Fallstudie / Larry Contractors

Wie Larry Contractors Knoon Agent verwendet, um den Buchhaltungsprozess mit QuickBooks zu optimieren

6 Min. Lesezeit

Larry Contractors verwendet Knoon Agent, um die Buchhaltung mit QuickBooks zu optimieren, manuelle Administrationsarbeit zu reduzieren und gleichzeitig die Finanzunterlagen genau und aktuell zu halten.

Vor der Automatisierung kamen die meisten Anfragen als fragmentierte WhatsApp-Nachrichten, Rückrufe und Notizen, verteilt auf die Telefone der Mitarbeiter, an. Das führte zu langsamen Reaktionszeiten und inkonsistenter Nachverfolgung vielversprechender Aufträge.

Knoon hat einen auf Auftragnehmer zugeschnittenen Arbeitsablauf eingeführt, der den Arbeitskontext früh erfasst, die Administrator-Arbeit in QuickBooks und OneDrive synchronisiert und das Büroteam auch in hektischen Wochen in Bewegung hält.

Schlüsselresultate

65%

Schnellere Lead-Antwortzeit

52%

Weniger Administrator-Nachbearbeitungsarbeit

3.1x

Mehr zitierte Jobs pro Woche

Herausforderung

Die Buchhaltung verzögert sich durch verstreute Belege

Einige Belege wurden in WhatsApp geteilt, während andere in physischer Form blieben. Das machte die Buchhaltung langsamer und erschwerte die genaue Führung in QuickBooks.

QuickBooks AI hat wichtige Belegdaten übersehen

QuickBooks AI hat nicht immer Belegdaten, Kategorien, Summen und Steuern korrekt erfasst, daher mussten Einträge weiterhin manuell überprüft werden, bevor ihnen vertraut werden konnte.

Zu viel manuelle Eingabe für jede Rechnung

Sogar einfache Quittungen erforderten das Eintippen von Zahlungsempfängernamen, Preisen und anderen Details einzeln, was die routinemäßige Buchhaltung zu wiederholender Verwaltungsarbeit machte.

OneDrive Hochladen hat einen weiteren Administrator-Schritt hinzugefügt

Nach dem Update von QuickBooks musste das Team noch jede Quittung herunterladen, sie der richtigen Dokumentennummer zuordnen und manuell im richtigen OneDrive-Ordner ablegen.

Lösung

Quittungen über WhatsApp an Knoon senden

Larry Contractors zentralisiert neue Jobanfragen über einen WhatsApp ai Agenten, der Hausbesitzer qualifiziert, Standortdetails sammelt und dringende Aufträge sofort weiterleitet.

Today

Uploaded receipt image.

2:33 PM

Personal Assistant: Receipt received. This receipt is from Supermarket for $12.

2:34 PM

Bookkeeping Agent: I added it to QuickBooks and uploaded the receipt to OneDrive.

2:34 PM

Type a message

Agent liest Belege und erfasst sie in QuickBooks

Der Agent liest jeden Beleg aus und erfasst ihn in QuickBooks, einschließlich der Kaufkategorie, ob es sich um einen Steuerbeleg handelt, des Steuersatzes und des Endpreises.

DATE

TYPE

PAYEE

Belege in OneDrive speichern

Der Agent erstellt einen Ordner in OneDrive und benennt ihn so um, dass er mit derselben Dokumentnummer wie in QuickBooks übereinstimmt, wodurch jeder Beleg später leichter zu finden ist.

INV-0001

Updated today

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January 31

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May 20

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January 30

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January 31

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January 31

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May 20

INV-0008

May 20

Arbeitsablauf

Revolutionärer Buchhaltungs-Arbeitsablauf für Kleine Unternehmen

Knoon verbindet WhatsApp, QuickBooks, OneDrive und Buchhaltungsagenten in einem Arbeitsablauf, sodass Kleinunternehmen Belege schneller erfassen, manuelle Buchhaltungsarbeit reduzieren und Dokumente organisiert halten können.

Agenten

Buchhalter Agent
Liste unbezahlte Rechnungen Agent
Agent zur Abschaltung unbezahlter Rechnungen
Rechnung Hochlader Agent

Werkzeuge

QuickBooks
OneDrive

Wissen

Grundlegende Unternehmensinformationen

Workbox

Rechnung/Ausgabe hinzufügen
Unbezahlte Rechnungen auflisten
Bezahlung unbezahlter Rechnungen

Chats

Fähigkeiten

Buchhaltung

Für kleine Unternehmen ist der größte Gewinn nicht nur eine schnellere Buchführung. Es ist, Belege in WhatsApp zu erfassen, in QuickBooks zu erfassen und in OneDrive über einen zuverlässigen Arbeitsablauf zu speichern, der manuelle Arbeit reduziert und es einfacher macht, Aufzeichnungen zu vertrauen.