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Stunden, die jeden Tag gespart werden
Fallstudie / ForBis Buchhaltungsdienst
ForBis Buchhaltungsservice erstellt WhatsApp-basierte Unternehmensbuchhaltung mit Knoon
Der ForBis Buchhaltungsdienst verwendet Knoon, um die Unternehmenssekretariats- und Buchhaltungsprozesse in einem einzigen WhatsApp-Arbeitsablauf für KYC, Dokumentenvorbereitung, Fortschrittsverfolgung und menschliche Eskalation zu vereinen.
Vor der Automatisierung hing jede Anfrage von manuellem Hin und Her ab. Das Personal musste fehlende KYC-Details nachverfolgen, jeden Anhang prüfen, mit dem Kunden sprechen, Unterlagen vorbereiten, Dokumente zum Unterzeichnen senden und dann verfolgen, was vorangekommen war und was nicht.
Knoon hat eine strukturierte Betriebsschicht über WhatsApp eingeführt. Der Agent identifiziert den benötigten Service, sammelt die richtigen Informationen, erkennt fehlende Anhänge wie die Vorder- und Rückseite eines Ausweises, bereitet Dokumente mit Google Docs und Drive vor und erfasst jede Antwort, damit das Team den Fortschritt an einem Ort überwachen kann.
Schlüsselresultate
x4
Reaktionsfähig für Ticket-Antworten rund um die Uhr
$5000
Geschätzte potenzielle Kostenersparnis
Problem
Buchhaltungs- und gesellschaftsrechtliche Arbeiten waren sehr manuell
Fürbis benötigte eine bessere Möglichkeit, mit Kunden zu kommunizieren, die erforderlichen Informationen und KYC-Dokumente zu sammeln und die richtigen Unterlagen vorzubereiten, ohne sich auf wiederholte Nachverfolgungen, manuelle Prüfungen und fragmentierte Übergaben zu verlassen.
Das Team benötigte Arbeitskräfte, um mit den Kunden zu kommunizieren und die erforderlichen Informationen, einschließlich KYC-Dokumente, zu sammeln.
Wenn Einreichungen unvollständig waren, mussten die Mitarbeiter wiederholt mit den Kunden hin und her gehen, um fehlende Details oder Dateien anzufordern.
Jedes eingereichte Dokument musste noch manuell überprüft werden, bevor es verwendet werden konnte.
Mitarbeiter mussten oft direkt mit Kunden sprechen, um fehlende Informationen zu ergänzen.
Dokumente mussten manuell basierend auf den von jedem Kunden bereitgestellten Informationen vorbereitet werden.
Sobald die Dokumente vorbereitet waren, mussten sie noch an die Kunden zur Unterschrift gesendet werden.
Es war schwierig, den Fortschritt jeder Kundenanfrage von Anfang bis Ende zu verfolgen.
Lösung
Ein WhatsApp-basierter Intake- und Dokument-Arbeitsablauf mit Ticketing und menschlicher Überprüfung
Knoon fungiert als Haupteingang für Buchhaltungs- und Sekretariatsanfragen. Es identifiziert den Servicetyp, sammelt erforderliche Details, überprüft, ob die richtigen Dateien hochgeladen wurden, erstellt Entwurfsdokumente, exportiert sie als PDF und leitet nur Ausnahmefälle zur menschlichen Bearbeitung weiter.
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message
Unterstützte Dienste
Ein Einstiegspunkt für wiederkehrende Anfragen des Firmenkundensekretärs
- Einreichung der jährlichen Erklärung (AR)
- AGM Verwaltung
- Offizier ändert Agent
- Übertragung teilen
- Aktienausgabe teilen
- Änderung der registrierten Adresse
- SSIC-Code-Änderung
- Führe FYE durch
- Partikel aktualisieren
- RORC Updates
- Finanzen (XBRL)
- Unternehmensname aktualisieren
- Änderung im Auditor Agent
- Verlängerung der Zeit (EOT)
- Dividende
- Wechsel der Verfassung
- Verzeichnis des Nominierten
- Unternehmen aus dem Handelsregister löschen
- Registrierung von Belastungen
- Banköffnung
- Unternehmens Extrahieren
Servicerkennung und geführte Aufnahme
Der Agent verwendet die Knoon Wissensdatenbank, um zu ermitteln, welcher Company Secretary Service der Kunde benötigt, und fragt dann nur nach den für diese spezielle Anfrage erforderlichen Informationen.
