Organization Summary
Gold Tax usa Knoon para processar envios de recibos e faturas de última hora para o arquivamento trimestral do GST sem contratar funcionários temporários sob demanda.
A cada trimestre, os clientes enviam recibos e faturas perto do prazo do GST. A Gold Tax teve que arquivar os documentos rapidamente, mas a carga de trabalho chegou em um surto concentrado e não pôde ser resolvida com contratações de última hora.
Os processos de trabalho Knoon proporcionaram capacidade de processamento Gold Tax sob demanda. Os clientes carregam recibos num fluxo de trabalho partilhado, os agentes Knoon leem e processam cada documento, e os ficheiros são organizados em pastas com números de documento que correspondem aos registos de contabilidade.
Resultados Chave
Desafio
A Gold Tax precisava de uma forma mais rápida de lidar com o aumento de recibos e faturas no final de cada trimestre, sem sobrecarregar a equipe, atrasar a submissão do GST ou contratar pessoas extras apenas para os períodos de pico.
As submissões de clientes atingiram o pico a cada trimestre
Comprovantes e faturas frequentemente chegavam próximo ao prazo do GST, criando picos de trabalho intenso de arquivamento em vez de uma carga de trabalho constante.
A contratação sob demanda não era prática
O pessoal temporário não pôde ser contratado rapidamente o suficiente, e o novo pessoal ainda precisaria de contexto de Contabilidade antes de lidar com registros de clientes de forma confiável.
Cada cliente precisava de regras de processamento diferentes
Um agente de seguros não envia documentos como um pequeno negócio ou revendedor de carros, então o Gold Tax precisava de fluxos de trabalho que pudessem ser personalizados para diferentes tipos de clientes.
Solução
Os clientes enviam recibos e faturas para o Knoon, onde as submissões são compartilhadas com a Gold Tax em um único processo de trabalho, em vez de estarem espalhadas por acompanhamentos manuais.
Os agentes Knoon processam cada recibo durante a noite
O agente lê cada recibo, identifica o beneficiário, data, valor, tratamento do GST e categoria, e então prepara o registro no Xero ou QuickBooks enquanto milhares de documentos podem ser processados sem digitação humana.
Pastas correspondem aos registros de contabilidade
O agente organiza os documentos em pastas do OneDrive usando números de documento que correspondem aos registos, para que o Gold Tax possa rever e recuperar os ficheiros rapidamente após o processamento.
Modelos usados por Gold Tax
Iniciar a partir da mesma entrada de recibo, Xero, OneDrive e fluxos de trabalho de personalização que o Gold Tax usou com Knoon.