Organization Summary
O Serviço de Contabilidade ForBis usa Knoon para unificar a secretaria corporativa e a contabilidade em um único fluxo de trabalho no Whatsapp para KYC, preparação de documento, acompanhamento de progresso e escalonamento humano.
Antes da automação, cada solicitação dependia de um processo manual de vai e vem. A equipe precisava buscar os detalhes faltantes do KYC, inspecionar cada anexo, conversar com o cliente, preparar a documentação, enviar os documentos para assinatura e depois acompanhar o que havia ou não avançado.
Knoon introduziu uma camada operacional estruturada sobre o WhatsApp. O agente identifica o serviço necessário, coleta as informações corretas, detecta anexos faltantes, como a frente e o verso de um documento de identidade, prepara documentos com Google Docs e Drive, e registra cada resposta para que a equipe possa monitorar o progresso a partir de um único lugar.
Resultados Chave
Problema
A Forbis precisava de uma maneira melhor de se comunicar com os clientes, coletar as informações obrigatórias e documentos KYC, e preparar a papelada correta sem depender de acompanhamentos repetidos, verificações manuais e transferências fragmentadas.
A equipe precisava de pessoal para se comunicar com os clientes e coletar as informações obrigatórias, incluindo documentos KYC.
Quando as submissões estavam incompletas, a equipe teve que ir e voltar repetidamente com os clientes para solicitar detalhes ou arquivos faltantes.
Cada documento enviado ainda precisava ser verificado manualmente antes de ser utilizado.
A equipe frequentemente precisava falar diretamente com os clientes para preencher as informações faltantes.
Os documentos tiveram que ser preparados manualmente com base na informação fornecida por cada cliente.
Uma vez preparados, os documentos ainda precisavam ser enviados aos clientes para assinatura.
Foi difícil acompanhar o progresso de cada solicitação do cliente do início ao fim.
Solução
Knoon atua como a porta de entrada para solicitações de Contabilidade e secretaria. Ele identifica o tipo de serviço, coleta os detalhes obrigatórios, valida se os arquivos corretos foram enviados, prepara documentos de rascunho, exporta-os para PDF e encaminha apenas casos excepcionais para atenção Humana.
Serviços Suportados
Um ponto de entrada para solicitações recorrentes de secretário corporativo
- Entrega da declaração anual (AR)
- Gestão AGM
- Alterações do Oficial no Agente
- Transferência de Compartilhamento
- Emissão de Share
- Alteração no Endereço Registrado
- Alteração do Código SSIC
- Alterar FYE
- Atualizar Particular
- Atualizações RORC
- Financeiro (XBRL)
- Atualizar Nome da Empresa
- Alteração no Agente Auditor
- Prorrogação de Tempo (EOT)
- Dividendo
- Alternância da Constituição
- Registro de Nomeado
- Baixando Empresa
- Registro de Encargos
- Abertura de Conta Bancária
- Extrato da Empresa
Detecção de serviço e orientação de entrada
O agente usa a base de conhecimento Knoon para identificar qual serviço de secretário da empresa o cliente precisa e, em seguida, solicita apenas as informações obrigatórias para essa solicitação específica.
KYC e gerenciamento de Anexos no Whatsapp
O fluxo de trabalho pode detectar anexos obrigatórios, incluindo casos em que são necessárias as imagens da frente e do verso de um documento de identidade, e solicitar ao cliente que conclua os envios pendentes antes que o caso avance.
Preparação de Documento com Google Docs e Drive
Após a conclusão da submissão, Knoon prepara os documentos obrigatórios usando Google Docs, armazena os arquivos de trabalho no Google Drive e exporta o pacote final em PDF para assinatura e arquivamento.
1. Identifique a solicitação
O cliente inicia no WhatsApp. Knoon mapeia a solicitação para o tipo de serviço correto usando a base de Conhecimento ForBis.
2. Coletar detalhes e KYC
O agente coleta informações estruturadas, solicita os arquivos de suporte obrigatórios e verifica se os anexos estão completos.
2. Coletar detalhes e KYC
O agente coleta informações estruturadas, solicita os arquivos de suporte obrigatórios e verifica se os anexos estão completos.
3. Marcar lacunas imediatamente
Se uma submissão estiver incompleta, o cliente será solicitado a fornecer o documento ou página faltante antes que a equipe precise intervir.
4. Prepare a papelada
As informações enviadas são usadas para preparar os documentos obrigatórios do secretário da empresa através dos fluxos de trabalho do Google Docs e Google Drive.
4. Prepare a papelada
As informações enviadas são usadas para preparar os documentos obrigatórios do secretário da empresa através dos fluxos de trabalho do Google Docs e Google Drive.
5. Enviar para assinatura
Os documentos preparados são exportados para PDF e enviados ao cliente para revisão e assinatura.
6. Monitorar com tickets
Cada resposta recebe um ticket para que a equipe possa monitorar o status, transferir o trabalho de forma organizada e identificar casos que precisam de atenção humana.
6. Monitorar com tickets
Cada resposta recebe um ticket para que a equipe possa monitorar o status, transferir o trabalho de forma organizada e identificar casos que precisam de atenção humana.
Humano no Loop
Se um caso precisar de intervenção humana, a equipe pode intervir diretamente pelo fluxo de trabalho com tickets, responder ao cliente, esclarecer detalhes faltantes e mover a solicitação adiante sem perder o contexto completo da conversa ou do status do documento.
I need help with annual return filing and an officer change.
I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane.
Missing attachment detected: ID card back image. The case remains ticketed and pending until the upload is complete.
Here is the back of my ID card.
Attachment received. I have reviewed the ticket, confirmed the missing document is now complete, and the request can continue to document preparation.
Modelos usados por ForBis
Comece com os mesmos fluxos de trabalho de captação pelo Whatsapp, preparação de documento e revisão humana que a Forbis usava com o Knoon.
