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Estudio de Caso / Servicio de Contabilidad Forbis
El Servicio de Contabilidad ForBis Construye Contabilidad Corporativa Basada en WhatsApp con Knoon
El Servicio de Contabilidad ForBis utiliza Knoon para unificar la secretaría corporativa y la contabilidad en un solo flujo de trabajo de Whatsapp para KYC, preparación de documentos, seguimiento de progreso y escalada humana.
Antes de la automatización, cada solicitud dependía de un intercambio manual constante. El personal tenía que buscar los detalles faltantes de KYC, inspeccionar cada archivo adjunto, hablar con el cliente, preparar la documentación, enviar los documentos para su firma y luego hacer un seguimiento de lo que se había avanzado o no.
Knoon introdujo una capa operativa estructurada sobre WhatsApp. El Agente identifica el servicio necesario, recopila la información correcta, detecta archivos adjuntos faltantes como el anverso y reverso de una tarjeta de identificación, prepara documentos con Google Docs y Drive, y registra cada respuesta para que el equipo pueda monitorear el progreso desde un solo lugar.
Resultados Clave
x4
Responsivo para respuesta con ticket 24/7
$5000
Costo estimado potencial ahorrado
Problema
El trabajo de Contabilidad y secretaría corporativa era muy manual
ForBis necesitaba una mejor manera de comunicarse con los clientes, recopilar la información requerida y los documentos KYC, y preparar la documentación adecuada sin depender de seguimientos repetidos, verificaciones manuales y entregas fragmentadas.
El equipo necesitaba mano de obra para comunicarse con los clientes y recopilar la información requerida, incluidos los documentos KYC.
Cuando las presentaciones estaban incompletas, el personal tenía que ir y volver repetidamente con los clientes para solicitar detalles o archivos faltantes.
Cada Documento enviado aún debía ser revisado manualmente antes de poder ser utilizado.
El personal a menudo tenía que hablar directamente con los clientes para completar la información faltante.
Los documentos tuvieron que ser preparados manualmente basándose en la información proporcionada por cada cliente.
Una vez preparados, los documentos aún tenían que ser enviados a los clientes para la signature.
Era difícil hacer un seguimiento del progreso de cada solicitud de cliente desde el inicio hasta el final.
Solución
Un flujo de trabajo de recepción y documentos centrado en WhatsApp con gestión de tickets y revisión humana
Knoon actúa como la puerta de entrada para las solicitudes de Contabilidad y Secretaría. Identifica el tipo de servicio, recopila los detalles Requeridos, valida si se subieron los Archivos correctos, prepara documentos en Borrador, los exporta a PDF y solo envía los casos excepcionales para atención Humana.
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message
Servicios Soportados
Un punto de entrada para solicitudes recurrentes de secretario corporativo
- Presentación de la declaración anual (AR)
- Gestión AGM
- Oficial Cambia Agente
- Transferencia de Compartir
- Emisión de Acciones
- Cambio en la Dirección Registrada
- Cambio de Código SSIC
- Cambiar FYE
- Actualizar Particular
- Actualizaciones RORC
- Finanzas (XBRL)
- Actualizar Nombre de la Empresa
- Cambio en Agente Auditor
- Extensión de Tiempo (EOT)
- Dividendo
- Alternancia de Constitución
- Registro de Nombrado
- Cancelación de Empresa
- Registro de Cargas
- Apertura de cuenta bancaria
- Extraer Empresa
Detección de servicio y admisión guiada
El agente utiliza la base de conocimiento de Knoon para identificar qué servicio de secretario de empresa necesita el cliente, y luego solicita solo la información requerida para esa solicitud específica.
KYC y manejo de archivos adjuntos en WhatsApp
El flujo de trabajo puede detectar los archivos adjuntos requeridos, incluidos los casos donde se necesitan tanto el frente como el reverso de una tarjeta de identificación, y solicitar al cliente que complete las cargas faltantes antes de que el caso avance.
Preparación de documentos con Google Docs y Drive
Una vez que la entrega está completa, Knoon prepara los documentos requeridos utilizando Google Docs, almacena los archivos de trabajo en Google Drive y exporta el paquete final a PDF para firmar y archivar.
1. Identificar la solicitud
El cliente comienza en WhatsApp. Knoon asigna la solicitud al tipo de servicio correcto usando la base de conocimiento ForBis.
2. Recopilar detalles y KYC
El agente recopila información estructurada, solicita los archivos de soporte requeridos y verifica si los archivos adjuntos están completos.
2. Recopilar detalles y KYC
El agente recopila información estructurada, solicita los archivos de soporte requeridos y verifica si los archivos adjuntos están completos.
3. Señale las brechas inmediatamente
Si una presentación está incompleta, se solicita al cliente el documento faltante o la página faltante antes de que el personal deba intervenir.
4. Preparar la documentación
La información enviada se utiliza para preparar los documentos requeridos del secretario de la empresa a través de flujos de trabajo de Google Docs y Google Drive.
4. Preparar la documentación
La información enviada se utiliza para preparar los documentos requeridos del secretario de la empresa a través de flujos de trabajo de Google Docs y Google Drive.
5. Enviar para firmar
Los documentos preparados se exportan a PDF y se envían al cliente para revisión y signature.
6. Seguimiento con tickets
Cada respuesta está ticketizada para que el equipo pueda monitorear el estado, entregar el trabajo de manera ordenada e identificar los casos que requieren atención humana.
6. Seguimiento con tickets
Cada respuesta está ticketizada para que el equipo pueda monitorear el estado, entregar el trabajo de manera ordenada e identificar los casos que requieren atención humana.
Humano en el Bucle
Si un caso requiere intervención humana, el equipo puede intervenir directamente a través del flujo de trabajo con ticket, responder al cliente, aclarar detalles faltantes y mover la solicitud adelante sin perder todo el contexto de la conversación o el estado del documento.
Reply to ticketed case
Flujo de trabajo
Desde la recepción en WhatsApp hasta la preparación del Documento y el seguimiento de la finalización
El flujo de trabajo mantiene la recopilación de datos, el manejo de KYC, la generación de documentos y el seguimiento del progreso basado en tickets dentro de un único ciclo operativo, lo que facilita al equipo administrar más solicitudes de clientes sin perder visibilidad.
Agentes
- Agente Secretarial Corporativo
Herramientas
- Google Drive
- Google Docs
Conocimiento
- Cumplimiento y Presentaciones Anuales
- Cambios de Oficial y Auditor
- Participación accionaria y cambios de capital
- Actualizaciones del Perfil de la Empresa
- Acciones de Constitución y Gobernanza
- Cierre, Cargos y Acciones Regulatorias
- Documentos Bancarios y de la Empresa
Workbox
- Resolución de Borrador
Chats
Habilidades
- Servicio de Secretaría Corporativa
ForBis obtiene un flujo de trabajo del secretario de la Empresa más controlado: los clientes envían a través de WhatsApp, los archivos adjuntos se verifican antes, la preparación de documentos está estandarizada, cada respuesta se registra en un ticket y el personal puede intervenir solo cuando un caso realmente necesita juicio humano.