65%
Nopeampi vastausaika liideihin
Tapaustutkimus / Larry Contractors
Kuinka Larry Contractors käyttää Knoon Agenttia kirjanpitoprosessin tehostamiseen QuickBooksin kanssa
Larry Contractors käyttää Knoon Agenttia virtaviivaistamaan kirjanpitoa QuickBooksin kanssa, vähentäen manuaalista ylläpitotyötä samalla kun taloustiedot pysyvät tarkkoina ja ajan tasalla.
Ennen automaatiota useimmat pyynnöt saapuivat hajanaisina WhatsApp-viesteinä, takaisinkutsuina ja Muistiinpanoina, jotka olivat hajallaan henkilökunnan puhelimissa. Tämä aiheutti hitaita vastausaikoja ja epäjohdonmukaista jatkotoimia lupaavissa töissä.
Knoon esitteli urakoitsijakohtaisen toimintaprosessin, joka tallentaa työn kontekstin varhaisessa vaiheessa, synkronoi Ylläpitäjän työn QuickBooksiin ja OneDriveen sekä pitää toimistotiimin liikkeellä kiireisinäkin viikkoina.
Tavoitetulokset
52%
Vähemmän ylläpitäjän seurantatyötä
3.1x
Lisää lainattuja töitä viikossa
Haaste
Kirjanpito hidastui hajanaisten kuittien vuoksi
Jotkut kuitit jaettiin WhatsAppissa, kun taas toiset pysyivät fyysisissä muodoissa. Tämä teki kirjanpidosta hitaampaa ja vaikeampaa pitää tarkkana QuickBooksissa.
QuickBooks AI jätti tärkeitä kuittitietoja huomiotta
QuickBooks AI ei aina tallentanut kuittien päivämääriä, kategorioita, summia ja veroja oikein, joten merkinnät vaativat silti manuaalista tarkistusta ennen kuin niihin voi luottaa.
Liikaa manuaalista syöttöä jokaista laskua varten
Jopa yksinkertaiset kuittitiedot vaativat maksajan nimien, hintojen ja muiden tietojen syöttämistä yksi kerrallaan, mikä muutti rutiininomaisen kirjanpidon toistuvaksi ylläpitotyöksi.
OneDrive-lataus lisäsi toisen ylläpitäjän vaiheen
QuickBooksin päivittämisen jälkeen tiimin piti silti ladata jokainen kuitti, yhdistää se oikeaan asiakirjan numeroon ja tallentaa se oikeaan OneDrive-kansioon manuaalisesti.
Ratkaisu
Lähetä kuitit Knoonin kautta WhatsAppilla
Larry Contractors keskittää uudet työpyynnöt WhatsApp AI -agentin kautta, joka kartoittaa asunnonomistajat, kerää kohdetiedot ja ohjaa kiireelliset työt välittömästi.
Today
Uploaded receipt image.
2:33 PM
Personal Assistant: Receipt received. This receipt is from Supermarket for $12.
2:34 PM
Bookkeeping Agent: I added it to QuickBooks and uploaded the receipt to OneDrive.
2:34 PM
Type a message
Agent lukee kuittaukset ja kirjaa ne QuickBooksiin
Agentti lukee jokaisen kuitin ja kirjaa sen QuickBooksiin, mukaan lukien ostokategoria, onko kyseessä verokuitti, verokanta ja lopullinen hinta.
DATE
TYPE
PAYEE
CATEGORY
TOTAL
29/01/2026
Expense
Northbeam Supply Co.
Purchase
S$19.60
01/12/2025
Bill
Marlowe Services Ltd.
Purchase
S$58.00
11/11/2025
Bill
Harborline Industrial Co.
Purchase
S$100.83
07/11/2025
Bill
Redwood Fixture Works
Purchase
S$3,608.97
06/11/2025
Bill
Granite Peak Hardware
Purchase
S$1,785.42
Tallenna kuitit OneDriveen
Agentti luo kansion OneDriveen ja nimetä sen uudelleen vastaamaan samaa Numeroa, jota käytetään QuickBooksissa, tehden kunkin kuitin löytämisestä myöhemmin helpompaa.
INV-0001
Updated today
INV-0002
January 31
INV-0003
May 20
INV-0004
January 30
INV-0005
January 31
INV-0006
January 31
INV-0007
May 20
INV-0008
May 20
Työnkulku
Pelimuuttava kirjanpidon työnkulku pienille yrityksille
Knoon yhdistää WhatsAppin, QuickBooksin, OneDriven ja Kirjanpitoagentit yhdeksi työnkuluksi, jotta pienet yritykset voivat tallentaa kuitit nopeammin, vähentää manuaalista kirjanpitotyötä ja pitää asiakirjat järjestettyinä.
Agentit
- Kirjanpitoagentti
- Listaa maksamattomat laskut agentti
- Peri maksamattomat laskut -agentti
- Laskun latausagentti
Työkalut
- QuickBooks
- OneDrive
Tietämys
- Perustiedot yrityksestä
Työlaatikko
- Lisää lasku/kulu
- Luettele maksamattomat laskut
- Maksamattomien laskujen maksu
Keskustelut
Taidot
- Kirjanpito
Pienille yrityksille suurin voitto ei ole vain nopeampi kirjanpito. Se on kuittien tallentaminen WhatsAppissa, kirjaaminen QuickBooksiin ja tallentaminen OneDriveen yhden luotettavan työnkulun kautta, joka vähentää manuaalista työtä ja tekee tietojen luotettavuudesta helpommin varmistettavaa.