้ฐานความรู้ฟอร์บิส

2. รวบรวมรายละเอียดและ KYC

เอเย่นต์รวบรวมข้อมูลที่มีโครงสร้าง ขอไฟล์สนับสนุนที่จำเป็นต้องมี และตรวจสอบว่าไฟล์แนบครบถ้วนหรือไม่

2. รวบรวมรายละเอียดและ KYC

เอเย่นต์รวบรวมข้อมูลที่มีโครงสร้าง ขอไฟล์สนับสนุนที่จำเป็นต้องมี และตรวจสอบว่าไฟล์แนบครบถ้วนหรือไม่

3. ทำเครื่องหมายช่องว่างทันที

หากการส่งเอกสารไม่สมบูรณ์ ลูกค้าจะถูกขอให้ส่งเอกสารหรือหน้าที่ขาดหายไปก่อนที่พนักงานจะต้องเข้ามาเกี่ยวข้อง

4. เตรียมเอกสาร

ข้อมูลที่ส่งมาจะถูกใช้เพื่อจัดเตรียมเอกสารเลขานุการบริษัทที่จำเป็นต้องมีผ่านกระบวนการทำงานของ Google Docs และ Google Drive

4. เตรียมเอกสาร

ข้อมูลที่ส่งมาจะถูกใช้เพื่อจัดเตรียมเอกสารเลขานุการบริษัทที่จำเป็นต้องมีผ่านกระบวนการทำงานของ Google Docs และ Google Drive

5. ส่งเพื่อเซ็นต์ชื่อ

เอกสารถูกเตรียมและส่งออกเป็น PDF และส่งให้ลูกค้าเพื่อตรวจสอบและลงนาม signature.

6. ติดตามด้วยบัตร

การตอบกลับทุกครั้งจะถูกบันทึกเป็นตั๋ว เพื่อให้ทีมสามารถติดตามสถานะ ส่งมอบงานอย่างเรียบร้อย และระบุกรณีที่ต้องการความสนใจจากมนุษย์ได้

6. ติดตามด้วยบัตร

การตอบกลับทุกครั้งจะถูกบันทึกเป็นตั๋ว เพื่อให้ทีมสามารถติดตามสถานะ ส่งมอบงานอย่างเรียบร้อย และระบุกรณีที่ต้องการความสนใจจากมนุษย์ได้

มนุษย์ในวงจร

หากกรณีใดต้องการการแทรกแซงจากมนุษย์ ทีมสามารถเข้ามาดำเนินการโดยตรงผ่านเวิร์กโฟลว์ที่มีตั๋ว ตอบกลับลูกค้า ชี้แจงรายละเอียดที่ขาดหายไป และย้ายคำขอไปข้างหน้าโดยไม่สูญเสียบริบทเต็มรูปแบบของการสนทนาหรือสถานะเอกสาร

Chat

Human intervention on ticketed request

Human review

I need help with annual return filing and an officer change.

J
John Appleseed · User · johnappleseed@email.com · 2:33 PM

I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.

Forbis Corporate Secretarial · Agent · 2:34 PM

My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane.

J
John Appleseed · User · johnappleseed@email.com · 2:35 PM

Missing attachment detected: ID card back image. The case remains ticketed and pending until the upload is complete.

Forbis Corporate Secretarial · Agent · 2:36 PM

Here is the back of my ID card.

J
John Appleseed · User · johnappleseed@email.com · 2:37 PM

Attachment received. I have reviewed the ticket, confirmed the missing document is now complete, and the request can continue to document preparation.

Forbis Operator · Operator · 2:38 PM
Request Agent To Take Over
Reply to ticketed case
โฟลว์งาน

จากการรับข้อมูลผ่านวอทส์แอปป์ไปจนถึงการจัดเตรียมเอกสารและติดตามความคืบหน้า

โฟลว์งานเก็บข้อมูล การจัดการ KYC การสร้างเอกสาร และการติดตามความคืบหน้าผ่านตั๋วภายในลูปการดำเนินงานเดียว ทำให้ทีมสามารถจัดการคำขอจากลูกค้ามากขึ้นโดยไม่สูญเสียความชัดเจนในการมองเห็นได้ง่ายขึ้น

เอเจนต์

  • เอเย่นต์เลขานุการบริษัท

เครื่องมือ

  • google drive
  • Google เอกสาร

ความรู้

  • การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการยื่นรายงานรายปี
  • การเปลี่ยนแปลงเจ้าหน้าที่และผู้ตรวจสอบบัญชี
  • การเปลี่ยนแปลงการถือหุ้นและทุน
  • อัปเดตโปรไฟล์บริษัท
  • รัฐธรรมนูญ & การดำเนินการปกครอง
  • การปิดกิจการ ค่าธรรมเนียม และการดำเนินการตามกฎระเบียบ
  • เอกสารธนาคารและบริษัท

เวิร์กบ็อกซ์

  • ร่างมติเบื้องต้น

การสนทนา

  • วอทส์แอปป์

ทักษะ

  • บริการเลขานุการกิจการบริษัท

ForBis มีเวิร์กโฟลว์เลขานุการบริษัทที่ควบคุมได้มากขึ้น: ลูกค้าส่งผ่าน WhatsApp, ไฟล์แนบถูกตรวจสอบล่วงหน้า, การเตรียมเอกสารถูกมาตรฐาน, ทุกการตอบกลับมีการออกตั๋ว และพนักงานสามารถเข้ามาได้เฉพาะเมื่อกรณีจำเป็นต้องใช้การตัดสินใจของมนุษย์จริงๆ