Organization Summary
Gold Tax usa Knoon para processar envios de recibos e faturas de última hora para a declaração trimestral do GST sem contratar funcionários temporários sob demanda.
A cada trimestre, os clientes enviam recibos e faturas próximos ao prazo do GST. A Gold Tax teve que enviar os documentos rapidamente, mas a carga de trabalho chegou em um surto concentrado e não pôde ser resolvida com contratações de última hora.
Os processos de Trabalho Knoon forneceram capacidade de processamento sob demanda para Taxa Gold. Os clientes carregam recibos em um fluxo de trabalho compartilhado, os agentes Knoon leem e processam cada documento, e os arquivos são organizados em pastas com números de documento que correspondem aos registros de Contabilidade.
Resultados Chave
Desafio
A Gold Tax precisava de uma maneira mais rápida de lidar com o aumento de recibos e faturas no final de cada trimestre sem sobrecarregar a equipe, atrasar a submissão do GST ou contratar pessoas extras apenas para os períodos de pico.
Envios de clientes atingiram o pico a cada trimestre
Recibos e faturas frequentemente chegavam próximo ao prazo do GST, criando picos de trabalho intenso de arquivamento em vez de uma carga de trabalho constante.
A contratação sob demanda não era prática
Mão de obra temporária não pôde ser providenciada rapidamente, e a nova equipe ainda precisaria de contexto de Contabilidade antes de lidar com registros de clientes de forma confiável.
Cada cliente precisava de regras de processamento diferentes
Um agente de seguros não envia documentos como um pequeno negócio ou concessionária de carros, então o Gold Tax precisava de fluxos de trabalho que pudessem ser personalizados para diferentes tipos de clientes.
Solução
Os clientes enviam recibos e faturas para o Knoon, onde as submissões são compartilhadas com a Gold Tax em um processo de trabalho único, ao invés de dispersas em acompanhamentos manuais.
Os agentes Knoon processam cada recibo durante a noite
O agente lê cada recibo, identifica o beneficiário, data, valor, tratamento de GST e categoria, e então prepara o registro no Xero ou QuickBooks enquanto milhares de documentos podem ser processados sem digitação humana.
Pastas correspondem aos registros de contabilidade
O agente organiza documentos em pastas do OneDrive usando números de documentos que correspondem aos registros, para que o Gold Tax possa revisar e recuperar arquivos rapidamente após o processamento.
Modelos usados por Gold Tax
Comece a partir da mesma entrada de recibo, Xero, OneDrive e fluxos de trabalho de personalização que a Gold Tax usou com Knoon.
