Vaka İncelemesi / Larry Müteahhitleri

Larry Contractors, Knoon Ajan'ı QuickBooks ile Muhasebe Sürecini Kolaylaştırmak İçin Nasıl Kullanıyor

6 dk okuma

Larry Contractors, finansal kayıtları doğru ve güncel tutarken manuel yönetici işlerini azaltmak için Knoon Ajan kullanarak QuickBooks ile muhasebeyi kolaylaştırır.

Otomasyondan önce, çoğu istek parça parça Whatsapp mesajları, geri aramalar ve personel telefonlarına dağılmış Notlar olarak geliyordu. Bu, yavaş yanıt sürelerine ve umut vadeden işlerde tutarsız takiplere neden oluyordu.

Knoon, iş bağlamını erken yakalayan, Yönetici çalışmalarını QuickBooks ve OneDrive ile senkronize eden ve yoğun haftalarda bile ofis ekibini hareket halinde tutan müteahhitlere özel bir işletme akışı tanıttı.

Anahtar Sonuçları

65%

Daha hızlı lead yanıt süresi

52%

Daha az yönetici takip çalışması

3.1x

Haftada daha fazla alıntılanan iş

Meydan Okuma

Dağınık makbuzlar yüzünden muhasebe yavaşladı

Bazı fişler WhatsApp'ta paylaşıldı, bazıları ise fiziksel biçimde kaldı. Bu durum, QuickBooks'ta defter tutmayı daha yavaş ve doğru tutmayı zorlaştırdı.

QuickBooks AI önemli makbuz detaylarını kaçırdı

QuickBooks AI her zaman makbuz tarihlerini, kategorileri, toplamları ve vergileri doğru şekilde yakalayamadı, bu yüzden kayıtların güvenilir olması için manuel inceleme gerekiyordu.

Her fatura için çok fazla manuel giriş

Basit makbuzlarda bile alacaklı isimlerini, fiyatları ve diğer detayları tek tek yazmak gerekiyordu, bu da rutin muhasebe işlerini tekrar eden yönetici işine dönüştürüyordu.

OneDrive yüklemesi başka bir Yönetici adımı ekledi

QuickBooks güncellendikten sonra, ekip yine de her fişi indirmek, doğru belge numarası ile eşleştirmek ve doğru OneDrive klasörüne manuel olarak kaydetmek zorundaydı.

Çözüm

Makbuzları Whatsapp kullanarak Knoon'a gönderin

Larry Contractors, ev sahiplerini nitelendiren, saha detaylarını toplayan ve acil işleri hemen yönlendiren bir Whatsapp ai ajanı aracılığıyla yeni iş taleplerini merkezi olarak yönetiyor.

Today

Uploaded receipt image.

2:33 PM

Personal Assistant: Receipt received. This receipt is from Supermarket for $12.

2:34 PM

Bookkeeping Agent: I added it to QuickBooks and uploaded the receipt to OneDrive.

2:34 PM

Type a message

Ajan Fişleri Okur ve QuickBooks'ta Kaydeder

Ajan, her fişi okuyarak QuickBooks'a kaydeder; satın alma kategorisi, vergi fişi olup olmadığı, vergi oranı ve son fiyat dahil olmak üzere.

DATE

TYPE

PAYEE

Makbuzları OneDrive'a Kaydet

Ajan, OneDrive'da bir klasör oluşturur ve bunu QuickBooks'ta kullanılan aynı belge numarasıyla yeniden adlandırır, böylece her makbuzu daha sonra bulmak daha kolay olur.

INV-0001

Updated today

INV-0002

January 31

INV-0003

May 20

INV-0004

January 30

INV-0005

January 31

INV-0006

January 31

INV-0007

May 20

INV-0008

May 20

İş Akışı

Küçük Şirketler İçin Oyun Değiştiren Muhasebe İş Akışı

Knoon, WhatsApp, QuickBooks, OneDrive ve Muhasebe Ajanlarını tek bir İş Akışı içinde birleştirir, böylece küçük şirketler faturalarını daha hızlı kaydedebilir, manuel muhasebe işlerini azaltabilir ve belgeleri düzenli tutabilir.

Ajanlar

Müsteşar Ajan
Ödenmemiş faturaları listele Ajan
Ödenmemiş faturalar Ajanını durdur
Fatura Yükleyici Ajan

Araçlar

QuickBooks
OneDrive

Bilgi

Temel şirket bilgisi

Workbox

Fatura/gider Ekle
Ödenmemiş faturaları listele
Ödenmemiş faturaların ödemesi

Sohbetler

Beceriler

Muhasebe

Küçük şirketler için en büyük kazanç sadece daha hızlı defter tutmak değildir. Fişlerin WhatsApp'ta yakalanması, QuickBooks'ta kaydedilmesi ve OneDrive'da tek, güvenilir ve manuel işi azaltan, kayıtların daha kolay güvenilir kalmasını sağlayan bir İş Akışı aracılığıyla saklanmasıdır.