Organization Summary
Gold Tax utilise Knoon pour traiter les soumissions de reçus et factures de dernière minute pour la déclaration trimestrielle de la TPS sans embaucher de personnel temporaire à la demande.
Chaque trimestre, les clients soumettent des reçus et des factures proches de la date limite de la TPS. Gold Tax devait déposer les documents rapidement, mais la charge de travail est arrivée en une vague concentrée et n'a pas pu être résolue par des embauches de dernière minute.
Les processus de travail Knoon ont offert une capacité de traitement à la demande pour la Taxe Or. Les clients téléchargent des reçus dans un flux de travail partagé, les agents Knoon lisent et traitent chaque document, et les fichiers sont organisés dans des dossiers avec des numéros de document correspondant aux registres de comptabilité.
Résultats clés
Défi
Gold Tax avait besoin d'un moyen plus rapide pour gérer les pics de reçus et factures à la fin de chaque trimestre sans surcharger le personnel, retarder la soumission de la TPS ou embaucher du personnel supplémentaire uniquement pour les périodes de pointe.
Les soumissions des clients ont atteint un pic chaque trimestre
Les reçus et factures arrivaient souvent près de la date limite de la TPS, ce qui créait des périodes de forte charge de Travail au lieu d'une charge de Travail régulière.
Le recrutement à la demande n'était pas pratique
Le personnel temporaire n'a pas pu être mobilisé assez rapidement, et le nouveau personnel aurait encore besoin du contexte Comptabilité avant de gérer les dossiers clients de manière fiable.
Chaque client avait besoin de règles de traitement différentes
Un agent d'assurance ne soumet pas de documents comme une petite entreprise ou un concessionnaire automobile, donc Gold Tax avait besoin de flux de travail pouvant être personnalisés pour différents types de clients.
Solution
Les clients envoient les reçus et factures dans Knoon, où les soumissions sont partagées avec Gold Tax dans un seul processus de travail au lieu d'être éparpillées à travers des suivis manuels.
Les Agents Knoon traitent chaque reçu durant la nuit
L'Agent lit chaque reçu, identifie le bénéficiaire, la date, le montant, le traitement de la TPS et la catégorie, puis prépare l'enregistrement dans Xero ou QuickBooks tandis que des milliers de documents peuvent être traités sans saisie humaine.
Les dossiers correspondent aux enregistrements comptables
L'Agent organise les Documents dans des dossiers OneDrive en utilisant les numéros de document qui correspondent aux enregistrements, afin que Gold Tax puisse examiner et récupérer rapidement les Fichiers après le traitement.
Modèles utilisés par Gold Tax
Démarrer à partir de la même saisie de reçu, Xero, OneDrive et des flux de travail de personnalisation utilisés par Gold Tax avec Knoon.