5
Godziny zaoszczędzone każdego dnia
Studium przypadku / Usługa księgowa ForBis
Usługa Księgowości ForBis Tworzy Korporacyjną Księgowość na WhatsApp z Knoon
Usługa Księgowości ForBis wykorzystuje Knoon do integracji sekretariatu korporacyjnego i księgowości w jednym przepływie pracy WhatsApp dla KYC, przygotowania dokumentów, śledzenia postępów oraz eskalacji Człowieka.
Przed automatyzacją każde zgłoszenie wymagało ręcznej korespondencji w obie strony. Personel musiał ścigać brakujące dane KYC, sprawdzać każdą załączoną dokumentację, rozmawiać z klientem, przygotowywać dokumenty, wysyłać je do podpisu, a następnie śledzić, co zostało zrobione, a co nie.
Knoon wprowadził ustrukturyzowaną warstwę operacyjną nad WhatsApp. Agent identyfikuje potrzebną usługę, zbiera właściwe informacje, wykrywa brakujące załączniki, takie jak przód i tył dowodu osobistego, przygotowuje dokumenty za pomocą Google Docs i Drive oraz rejestruje każdą odpowiedź, aby zespół mógł monitorować postęp w jednym miejscu.
Wyniki kluczowe
x4
Reaktywne wsparcie z odpowiedzią 24/7 w ramach zgłoszeń
$5000
Potencjalne oszacowane zaoszczędzone koszty
Problem
Księgowość i prace sekretariatu korporacyjnego były bardzo ręczne
ForBis potrzebował lepszego sposobu komunikacji z klientami, zbierania wymaganych informacji i dokumentów KYC oraz przygotowywania odpowiedniej dokumentacji bez polegania na powtarzających się przypomnieniach, ręcznej kontroli i fragmentarycznych przekazach.
Zespół potrzebował personelu do komunikacji z klientami oraz zbierania wymaganych informacji, w tym dokumentów KYC.
Gdy zgłoszenia były niekompletne, personel musiał wielokrotnie kontaktować się z klientami, aby poprosić o brakujące szczegóły lub pliki.
Każdy przesłany dokument musiał być nadal ręcznie sprawdzany, zanim mógł zostać użyty.
Personel często musiał rozmawiać bezpośrednio z klientami, aby uzupełnić brakujące informacje.
Dokumenty musiały być przygotowywane ręcznie na podstawie informacji dostarczonych przez każdego klienta.
Po przygotowaniu dokumenty musiały zostać wysłane do klientów w celu złożenia signature.
Trudno było śledzić postępy każdego zapytania klienta od początku do końca.
Rozwiązanie
Przepływ pracy oparty przede wszystkim na WhatsApp do przyjmowania danych i dokumentów z systemem zgłoszeń i przeglądem człowieka
Knoon działa jako główne wejście dla próśb dotyczących Księgowości i sekretariatu. Identyfikuje rodzaj usługi, zbiera Wymagane szczegóły, sprawdza, czy zostały przesłane odpowiednie Pliki, przygotowuje dokumenty w wersji Szkic, eksportuje je do PDF i kieruje do uwagi Człowieka tylko przypadki wyjątkowe.
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message
Obsługiwane usługi
Jedno miejsce dostępu do powtarzających się żądań sekretarza korporacyjnego
- Składanie rocznego sprawozdania (AR)
- Zarządzanie AGM
- Agent zmianiony przez funkcjonariusza
- Przelew akcji
- Emisja akcji
- Zmiana zarejestrowanego adresu
- Zmiana kodu SSIC
- Zmień FYE
- Aktualizuj Szczegół
- Aktualizacje RORC
- Finanse (XBRL)
- Aktualizuj nazwę firmy
- Zmiana w Agencie Audytora
- Przedłużenie Czasu (EOT)
- Dywidenda
- Zmiana Konstytucji
- Rejestr Pełnomocnika
- Wykreślenie Firmy
- Rejestracja obciążeń
- Otwarcie banku
- Eksportuj Firmę
Wykrywanie usług i prowadzone wprowadzanie
Agent używa bazy Wiedzy Knoon, aby zidentyfikować, jakiej usługi sekretarza firmy potrzebuje klient, a następnie prosi tylko o Informacje Wymagane dla tego konkretnego zapytania.
