5
Часы, сохранённые каждый день
Кейс / Сервис бухгалтерского учета ForBis
Сервис Бухгалтерии ForBis Создает Корпоративный Бухгалтерский Учет на Основе WhatsApp с Knoon
Служба Бухгалтерии ForBis использует Knoon для объединения корпоративного секретариата и бухгалтерии в один рабочий процесс WhatsApp для KYC, подготовки документов, отслеживания прогресса и эскалации на человека.
До автоматизации каждый запрос зависел от ручного обмена информацией. Сотрудникам приходилось искать недостающие данные KYC, проверять каждое вложение, общаться с клиентом, готовить документы, отправлять их на подпись и затем отслеживать, что было сделано, а что — нет.
Knoon представил структурированный операционный уровень поверх WhatsApp. Агент определяет необходимую услугу, собирает правильную информацию, выявляет недостающие вложения, такие как передняя и задняя стороны удостоверения личности, подготавливает документы с помощью Google Docs и Drive, а также регистрирует каждый ответ, чтобы команда могла отслеживать процесс из одного места.
Ключевые результаты
x4
Круглосуточная поддержка с обработкой запросов по билетам
$5000
Потенциальная оценочная сэкономленная стоимость
Проблема
Бухгалтерия и корпоративно-секретарская работа были очень ручными
Форбис нужна была лучшая система для общения с клиентами, сбора обязательной информации и документов KYC, а также подготовки правильных документов без необходимости повторных напоминаний, ручной проверки и фрагментированных передач.
Команде потребились сотрудники для связи с клиентами и сбора необходимой информации, включая документы KYC.
Когда заявки были неполными, сотрудникам приходилось многократно возвращаться к клиентам, чтобы запросить недостающие детали или файлы.
Каждый отправленный документ все равно нужно было проверять вручную перед использованием.
Сотрудникам часто приходилось связываться с клиентами напрямую для уточнения недостающей информации.
Документы приходилось готовить вручную на основе информации, предоставленной каждым клиентом.
После подготовки документы всё ещё нужно было отправить клиентам на подпись.
Было трудно отслеживать ход выполнения каждого клиентского запроса от начала до конца.
Решение
Рабочий процесс приема и обработки документов с приоритетом WhatsApp, с системой тикетов и человеческим просмотром
Knoon выступает в роли входных дверей для запросов в Бухгалтерию и секретариат. Он определяет тип услуги, собирает обязательные данные, проверяет, были ли загружены правильные файлы, подготавливает черновики документов, экспортирует их в PDF и направляет только исключительные случаи для внимания Человека.
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message
Поддерживаемые услуги
Единая точка доступа для повторяющихся запросов корпоративного секретаря
- Подача ежегодной декларации (AR)
- Управление AGM
- Изменения офицера агента
- Передача Поделиться
- Выпуск акций
- Изменение в зарегистрированном адресе
- Изменение кода SSIC
- Изменить конец финансового года
- Обновить конкретный
- Обновления RORC
- Финансовые данные (XBRL)
- Обновить имя компании
- Изменение в аудиторе агента
- Продление времени (EOT)
- Дивиденд
- Изменение Конституции
- Реестр номинанта
- Ликвидация Компании
- Регистрация обременений
- Открытие счета
- Извлечение компании
Обнаружение сервиса и направленное введение
Агент использует базу знаний Knoon, чтобы определить, какую услугу секретаря компании требуется клиенту, затем запрашивает только информацию, необходимую для конкретного запроса.
KYC и обработка вложений в Ватсап
Рабочий процесс может обнаруживать обязательные вложения, включая случаи, когда необходимы лицевое и оборотное стороны удостоверения личности, и запрашивать у клиента загрузку недостающих файлов перед продвижением дела дальше.
Подготовка документа с Google Docs и Drive
После завершения отправки Knoon готовит обязательные документы с помощью Google Docs, сохраняет рабочие файлы в Google Drive и экспортирует финальный пакет в PDF для подписания и подачи.
1. Определить запрос
Клиент начинает в WhatsApp. Knoon сопоставляет запрос с правильным типом сервиса, используя базу знаний Форбис.
2. Соберите данные и KYC
Агент собирает структурированную информацию, запрашивает необходимые сопроводительные файлы и проверяет, что вложения полные.
2. Соберите данные и KYC
Агент собирает структурированную информацию, запрашивает необходимые сопроводительные файлы и проверяет, что вложения полные.
3. Немедленно отмечать пробелы
Если подача неполная, у клиента запрашивается отсутствующий документ или отсутствующая страница, прежде чем сотрудник должен вмешаться.
4. Подготовьте документы
Предоставленная информация используется для подготовки необходимых документов секретаря компании через рабочие процессы Google Docs и Google Drive.
4. Подготовьте документы
Предоставленная информация используется для подготовки необходимых документов секретаря компании через рабочие процессы Google Docs и Google Drive.
5. Отправить на подпись
Подготовленные документы экспортируются в PDF и отправляются клиенту для просмотра и signature.
6. Отслеживать с помощью билетов
Каждый ответ маркируется тикетом, чтобы команда могла отслеживать статус, четко передавать работу и выявлять случаи, требующие внимания Человека.
6. Отслеживать с помощью билетов
Каждый ответ маркируется тикетом, чтобы команда могла отслеживать статус, четко передавать работу и выявлять случаи, требующие внимания Человека.
Человек в цикле
Если дело требует вмешательства человека, команда может напрямую вмешаться через рабочий процесс с тикетами, ответить клиенту, уточнить недостающие детали и продвинуть запрос, не теряя полного контекста разговора или статуса документа.
Reply to ticketed case
Рабочий процесс
От приёма из Ватсап до подготовки документа и отслеживания выполнения
Рабочий процесс объединяет сбор данных, обработку KYC, создание документов и отслеживание прогресса на основе тикетов в одном оперативном цикле, что облегчает команде управление большим количеством запросов клиентов без потери прозрачности.
Агенты
- Агент корпоративного секретариата
Инструменты
- Google Диск
- Google Docs
Знания
- Ежегодное соответствие и подача документов
- Изменения офицера и аудитора
- Изменения в акционерном капитале и капитале
- Обновления Профиля Компании
- Конституция и действия управления
- Закрытие, сборы и регуляторные меры
- Банковские и корпоративные документы
Рабочая коробка
- Черновик резолюции
Чаты
- Ватсап
Навыки
- Корпоративный секретариат
ForBis получает более контролируемый рабочий процесс секретаря компании: клиенты отправляют через WhatsApp, вложения проверяются заранее, подготовка документов стандартизирована, каждый ответ регистрируется в тикете, и сотрудники могут вмешиваться только тогда, когда дело действительно требует человеческого суждения.