Organization Summary
Gold Tax verwendet Knoon, um Last-Minute-Beleg- und Rechnungseinreichungen für die vierteljährliche GST-Abgabe zu verarbeiten, ohne temporäres Personal auf Abruf einzustellen.
Jedes Quartal reichen die Kunden Quittungen und Rechnungen kurz vor der GST-Frist ein. Gold Tax musste die Dokumente schnell einreichen, doch das Arbeitsaufkommen kam in einer konzentrierten Welle und konnte durch kurzfristige Einstellungen nicht bewältigt werden.
Knoon Arbeitsprozesse boten Gold Tax bedarfsgerechte Verarbeitungskapazität. Kunden laden Belege in einen gemeinsamen Arbeitsablauf hoch, Knoon Agenten lesen und verarbeiten jedes Dokument, und die Dateien werden in Ordnern mit Dokumentennummern organisiert, die den Buchhaltungsunterlagen entsprechen.
Schlüsselresultate
Herausforderung
Gold Tax benötigte eine schnellere Methode, um Beleg- und Rechnungsspitzen am Ende jedes Quartals zu bewältigen, ohne das Personal zu überlasten, die GST-Abgabe zu verzögern oder zusätzliches Personal nur für Spitzenzeiten einzustellen.
Kundeneinreichungen erreichten jedes Quartal ihren Höhepunkt
Belege und Rechnungen trafen oft kurz vor der GST-Frist ein, was zu kurzen Phasen intensiver Ablagearbeit anstelle eines gleichmäßigen Arbeitsaufkommens führte.
Bedarfsgerechte Einstellung war nicht praktikabel
Temporäre Arbeitskräfte konnten nicht schnell genug hinzugezogen werden, und neues Personal müsste dennoch Buchhaltungszusammenhänge verstehen, bevor es zuverlässig mit Kundenakten umgehen kann.
Jeder Kunde benötigte unterschiedliche Verarbeitungsregeln
Ein Versicherungsagent reicht keine Dokumente ein wie ein kleines Geschäft oder Autohändler, daher benötigte Gold Tax Arbeitsabläufe, die für verschiedene Kundentypen angepasst werden können.
Lösung
Kunden senden Belege und Rechnungen an Knoon, wo die Übermittlungen in einem Arbeitsprozess mit Gold Tax geteilt werden, anstatt über manuelle Nachverfolgungen verstreut zu sein.
Knoon Agenten bearbeiten jeden Beleg über Nacht
Der Agent liest jeden Beleg, identifiziert den Zahlungsempfänger, das Datum, den Betrag, die GST-Behandlung und die Kategorie und bereitet dann den Eintrag in Xero oder QuickBooks vor, während Tausende von Dokumenten ohne menschliche Eingabe verarbeitet werden können.
Ordner entsprechen den Buchhaltungsunterlagen
Der Agent organisiert Dokumente in OneDrive-Ordnern anhand von Dokumentnummern, die mit den Datensätzen übereinstimmen, damit Gold Tax Dateien nach der Verarbeitung schnell überprüfen und abrufen kann.
Von Gold Tax verwendete Vorlagen
Starten Sie mit derselben Belegaufnahme, Xero, OneDrive und den Anpassungs-Workflows, die Gold Tax mit Knoon verwendet.