案例研究 / ForBis 会计服务

ForBis 会计服务使用 Knoon 构建基于 WhatsApp 的企业会计

6分钟阅读

ForBis 会计服务使用 knoon 将企业秘书和会计统一到单一的 WhatsApp 工作流程中，用于 KYC、文档准备、进度跟踪和人工升级。

在自动化之前，每个请求都依赖于手动的反复沟通。工作人员必须追踪缺失的KYC详情，检查每个附件，与客户沟通，准备文件，发送文件以供签署，然后跟踪哪些事项已经推进，哪些还没有进展。

Knoon 在 WhatsApp 之上引入了一个结构化的操作层。智能体识别所需的服务，收集正确的信息，检测缺失的附件，如身份证的正反面，使用 Google Docs 和 Drive 准备文件，并为每个回复生成工单，以便团队从一个位置监控进展。

关键结果
5
每天节省的小时数
x4
提供全天候24/7工单响应
$5000
潜在估计节省成本
问题

会计和公司秘书工作高度手动化

ForBis 需要一种更好的方式与客户沟通，收集必填信息和 KYC 文件，并准备正确的文书工作，而无需依赖反复跟进、手动检查和分散的交接。

  • 团队需要人力与客户沟通并收集必填信息，包括KYC文件。

  • 当提交不完整时，工作人员不得不反复与客户沟通以请求缺少的详细信息或文件。

  • 每个提交的文档在使用前仍需手动检查。

  • 员工经常需要直接与客户沟通以填写缺失的信息。

  • 文件必须根据每个客户提供的信息手动准备。

  • 文件准备好后，仍需发送给客户签署。

  • 从开始到结束，跟踪每个客户请求的进展都很困难。

解决方案

一个以 WhatsApp 为主的接收和文档工作流程，配备工单系统和人工审核

Knoon 作为会计和秘书请求的前门。它识别服务类型，收集必填详情，验证是否上传了正确的文件，准备草稿文件，将其导出为 PDF，并且仅将异常情况转交给人类处理。

Forbis Accounting
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message

支持的服务

企业秘书定期请求的统一入口

  • 提交年度申报表 (AR)
  • 年度股东大会管理
  • 警官更改智能体
  • 分享转账
  • 分享发行
  • 注册地址变更
  • SSIC代码变更
  • 更改财年结束（FYE）
  • 更新详细信息
  • RORC 更新
  • 财务（XBRL）
  • 更新公司名称
  • 审计智能体变更
  • 延期申请 (EOT)
  • 股息
  • 宪法的变更
  • 受托人登记册
  • 注销公司
  • 注册负担
  • 银行开户
  • 公司提取

服务检测与引导录入

智能体使用 Knoon 知识库来识别客户需要哪种公司秘书服务，然后仅请求该特定请求所需的信息。

在 WhatsApp 中的 KYC 和附件处理

工作流程可以检测必填的附件，包括需要身份证正反面照片的情况，并在案件继续处理前提示客户完成缺失的上传。

使用 Google 文档和云端硬盘进行文档准备

提交完成后，Knoon 使用 Google Docs 准备必填文档，将工作文件存储在 Google Drive 中，并导出最终包裹为 PDF 以供签名和归档。

1. 确认请求

客户端从 WhatsApp 开始。knoon 使用 Forbis 知识库将请求映射到正确的服务类型。

2. 收集详细信息和KYC

智能体收集结构化信息，请求必填的支持文件，并检查附件是否完整。

2. 收集详细信息和KYC

智能体收集结构化信息，请求必填的支持文件，并检查附件是否完整。

3. 立即标记空白

如果提交不完整，系统会要求客户提供缺失的文档或缺失的页面，然后工作人员才需要介入。

4. 准备相关文件

提交的信息将用于通过 Google Docs 和 Google Drive 工作流程准备必填的公司秘书文件。

4. 准备相关文件

提交的信息将用于通过 Google Docs 和 Google Drive 工作流程准备必填的公司秘书文件。

5. 发送签署

准备好的文件将导出为 PDF 并发送给客户以供审阅和签署。

6. 使用工单进行跟踪

每个回复都会生成工单，以便团队监控状态，顺利交接工作，并识别需要人类关注的案例。

6. 使用工单进行跟踪

每个回复都会生成工单，以便团队监控状态，顺利交接工作，并识别需要人类关注的案例。

人类在环

如果案件需要人类干预，团队可以直接通过带有工单的工作流程介入，回复客户，澄清缺失的细节，并推动请求向前发展，同时不会丢失对话或文档状态的完整上下文。

Chat

Human intervention on ticketed request

Human review

I need help with annual return filing and an officer change.

J
John Appleseed · User · johnappleseed@email.com · 2:33 PM

I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.

Forbis Corporate Secretarial · Agent · 2:34 PM

My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane.

J
John Appleseed · User · johnappleseed@email.com · 2:35 PM

Missing attachment detected: ID card back image. The case remains ticketed and pending until the upload is complete.

Forbis Corporate Secretarial · Agent · 2:36 PM

Here is the back of my ID card.

J
John Appleseed · User · johnappleseed@email.com · 2:37 PM

Attachment received. I have reviewed the ticket, confirmed the missing document is now complete, and the request can continue to document preparation.

Forbis Operator · Operator · 2:38 PM
Request Agent To Take Over
Reply to ticketed case
工作流程

从 WhatsApp 收集到文档准备及跟踪完成

该工作流程将数据收集、KYC 处理、文档生成和基于工单的进度跟踪整合到一个单一的操作循环中，使团队更容易管理更多客户请求，同时保持可见性。

智能体

  • 公司秘书智能体

工具

  • Google Drive
  • Google 文档

知识

  • 年度合规与申报
  • 军官与审计员变更
  • 股权及资本变动
  • 公司个人资料更新
  • 宪法与治理行动
  • 关闭、费用与监管行动
  • 银行与公司文件

Workbox

  • 草稿决议

聊天

  • WhatsApp

技能

  • 公司秘书服务

ForBis 获得了更受控的公司秘书工作流程：客户通过 WhatsApp 提交，附件更早被检查，文档准备标准化，每个回复都有工单记录，且仅当案件确实需要人类判断时，员工才会介入。