Organization Summary
Gold Tax utiliza Knoon para procesar presentaciones de recibos y facturas de última hora para la declaración trimestral del GST sin contratar personal temporal bajo demanda.
Cada trimestre, los clientes envían recibos y facturas cerca de la fecha límite del GST. Gold Tax tenía que presentar los documentos rápidamente, pero la carga de trabajo llegó en un aumento concentrado y no pudo ser resuelta con contrataciones de última hora.
Los procesos de trabajo de Knoon brindaron capacidad de procesamiento bajo demanda para Gold Tax. Los clientes suben recibos a un flujo de trabajo compartido, los agentes de Knoon leen y procesan cada documento, y los archivos se organizan en carpetas con números de documentos que coinciden con los registros de contabilidad.
Resultados Clave
Desafío
Gold Tax necesitaba una forma más rápida de manejar el aumento de recibos y facturas al final de cada trimestre sin sobrecargar al personal, retrasar la presentación del GST ni contratar personal adicional solo para los períodos pico.
Las presentaciones de clientes alcanzaron su punto máximo cada trimestre
Los recibos y facturas a menudo llegaban cerca de la fecha límite del GST, creando ráfagas cortas de trabajo pesado de archivo en lugar de una carga de trabajo constante.
La contratación bajo demanda no era práctica
No se pudo incorporar personal temporal lo suficientemente rápido, y el nuevo personal aún necesitaría contexto de Contabilidad antes de manejar los registros de clientes de manera confiable.
Cada cliente necesitaba diferentes reglas de procesamiento
Un agente de seguros no envía documentos como un pequeño negocio o un concesionario de automóviles, por lo que Gold Tax necesitaba flujos de trabajo que pudieran personalizarse para diferentes tipos de clientes.
Solución
Los clientes envían recibos y facturas a Knoon, donde las presentaciones se comparten con Gold Tax en un solo proceso de trabajo en lugar de estar dispersas en seguimientos manuales.
Los Agentes de Knoon procesan cada Recibo durante la noche
El agente lee cada recibo, identifica al beneficiario, la fecha, el monto, el tratamiento de GST y la categoría, luego prepara el registro en Xero o QuickBooks mientras miles de documentos pueden ser procesados sin escritura humana.
Las carpetas coinciden con los registros de Contabilidad
El agente organiza documentos en carpetas de OneDrive usando números de documento que coinciden con los registros, para que Gold Tax pueda revisar y recuperar archivos rápidamente después del procesamiento.
Plantillas usadas por Gold Tax
Comience desde la misma captura de recibos, Xero, OneDrive y flujos de trabajo de personalización que Gold Tax utilizó con Knoon.