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Heures économisées chaque jour
Étude de cas / Service de comptabilité ForBis
Le service de Comptabilité ForBis crée une comptabilité d'entreprise basée sur WhatsApp avec Knoon
Le Service de Comptabilité ForBis utilise Knoon pour unifier la secrétariat d'entreprise et la comptabilité en un seul flux de travail Whatsapp pour KYC, la préparation des documents, le suivi des progrès et l'escalade Humain.
Avant l'automatisation, chaque demande dépendait d'allers-retours manuels. Le personnel devait rechercher les détails KYC manquants, inspecter chaque pièce jointe, parler avec le client, préparer les documents, envoyer les documents pour signature, puis suivre ce qui avait ou n'avait pas avancé.
Knoon a introduit une couche opérationnelle structurée au-dessus de WhatsApp. L'Agent identifie le service nécessaire, collecte les bonnes informations, détecte les pièces jointes manquantes telles que le recto et le verso d'une carte d'identité, prépare les documents avec Google Docs et Drive, et enregistre chaque réponse afin que l'équipe puisse suivre l'avancement depuis un seul endroit.
Résultats clés
x4
Réactif pour une réponse ticketée 24h/24 et 7j/7
$5000
Coût estimé potentiel économisé
Problème
Le travail de Comptabilité et de secrétariat d'entreprise était très manuel
ForBis avait besoin d’un meilleur moyen de communiquer avec les clients, de collecter les informations Requises et les documents KYC, et de préparer les bons documents sans dépendre des relances répétées, des vérifications manuelles et des transferts fragmentés.
L'équipe avait besoin de main-d'œuvre pour communiquer avec les clients et collecter les informations requises, y compris les documents KYC.
Lorsque les soumissions étaient incomplètes, le personnel devait aller et venir avec les clients de manière répétée pour demander les détails ou fichiers manquants.
Chaque Document soumis devait encore être vérifié manuellement avant de pouvoir être utilisé.
Le personnel devait souvent parler directement aux clients pour compléter les informations manquantes.
Les documents devaient être préparés manuellement en fonction des informations fournies par chaque client.
Une fois préparés, les documents devaient encore être envoyés aux clients pour signature.
Il était difficile de suivre l'avancement de chaque demande client du début à la fin.
Solution
Un flux de travail d'accueil et de documents prioritairement WhatsApp avec gestion des tickets et revue humaine
Knoon agit comme la porte d'entrée pour les demandes de Comptabilité et de secrétariat. Il identifie le type de service, collecte les détails Requis, vérifie si les bons Fichiers ont été téléchargés, prépare des documents Brouillon, les exporte en PDF, et dirige uniquement les cas exceptionnels vers l'attention Humain.
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message
Services pris en charge
Un point d'entrée unique pour les demandes récurrentes de secrétariat d'entreprise
- Dépôt de la déclaration annuelle (AR)
- Gestion AGM
- Modifications de l'Agent par l'Officier
- Transfert de partage
- Émission de Partage
- Modification de l'Adresse Enregistrée
- Changement du Code SSIC
- Changer la FEX
- Mettre à jour Particulier
- Mises à jour RORC
- Finances (XBRL)
- Mettre à jour le nom de l'Entreprise
- Changement d'Agent Auditeur
- Prolongation de Temps (EOT)
- Dividende
- Alternance de Constitution
- Registre du Mandataire
- Radiation d’Entreprise
- Enregistrement des Charges
- Ouverture de compte bancaire
- Extraction d'Entreprise
Détection de service et prise en charge guidée
L'agent utilise la base de connaissance Knoon pour identifier quel service de secrétaire d'entreprise le client nécessite, puis demande uniquement les informations requises pour cette demande spécifique.
Gestion KYC et des pièces jointes dans WhatsApp
Le flux de travail peut détecter les pièces jointes requises, y compris les cas où le recto et le verso d'une carte d'identité sont nécessaires, et inviter le client à compléter les téléchargements manquants avant que le dossier ne progresse.
Préparation de Document avec Google Docs et Drive
Une fois la soumission terminée, Knoon prépare les documents requis en utilisant Google Docs, stocke les fichiers de travail dans Google Drive et exporte le paquet final en PDF pour la signature et le dépôt.
1. Identifier la demande
Le client commence dans WhatsApp. Knoon cartographie la demande vers le bon type de service en utilisant la base de connaissance ForBis.
2. Collecter les détails et KYC
L'agent collecte des informations structurées, demande les fichiers de support requis et vérifie si les pièces jointes sont complètes.
2. Collecter les détails et KYC
L'agent collecte des informations structurées, demande les fichiers de support requis et vérifie si les pièces jointes sont complètes.
3. Signalez les lacunes immédiatement
Si une soumission est incomplète, le client est invité à fournir le document manquant ou la page manquante avant qu'un membre du personnel n'intervienne.
4. Préparez les documents
Les informations soumises sont utilisées pour préparer les documents requis du secrétaire d'entreprise via les flux de travail Google Docs et Google Drive.
4. Préparez les documents
Les informations soumises sont utilisées pour préparer les documents requis du secrétaire d'entreprise via les flux de travail Google Docs et Google Drive.
5. Envoyer pour signature
Les documents préparés sont exportés en PDF et envoyés au client pour révision et signature.
6. Suivre avec des billets
Chaque réponse est enregistrée pour que l'équipe puisse suivre le statut, transférer le travail proprement et identifier les cas nécessitant une attention humaine.
6. Suivre avec des billets
Chaque réponse est enregistrée pour que l'équipe puisse suivre le statut, transférer le travail proprement et identifier les cas nécessitant une attention humaine.
Humain dans la boucle
Si un cas nécessite une intervention humaine, l'équipe peut intervenir directement via le flux de travail avec ticket, répondre au client, clarifier les détails manquants et déplacer la demande sans perdre le contexte complet de la conversation ou le statut du document.
Reply to ticketed case
Flux de travail
De la réception WhatsApp à la préparation du Document et au suivi de l'achèvement
Le flux de travail intègre la collecte de données, la gestion KYC, la génération de documents et le suivi des progrès basé sur les tickets dans une boucle opérationnelle unique, ce qui facilite pour l'équipe de gérer plus de demandes clients sans perdre en visibilité.
Agents
- Agent Secrétariat d'Entreprise
Outils
- Google Drive
- Google Docs
Connaissance
- Conformité & Déclarations Annuelles
- Modifications des Officiers et Auditeurs
- Modifications du capital et de l'actionnariat
- Mises à jour du Profil de l'Entreprise
- Constitution & Actions de Gouvernance
- Clôture, Frais et Actions Réglementaires
- Documents bancaires et d'entreprise
Workbox
- Projet de résolution
Discussions
Compétences
- Service de secrétariat d'entreprise
ForBis obtient un flux de travail de secrétaire d’entreprise plus contrôlé : les clients soumettent via WhatsApp, les pièces jointes sont vérifiées plus tôt, la préparation des documents est standardisée, chaque réponse fait l’objet d’un ticket, et le personnel peut intervenir seulement lorsque le cas nécessite vraiment un jugement humain.