KYC i obsługa załączników w WhatsApp
Przepływ pracy może wykrywać wymagane załączniki, w tym przypadki, gdy potrzebne są zarówno awers, jak i rewers dowodu osobistego, i zachęcać klienta do uzupełnienia brakujących przesyłek przed dalszym rozpatrzeniem sprawy.
Przygotowanie dokumentów za pomocą Google Docs i Drive
Po zakończeniu przesyłania, Knoon przygotowuje wymagane dokumenty za pomocą Google Docs, przechowuje Pliki robocze w Google Drive i eksportuje ostateczny pakiet do PDF do podpisania i złożenia.
1. Zidentyfikuj żądanie
Klient rozpoczyna w WhatsApp. Knoon mapuje żądanie do odpowiedniego typu usługi, korzystając z bazy Wiedzy ForBis.
2. Zbierz dane i KYC
Agent zbiera uporządkowane informacje, prosi o wymagane pliki wspierające i sprawdza, czy załączniki są kompletne.
2. Zbierz dane i KYC
Agent zbiera uporządkowane informacje, prosi o wymagane pliki wspierające i sprawdza, czy załączniki są kompletne.
3. Natychmiast oznacz braki
Jeśli zgłoszenie jest niekompletne, klient zostanie poproszony o brakujący dokument lub brakującą stronę, zanim pracownik będzie musiał interweniować.
4. Przygotuj dokumenty
Przesłane informacje są wykorzystywane do przygotowania wymaganych dokumentów sekretarza firmy za pomocą przepływów pracy Google Docs i Google Drive.
4. Przygotuj dokumenty
Przesłane informacje są wykorzystywane do przygotowania wymaganych dokumentów sekretarza firmy za pomocą przepływów pracy Google Docs i Google Drive.
5. Wyślij do podpisu
Przygotowane dokumenty są eksportowane do PDF i wysyłane do klienta w celu przeglądu i podpisu.
6. Śledź za pomocą biletów
Każda odpowiedź jest rejestrowana, aby zespół mógł monitorować status, przekazywać pracę w sposób uporządkowany oraz identyfikować przypadki wymagające uwagi Człowieka.
6. Śledź za pomocą biletów
Każda odpowiedź jest rejestrowana, aby zespół mógł monitorować status, przekazywać pracę w sposób uporządkowany oraz identyfikować przypadki wymagające uwagi Człowieka.
Człowiek w pętli
Jeśli sprawa wymaga interwencji Człowieka, zespół może bezpośrednio wkroczyć poprzez obieg pracy oparty na zgłoszeniach, odpowiedzieć klientowi, wyjaśnić brakujące szczegóły i przenieść żądanie do przodu bez utraty pełnego kontekstu rozmowy lub statusu dokumentu.
Reply to ticketed case
Przepływ pracy
Od przyjęcia WhatsApp do przygotowania dokumentów i śledzenia realizacji
Przepływ pracy utrzymuje zbieranie danych, obsługę KYC, generowanie dokumentów oraz śledzenie postępu w oparciu o zgłoszenia w jednym cyklu operacyjnym, co ułatwia zespołowi zarządzanie większą liczbą zapytań klientów bez utraty przejrzystości.
Agentów
- Agent Sekretariatu Korporacyjnego
Narzędzia
- Google Drive
- Google Docs
Wiedza
- Coroczne zgodności i zgłoszenia
- Zmiany Oficera i Audytora
- Zmiany w Strukturze Akcjonariatu i Kapitale
- Aktualizacje profilu firmy
- Konstytucja i działania związane z zarządzaniem
- Zamknięcie, Opłaty i Działania Regulacyjne
- Dokumenty bankowe i Firmy
Workbox
- Szkic rezolucji
Czaty
Umiejętności
- Usługa sekretariatu korporacyjnego
ForBis otrzymuje bardziej kontrolowany przepływ pracy sekretarza firmy: klienci przesyłają zgłoszenia przez WhatsApp, załączniki są sprawdzane wcześniej, przygotowanie dokumentów jest standaryzowane, każda odpowiedź jest rejestrowana, a personel może interweniować tylko wtedy, gdy sprawa naprawdę wymaga ludzkiego osądu.