Organization Summary
Gold Tax używa Knoon do przetwarzania ostatnich zgłoszeń paragonów i faktur na potrzeby kwartalnego rozliczenia GST bez konieczności zatrudniania tymczasowego personelu.
Co kwartał klienci składają paragony i faktury tuż przed terminem GST. Gold Tax musiał szybko złożyć dokumenty, ale obciążenie pracą pojawiło się w skoncentrowanym napływie i nie mogło zostać rozwiązane przez zatrudnianie na ostatnią chwilę.
Procesy pracy Knoon zapewniły Złotą Tax pojemność przetwarzania na żądanie. Klienci przesyłają paragon do wspólnego przepływu pracy, agenci Knoon odczytują i przetwarzają każdy dokument, a pliki są organizowane w folderach z numerami dokumentów odpowiadającymi zapisom księgowym.
Wyniki kluczowe
Wyzwanie
Gold Tax potrzebowało szybszego sposobu radzenia sobie ze wzrostem liczby paragonów i faktur pod koniec każdego kwartału, bez przeciążania personelu, opóźniania składania deklaracji VAT ani zatrudniania dodatkowych osób tylko na okresy szczytowe.
Zgłoszenia klientów osiągnęły szczyt w każdym kwartale
Paragony i faktury często docierały tuż przed terminem GST, powodując krótkie okresy intensywnej pracy zamiast stałego obciążenia pracą.
Zatrudnianie na żądanie nie było praktyczne
Tymczasowy personel nie mógł zostać zatrudniony wystarczająco szybko, a nowi pracownicy nadal potrzebowaliby kontekstu księgowości, zanim zaczną wiarygodnie obsługiwać dokumenty klientów.
Każdy klient potrzebował innych zasad przetwarzania
Agent ubezpieczeniowy nie wysyła dokumentów jak mała firma czy dealer samochodowy, dlatego Gold Tax potrzebował przepływów pracy, które można dostosować do różnych typów klientów.
Rozwiązanie
Klienci przesyłają paragony i faktury do Knoon, gdzie zgłoszenia są udostępniane Gold Tax w jednym procesie pracy zamiast rozproszone w ręcznych śledzeniach.
Agentów Knoon przetwarzają każdy paragon przez noc
Agent odczytuje każdy paragon, identyfikuje odbiorcę płatności, datę, kwotę, sposób rozliczenia GST oraz kategorię, a następnie przygotowuje rekord w Xero lub QuickBooks, podczas gdy tysiące dokumentów może być przetwarzanych bez pisania przez Człowieka.
Foldery odpowiadają zapisom księgowym
Agent organizuje dokumenty w folderach OneDrive, używając numerów dokumentów, które odpowiadają zapisom, dzięki czemu Gold Tax może szybko przeglądać i pobierać Pliki po przetworzeniu.
Szablony używane przez Gold Tax
Rozpocznij od tego samego przyjmowania paragonów, Xero, OneDrive oraz dostosowanych przepływów pracy używanych przez Gold Tax z Knoon.