5
Timer sparet hver dag
Case Study / ForBis Regnskabstjeneste
ForBis Regnskabstjeneste bygger WhatsApp-baseret virksomhedsregnskab med Knoon
ForBis Regnskabstjeneste bruger Knoon til at forene virksomhedsskattemæssige og regnskabsmæssige opgaver i en enkelt Whatsapp-arbejdsgang til KYC, dokumentforberedelse, fremskridtsopfølgning og menneskelig eskalering.
Før automatisering afhængede hver anmodning af manuel frem og tilbage. Personalet måtte jagte manglende KYC-oplysninger, gennemgå hver vedhæftning, tale med klienten, forberede papirarbejde, sende dokumenter til underskrift og derefter holde styr på, hvad der var gået fremad, og hvad der ikke var.
Knoon introducerede et struktureret driftslag over WhatsApp. Agenten identificerer den nødvendige service, indsamler de rette informationer, opdager manglende vedhæftninger såsom for- og bagside af et ID-kort, forbereder dokumenter med Google Docs og Drive, og registrerer hver respons, så teamet kan overvåge fremskridt fra ét sted.
Nøgle Resultater
x4
Responsivitet for 24/7 billetbaseret respons
$5000
Potentiel estimeret besparelse
Problem
Regnskab og selskabssekretærarbejde var meget manuelt
ForBis havde brug for en bedre måde at kommunikere med kunder på, indsamle den obligatoriske information og KYC-dokumenter samt forberede det rigtige papirarbejde uden at skulle stole på gentagne opfølgninger, manuel kontrol og fragmenterede overleveringer.
Teamet havde brug for arbejdskraft til at kommunikere med klienter og indsamle de nødvendige oplysninger, herunder KYC-dokumenter.
Når indsendelser var ufuldstændige, skulle personalet gå frem og tilbage med klienter gentagne gange for at anmode om manglende oplysninger eller filer.
Hvert indsendt dokument skulle stadig kontrolleres manuelt, før det kunne bruges.
Personalet måtte ofte tale direkte med kunder for at udfylde manglende oplysninger.
Dokumenter skulle forberedes manuelt baseret på de oplysninger, der blev givet af hver kunde.
Når dokumenterne var forberedt, skulle de stadig sendes til kunderne for underskrift.
Det var svært at holde styr på fremskridtet for hver enkelt kundeanmodning fra start til slut.
Løsning
En WhatsApp-første intake- og dokumentarbejdsgang med billet- og menneskelig gennemgang
Knoon fungerer som hovedindgangen for Regnskab og sekretærforespørgsler. Det identificerer servicetypen, indsamler Obligatoriske oplysninger, validerer om de rigtige Filer er uploadet, forbereder Udkast dokumenter, eksporterer dem til PDF og videresender kun undtagelsessager til Menneske opmærksomhed.
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message
Understøttede tjenester
Et enkelt adgangspunkt for gentagne anmodninger til virksomhedens sekretær
- Indsendelse af årsrapport (AR)
- AGM-administration
- Officer ændrer Agent
- Overførsel af aktier
- Aktieudstedelse
- Ændring i registreret adresse
- SSIC-kodeændring
- Skift regnskabsår afsluttet
- Opdater Partikulær
- RORC Opdateringer
- Finansielle oplysninger (XBRL)
- Opdater Virksomhedsnavn
- Ændring i Revisoragent
- Forlængelse af tid (EOT)
- Udbytte
- Ændring af forfatning
- Register over nomineret
- Sletning af Virksomhed
- Registrering af gebyrer
- Bankåbning
- Virksomhedsuddrag
Tjenestedetektering og vejledt optagelse
Agenten bruger Knoon videnbasen til at identificere, hvilken virksomhedssekretærtjeneste klienten har brug for, og spørger derefter kun efter den information, der er obligatorisk for den specifikke anmodning.
KYC og håndtering af vedhæftninger i Whatsapp
Arbejdsgangen kan registrere obligatoriske vedhæftede filer, herunder tilfælde hvor både for- og bagsiden af et ID-kort er nødvendige, og opfordre klienten til at fuldføre manglende uploads, før sagen kan gå videre.
Dokumentforberedelse med Google Docs og Drive
Når indsendelsen er fuldført, forbereder Knoon de obligatoriske dokumenter ved hjælp af Google Docs, gemmer arbejdsfilerne i Google Drive og eksporterer den endelige pakke til PDF til underskrift og arkivering.
1. Identificer anmodningen
Klienten starter i WhatsApp. Knoon kortlægger anmodningen til den rette servicetype ved hjælp af Forbis videnbase.
2. Indsaml oplysninger og KYC
Agenten indsamler strukturerede oplysninger, anmoder om de obligatoriske vedhæftede filer og kontrollerer, om vedhæftningerne er komplette.
2. Indsaml oplysninger og KYC
Agenten indsamler strukturerede oplysninger, anmoder om de obligatoriske vedhæftede filer og kontrollerer, om vedhæftningerne er komplette.
3. Marker huller med det samme
Hvis en indsendelse er ufuldstændig, bliver klienten bedt om det manglende dokument eller den manglende side, før personalet behøver at træde til.
4. Forbered papirarbejdet
Indsendt information bruges til at forberede de obligatoriske virksomhedsekretærdokumenter gennem Google Docs og Google Drive workflows.
4. Forbered papirarbejdet
Indsendt information bruges til at forberede de obligatoriske virksomhedsekretærdokumenter gennem Google Docs og Google Drive workflows.
5. Send til underskrift
Forberedte dokumenter eksporteres til PDF og sendes til klienten til gennemgang og signature.
6. Spor med billetter
Hvert svar er tildelt en billet, så teamet kan overvåge status, overlevere arbejde klart og identificere sager, der kræver menneskelig opmærksomhed.
6. Spor med billetter
Hvert svar er tildelt en billet, så teamet kan overvåge status, overlevere arbejde klart og identificere sager, der kræver menneskelig opmærksomhed.
Menneske i løkken
Hvis en sag kræver menneskelig intervention, kan teamet gå ind direkte gennem den billetterede arbejdsgang, svare klienten, præcisere manglende oplysninger og flytte anmodningen fremad uden at miste den fulde kontekst af samtalen eller dokumentstatus.
Reply to ticketed case
Arbejdsgang
Fra WhatsApp-modtagelse til dokumentforberedelse og sporet færdiggørelse
Arbejdsgangen holder Dataindsamling, KYC-håndtering, dokumentgenerering og billetbaseret fremskridtssporing inden for en enkelt operationel løkke, hvilket gør det nemmere for teamet at håndtere flere kundeforespørgsler uden at miste overblikket.
Agenter
- Agent for Selskabssekretariatet
Værktøjer
- Google Drive
- Google Docs
Viden
- Årlig overholdelse og indberetninger
- Ændringer for officer og revisor
- Ændringer i aktionærforhold og kapital
- Opdateringer af virksomhedsprofil
- Forfatning og styringshandlinger
- Lukning, Gebyrer & Regulatoriske Tiltag
- Bank- og virksomhedsdokumenter
Arbejdskasse
- Udkast til beslutning
Samtaler
Færdigheder
- Sekretariatsservice for virksomheder
ForBis får en mere kontrolleret virksomhedsssekretær arbejdsproces: klienter indsender gennem WhatsApp, vedhæftede filer bliver tjekket tidligere, dokumentforberedelse standardiseres, hvert svar bliver billetført, og personale kan træde til kun når en sag reelt kræver menneskelig vurdering.