KYC und Anhang-Verwaltung in WhatsApp
Der Arbeitsablauf kann erforderliche Anhänge erkennen, einschließlich Fällen, in denen sowohl die Vorder- als auch die Rückseite eines Ausweises benötigt werden, und den Kunden auffordern, fehlende Uploads zu vervollständigen, bevor der Fall weiterbearbeitet wird.
Dokumentvorbereitung mit Google Docs und Drive
Sobald die Einreichung abgeschlossen ist, erstellt Knoon die erforderlichen Dokumente mit Google Docs, speichert die Arbeitsdateien in Google Drive und exportiert das endgültige Paket als PDF zum Unterzeichnen und Archivieren.
1. Anfrage identifizieren
Der Kunde startet in WhatsApp. Knoon ordnet die Anfrage dem richtigen Servicetyp mithilfe der Fürbis Wissensdatenbank zu.
2. Details sammeln und KYC durchführen
Der Agent sammelt strukturierte Informationen, fordert die erforderlichen unterstützenden Dateien an und überprüft, ob die Anhänge vollständig sind.
2. Details sammeln und KYC durchführen
Der Agent sammelt strukturierte Informationen, fordert die erforderlichen unterstützenden Dateien an und überprüft, ob die Anhänge vollständig sind.
3. Lücken sofort markieren
Wenn eine Einsendung unvollständig ist, wird der Kunde nach dem fehlenden Dokument oder der fehlenden Seite gefragt, bevor das Personal eingreifen muss.
4. Bereiten Sie die Unterlagen vor
Die eingereichten Informationen werden verwendet, um die erforderlichen Unternehmenssekretär-Dokumente über Google Docs und Google Drive Arbeitsabläufe vorzubereiten.
4. Bereiten Sie die Unterlagen vor
Die eingereichten Informationen werden verwendet, um die erforderlichen Unternehmenssekretär-Dokumente über Google Docs und Google Drive Arbeitsabläufe vorzubereiten.
5. Zum Unterschreiben senden
Vorbereitete Dokumente werden als PDF exportiert und an den Kunden zur Überprüfung und Unterschrift gesendet.
6. Verfolgen mit Tickets
Jede Antwort wird protokolliert, damit das Team den Status überwachen, die Arbeit sauber übergeben und Fälle identifizieren kann, die menschliche Aufmerksamkeit erfordern.
6. Verfolgen mit Tickets
Jede Antwort wird protokolliert, damit das Team den Status überwachen, die Arbeit sauber übergeben und Fälle identifizieren kann, die menschliche Aufmerksamkeit erfordern.
Mensch in der Schleife
Wenn ein Fall menschliches Eingreifen erfordert, kann das Team direkt durch den ticketbasierten Workflow eingreifen, dem Kunden antworten, fehlende Details klären und die Anfrage voranbringen, ohne den vollständigen Kontext des Gesprächs oder den Status des Dokuments zu verlieren.
Reply to ticketed case
Arbeitsablauf
Von WhatsApp-Erfassung bis zur Dokumentenvorbereitung und verfolgten Fertigstellung
Der Arbeitsablauf hält die Datensammlung, KYC-Bearbeitung, Dokumentenerstellung und ticketbasierte Fortschrittsverfolgung innerhalb eines einzigen operativen Kreislaufs, was es dem Team erleichtert, mehr Kundenanfragen zu verwalten, ohne die Übersicht zu verlieren.
Agenten
- Agent für Gesellschaftsrechtliche Angelegenheiten
Werkzeuge
- Google Drive
- Google Docs
Wissen
- Jährliche Einhaltung & Einreichungen
- Beamten- & Prüferänderungen
- Aktionärsbestand & Kapitaländerungen
- Aktualisierungen des Unternehmensprofils
- Verfassung & Governance Aktionen
- Abschluss, Gebühren & behördliche Maßnahmen
- Bank- und Unternehmensdokumente
Workbox
- Entwurfsbeschluss
Chats
Fähigkeiten
- Corporate Secretarial Service
ForBis erhält einen besser kontrollierten Workflow für den Unternehmenssekretär: Kunden senden über WhatsApp, Anhänge werden früher geprüft, die Dokumentenvorbereitung ist standardisiert, jede Antwort wird als Ticket erfasst und Mitarbeiter können nur dann eingreifen, wenn ein Fall wirklich menschliches Urteilsvermögen erfordert.