5
Tunnit tallennettu joka päivä
Tapaustutkimus / ForBis Kirjanpitopalvelu
ForBis Kirjanpito Palvelu Rakentaa WhatsApp-Pohjaisen Yrityskirjanpidon Knoonin Kanssa
ForBis Accountancy Service käyttää Knoonia yhdistämään yrityssihteerin ja kirjanpidon yhdeksi WhatsApp-työnkuluksi KYC:lle, asiakirjojen valmistelulle, etenemisen seurannalle ja ihmisen eskaloinnille.
Ennen automaatiota jokainen pyyntö vaati manuaalista edestakaista toimintaa. Henkilöstön piti metsästää puuttuvia KYC-tietoja, tarkastaa jokainen liite, keskustella asiakkaan kanssa, valmistella asiakirjat, lähettää asiakirjat allekirjoitettavaksi ja sitten seurata, mikä oli edennyt tai ei ollut edennyt.
Knoon esitteli rakenteellisen toimintokerroksen WhatsAppin päälle. Agentti tunnistaa tarvittavan palvelun, kerää oikeat tiedot, havaitsee puuttuvat liitteet, kuten henkilökortin etu- ja takapuolen, laatii asiakirjat Google Docsilla ja Drivella sekä kirjaa jokaisen vastauksen, jotta tiimi voi seurata edistymistä yhdestä paikasta.
Tavoitetulokset
x4
Vasteaika lippupohjaiseen palveluun 24/7
$5000
Mahdolliset arvioidut säästetyt kustannukset
Ongelma
Kirjanpito ja yrityssihteerityö olivat erittäin manuaalisia
ForBis tarvitsi paremman tavan kommunikoida asiakkaiden kanssa, kerätä pakolliset tiedot ja KYC-asiakirjat sekä valmistella oikeat asiakirjat ilman, että tarvitsi turvautua toistuviin seurantapyyntöihin, manuaaliseen tarkistukseen ja hajanaisiin siirtoihin.
Tiimi tarvitsi työvoimaa asiakkaiden kanssa viestimiseen ja tarvittavien tietojen, mukaan lukien KYC-asiakirjat, keräämiseen.
Kun lähetykset olivat puutteellisia, henkilöstön piti käydä edestakaisin asiakkaiden kanssa pyytääkseen puuttuvia tietoja tai tiedostoja.
Jokainen lähetetty asiakirja oli edelleen tarkistettava manuaalisesti ennen kuin sitä voitiin käyttää.
Henkilöstön piti usein keskustella suoraan asiakkaiden kanssa puuttuvien tietojen täydentämiseksi.
Asiakirjat piti valmistella manuaalisesti kunkin asiakkaan antamien tietojen perusteella.
Valmisteltuaan asiakirjat ne täytyi vielä lähettää asiakkaille allekirjoitusta varten.
Oli vaikeaa seurata jokaisen asiakaspyynnön etenemistä alusta loppuun.
Ratkaisu
WhatsApp-ensisijainen vastaanotto- ja asiakirjatyönkulku lipunhallinnalla ja ihmisarvioinnilla
Knoon toimii kirjanpidon ja sihteeripalvelupyyntöjen sisäänkäyntinä. Se tunnistaa palvelutyypin, kerää pakolliset tiedot, tarkistaa, että oikeat tiedostot on ladattu, laatii luonnosasiakirjat, vie ne PDF-muotoon ja ohjaa vain poikkeustapaukset ihmisen tarkastettavaksi.
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message
Tuetut palvelut
Yksi sisäänkäynti toistuviin yrityksen sihteerin pyyntöihin
- Vuosittaisen ilmoituksen (AR) jättäminen
- AGM-hallinta
- Virkailijan muutokset agentille
- Osakkeen siirto
- Osakkeiden liikkeeseenlasku
- Muutos rekisteröidyssä osoitteessa
- SSIC-koodin muutos
- Vaihda FYE
- Päivitä Tietty
- RORC Päivitykset
- Taloustiedot (XBRL)
- Päivitä Yrityksen Nimi
- Muutos tarkastajan agentissa
- Ajan pidennys (EOT)
- Osinko
- Perustuslain muutos
- Virkaateen rekisteri
- Yrityksen poisto rekisteristä
- Maksujen rekisteröinti
- Tilin avaaminen
- Yrityksen Uutto
Palvelun tunnistus ja ohjattu sisäänkirjautuminen
Agentti käyttää Knoon tietämyskantaa tunnistaakseen, mitä yrityksen sihteeripalvelua asiakas tarvitsee, ja kysyy sitten vain kyseiseen pyyntöön tarvittavat tiedot.
