Organization Summary
Gold Tax käyttää Knoonia käsitelläkseen viime hetken kuitti- ja laskutusilmoitukset neljännesvuosittaista ALV-ilmoitusta varten ilman tilapäisen henkilöstön palkkaamista tarpeen mukaan.
Joka neljännes asiakkaita toimittavat kuitit ja laskut lähellä ALV:n määräaikaa. Gold Taxin tuli jättää asiakirjat nopeasti, mutta työmäärä saapui keskittyneenä aallona, eikä sitä voitu ratkaista viime hetken palkkaamisilla.
Knoonin Työprosessit tarjosivat Gold Tax -pyynnön mukaisen käsittelykapasiteetin. Asiakkaat lataavat kuitit jaettuun työnkulkuun, Knoonin Agentit lukevat ja käsittelevät jokaisen asiakirjan, ja tiedostot järjestetään kansioihin dokumenttinumeroiden mukaan, jotka vastaavat kirjanpitotietoja.
Tavoitetulokset
Haaste
Gold Tax tarvitsi nopeamman tavan käsitellä kuittien ja laskujen ruuhkia kunkin neljänneksen lopussa kuormittamatta henkilökuntaa liikaa, viivästyttämättä ALV-ilmoituksia tai palkkaamatta lisähenkilöitä vain huippukausiksi.
Asiakassisällöt huippukohdassa joka neljännesvuosi
Kuitti- ja laskut saapuivat usein lähellä ALV:n määräaikaa, mikä aiheutti lyhyitä, tiheitä kirjaustyön jaksoja tasaisen työkuorman sijaan.
Tarvittaessa palkkaaminen ei ollut käytännöllistä
Väliaikaista henkilöstöä ei saatu nopeasti mukaan, ja uusien työntekijöiden olisi silti opittava kirjanpidon perusteet ennen kuin he pystyisivät käsittelemään asiakastietoja luotettavasti.
Jokainen asiakas tarvitsi erilaiset käsittelysäännöt
Vakuutusagentti ei lähetä asiakirjoja kuten pieni liiketoiminta tai autokauppias, joten Gold Tax tarvitsi työnkulkuja, joita voidaan mukauttaa eri asiakastyypeille.
Ratkaisu
Asiakkaat lähettävät kuitit ja laskut Knooniin, jossa lähetykset jaetaan Gold Taxin kanssa yhdessä työprosessissa hajanaisten manuaalisten seurantojen sijaan.
Knoon-agentit käsittelevät jokaisen kuitin yön aikana
Agentti lukee jokaisen kuitin, tunnistaa maksajan, päivämäärän, summan, ALV-käsittelyn ja kategorian, ja valmistaa sitten kirjauksen Xerossa tai QuickBooksissa, kun tuhansia asiakirjoja voidaan käsitellä ilman Ihmisen kirjoittamista.
Kansiot vastaavat kirjanpitotietoja
Agentti järjestää asiakirjat OneDrive-kansioihin käyttämällä asiakirjanumeroita, jotka vastaavat tietueita, jotta Gold Tax voi tarkastella ja hakea tiedostot nopeasti käsittelyn jälkeen.
Mallit, joita Gold Tax käyttää
Aloita samasta kuittien vastaanotto-, Xero-, OneDrive- ja mukautustyönkuluista, joita Gold Tax käytti yhdessä Knoonin kanssa.