Organization Summary
Gold Tax bruger Knoon til at behandle last-minute kvitterings- og fakturaindsendelser til kvartalsvis momsindberetning uden at ansætte midlertidigt personale efter behov.
Hvert kvartal indsender kunder kvitteringer og fakturaer tæt på momsfristen. Gold Tax måtte indgive dokumenterne hurtigt, men arbejdsbyrden kom i en koncentreret bølge og kunne ikke løses ved sidste øjebliks ansættelser.
Knoon arbejdsprocesser gav Gold Tax kapacitet til on-demand behandling. Klienter uploader kvitteringer i en delt arbejdsproces, Knoon agenter læser og behandler hvert dokument, og filerne organiseres i mapper med dokumentnumre, der matcher regnskabsoptegnelserne.
Nøgle Resultater
Udfordring
Gold Tax havde brug for en hurtigere måde at håndtere modtagelse og fakturering ved stigninger i slutningen af hvert kvartal uden at overbelaste medarbejdere, forsinke momsindberetning eller ansætte ekstra personale kun til spidsbelastningsperioder.
Kundens indsendelser toppede hvert kvartal
Kvitteringer og fakturaer ankom ofte tæt på momsfristen, hvilket skabte korte perioder med intensivt arkiveringsarbejde i stedet for en jævn arbejdsmængde.
On-demand ansættelse var ikke praktisk
Midlertidig arbejdskraft kunne ikke bringes ind hurtigt nok, og nyt personale ville stadig have brug for regnskabskontekst, før de pålideligt kunne håndtere klientoplysninger.
Hver kunde havde brug for forskellige behandlingsregler
En forsikringsagent indsender ikke dokumenter som en lille forretning eller bilforhandler, så Gold Tax havde brug for arbejdsgange, der kunne tilpasses forskellige klienttyper.
Løsning
Kunder sender kvitteringer og fakturaer ind i Knoon, hvor indsendelserne deles med Gold Tax i én arbejdsproces i stedet for at være spredt over manuelle opfølgninger.
Knoon Agenter behandler hver kvittering natten over
Agenten læser hver kvittering, identificerer modtageren, datoen, beløbet, GST-behandlingen og kategorien, og forbereder derefter posten i Xero eller QuickBooks, mens tusindvis af dokumenter kan behandles uden Menneskeindtastning.
Mapper matcher regnskabsregistre
Agenten organiserer dokumenter i OneDrive-mapper ved hjælp af dokumentnumre, der svarer til posterne, så Gold Tax kan gennemgå og hente Filer hurtigt efter behandling.
Skabeloner brugt af Gold Tax
Start fra den samme kvitteringsmodtagelse, Xero, OneDrive og tilpasningsarbejdsgange, som Gold Tax brugte med Knoon.