KYC ja liitteiden käsittely WhatsAppissa
Työnkulku voi tunnistaa pakolliset liitteet, mukaan lukien tapaukset, joissa tarvitaan sekä henkilökortin etu- että takapuoli, ja kehottaa asiakasta täydentämään puuttuvat lataukset ennen kuin tapa etenee.
Asiakirjojen valmistelu Google Docsilla ja Drivella
Kun lähetys on valmis, Knoon valmistelee pakolliset asiakirjat Google Docsin avulla, tallentaa työskentelytiedostot Google Driveen ja vie lopullisen paketin PDF-muodossa allekirjoitusta ja arkistointia varten.
1. Tunnista pyyntö
Asiakas aloittaa WhatsAppissa. Knoon kartoittaa pyynnön oikeaan palvelutyyppiin käyttäen ForBis-tietämyskantaa.
2. Kerää tiedot ja KYC
Agentti kerää jäsenneltyä tietoa, pyytää pakolliset liitetiedostot ja tarkistaa, ovatko liitteet täydellisiä.
2. Kerää tiedot ja KYC
Agentti kerää jäsenneltyä tietoa, pyytää pakolliset liitetiedostot ja tarkistaa, ovatko liitteet täydellisiä.
3. Merkitse aukot välittömästi
Jos lähetys on puutteellinen, asiakasta pyydetään toimittamaan puuttuva asiakirja tai puuttuva sivu ennen kuin henkilökunta joutuu puuttumaan asiaan.
4. Valmistele asiapaperit
Lähetettyjä tietoja käytetään pakollisten yrityksen sihteerin asiakirjojen valmisteluun Google Docsin ja Google Driven työnkulkujen avulla.
4. Valmistele asiapaperit
Lähetettyjä tietoja käytetään pakollisten yrityksen sihteerin asiakirjojen valmisteluun Google Docsin ja Google Driven työnkulkujen avulla.
5. Lähetä allekirjoitettavaksi
Valmistellut asiakirjat viedään PDF-muotoon ja lähetetään asiakkaalle tarkastettavaksi ja allekirjoitettavaksi.
6. Seuraa lippujen avulla
Jokainen vastaus kirjataan lippuna, jotta tiimi voi seurata tilaa, siirtää työt sujuvasti ja tunnistaa tapaukset, jotka tarvitsevat ihmisen huomiota.
6. Seuraa lippujen avulla
Jokainen vastaus kirjataan lippuna, jotta tiimi voi seurata tilaa, siirtää työt sujuvasti ja tunnistaa tapaukset, jotka tarvitsevat ihmisen huomiota.
Ihminen silmukassa
Jos tapaus vaatii ihmisen väliintuloa, tiimi voi astua suoraan mukaan lippujärjestelmän kautta, vastata asiakkaalle, selventää puuttuvia tietoja ja edistää pyyntöä menettämättä keskustelun tai asiakirjan tilan koko kontekstia.
Reply to ticketed case
Työnkulku
WhatsApp-ilmoittautumisesta asiakirjojen valmisteluun ja seurattuun valmistumiseen
Työnkulku säilyttää tiedonkeruun, KYC-käsittelyn, asiakirjojen luomisen ja tikettipohjaisen etenemisen seurannan yhdessä toimintasilmukassa, mikä helpottaa tiimiä hallitsemaan enemmän asiakaspyyntöjä menettämättä näkyvyyttä.
Agentit
- Yrityksen sihteeriagentti
Työkalut
- Google Drive
- Google Docs
Tietämys
- Vuotuinen vaatimustenmukaisuus ja ilmoitukset
- Upseeri- ja tilintarkastajamuutokset
- Osakkeiden omistus ja pääoman muutokset
- Yrityksen profiilin päivitykset
- Perustuslaki ja hallinnon toimet
- Sulkeminen, maksut ja sääntelytoimet
- Pankki- ja yritysdokumentit
Työlaatikko
- Luonnospäätöslauselma
Keskustelut
Taidot
- Yrityssekretariaattipalvelu
ForBis saa paremmin hallitun Yrityksen sihteerin työnkulun: asiakkaat lähettävät viestinsä WhatsAppin kautta, liitteet tarkistetaan aikaisemmin, asiakirjojen valmistelu standardoidaan, jokainen vastaus kirjataan tikettinä, ja henkilökunta voi ryhtyä toimiin vain silloin, kun tapaus todella vaatii Ihmisen harkintaa.