Organization Summary
Gold Tax использует Knoon для обработки последних квитанций и счетов-фактур при подаче квартальной декларации по НДС без найма временного персонала по требованию.
Каждый квартал клиенты отправляют квитанции и счета-фактуры перед сроком подачи GST. Gold Tax должен был быстро подать документы, но нагрузка поступала в виде концентрированного потока и не могла быть решена за счёт срочного найма.
Процессы работы Knoon предоставили Gold Tax возможность обработки по запросу. Клиенты загружают квитанции в общий рабочий процесс, агенты Knoon читают и обрабатывают каждый документ, а файлы организуются по папкам с номерами документов, соответствующими бухгалтерским записям.
Ключевые результаты
Вызов
Gold Tax потребовался более быстрый способ обработки всплесков квитанций и счетов к концу каждого квартала без перегрузки сотрудников, задержек с подачей GST или найма дополнительных сотрудников только на пиковые периоды.
Пик представлений клиентов приходился на каждый квартал
Квитанции и счета часто приходили близко к сроку уплаты НДС, создавая короткие периоды интенсивной работы с документами вместо равномерной загрузки.
Набор персонала по требованию был непрактичен
Временный персонал не мог быть привлечён достаточно быстро, и новым сотрудникам всё равно потребуется контекст бухгалтерии, прежде чем они смогут надёжно работать с записями клиентов.
Каждому клиенту требовались разные правила обработки
Агент по страхованию не отправляет документы, как маленький бизнес или продавец автомобилей, поэтому Gold Tax нужны были рабочие процессы, которые можно настраивать для разных типов клиентов.
Решение
Клиенты отправляют квитанции и счета в knoon, где отправленные данные объединяются с Gold Tax в одном рабочем процессе вместо разбросанных ручных проверок.
Агенты Knoon обрабатывают каждую квитанцию ночью
Агент считывает каждый чек, определяет получателя, дату, сумму, обработку GST и категорию, затем подготавливает запись в Xero или QuickBooks, при этом тысячи документов могут быть обработаны без ввода данных человеком.
Папки соответствуют бухгалтерским записям
Агент организует документы в папках OneDrive, используя номера документов, соответствующие записям, чтобы Gold Tax могла быстро просматривать и извлекать файлы после обработки.
Шаблоны, используемые Gold Tax
Начните с того же приёма квитанций, Xero, OneDrive и рабочих процессов настройки, которые Gold Tax использовал с Knoon.