Organization Summary
Gold Tax använder Knoon för att hantera sista minuten-inlämningar av kvitton och fakturor för kvartalsvis momsrapportering utan att anställa tillfällig personal vid behov.
Varje kvartal skickar kunder in kvitton och fakturor nära GST:s deadline. Gold Tax var tvungna att skicka in dokumenten snabbt, men arbetsbelastningen kom i en koncentrerad våg och kunde inte hanteras med sista minuten-anställningar.
Knoon Arbetsprocesser gav Gold Tax efterfrågestyrd bearbetningskapacitet. Kunder laddar upp kvitton i ett gemensamt arbetsflöde, Knoon-agenter läser och bearbetar varje dokument, och filerna organiseras i mappar med dokumentnummer som matchar bokföringsposterna.
Nyckelresultat
Utmaning
Gold Tax behövde ett snabbare sätt att hantera kvittens- och fakturapåslag i slutet av varje kvartal utan att överbelasta personalen, försena GST-inlämningen eller anställa extra personer endast för peakperioder.
Kundinsändningar nådde sin topp varje kvartal
Kvitton och fakturor anlände ofta nära GST-deadlinen, vilket skapade korta perioder av intensivt arkiveringsarbete istället för en jämn arbetsbelastning.
Anställning på begäran var inte praktiskt
Tillfällig arbetskraft kunde inte tas in tillräckligt snabbt, och ny personal skulle ändå behöva Bokföringssammanhang innan de kunde hantera kundregister på ett pålitligt sätt.
Varje klient behövde olika behandlingsregler
En försäkringsagent skickar inte in dokument som ett litet företag eller bilhandlare, så Gold Tax behövde arbetsflöden som kunde anpassas för olika kundtyper.
Lösning
Kunder skickar kvitton och fakturor till Knoon, där inskickningarna delas med Gold Tax i en arbetsprocess istället för att spridas över manuella uppföljningar.
Knoon Agenter bearbetar varje kvittens över natten
Agenten läser varje kvitto, identifierar mottagaren, datum, belopp, momsbehandling och kategori, och förbereder sedan posten i Xero eller QuickBooks medan tusentals dokument kan hanteras utan mänsklig inmatning.
Mappar matchar bokföringsposterna
Agenten organiserar dokument i OneDrive-mappar med hjälp av dokumentnummer som matchar posterna, så att Gold Tax snabbt kan granska och hämta filer efter bearbetning.
Mallar som används av Gold Tax
Starta från samma kvittomottagning, Xero, OneDrive och anpassningsarbetsflöden som Gold Tax använde med Knoon.