5
Timmar sparade varje dag
Fallstudie / ForBis Redovisningstjänst
ForBis Bokföringstjänst bygger WhatsApp-baserad företagsbokföring med Knoon
ForBis Bokföringstjänst använder Knoon för att förena bolagssekreterare och bokföring i ett enda Whatsapp-arbetsflöde för KYC, dokumentförberedelse, framstegsspårning och Human-eskalering.
Innan automatisering berodde varje förfrågan på manuellt fram och tillbaka. Personal var tvungen att jaga saknade KYC-uppgifter, granska varje bilaga, prata med klienten, förbereda papper, skicka dokument för undertecknande och sedan hålla reda på vad som hade eller inte hade gått framåt.
Knoon introducerade ett strukturerat operativlager över WhatsApp. Agenten identifierar den tjänst som behövs, samlar in rätt information, upptäcker saknade bilagor såsom fram- och baksidan av ett ID-kort, förbereder dokument med Google Docs och Drive, och skapar ärenden för varje svar så att teamet kan övervaka framstegen från ett och samma ställe.
Nyckelresultat
x4
Responsiv för biljettbestämd support dygnet runt
$5000
Potentiellt uppskattad kostnadsbesparing
Problem
Bokföring och bolagssekreterararbete var mycket manuellt
ForBis behövde ett bättre sätt att kommunicera med kunder, samla in den obligatoriska informationen och KYC-dokumenten samt förbereda rätt papper utan att behöva förlita sig på upprepade uppföljningar, manuell kontroll och fragmenterade överlämningar.
Teamet behövde arbetskraft för att kommunicera med kunder och samla in den obligatoriska informationen, inklusive KYC-dokument.
När inskickade uppgifter var ofullständiga var personalen tvungen att gå fram och tillbaka med kunderna flera gånger för att begära saknade detaljer eller filer.
Varje inskickat dokument måste fortfarande kontrolleras manuellt innan det kan användas.
Personal var ofta tvungen att prata direkt med klienter för att fylla i saknad information.
Dokument var tvungna att förberedas manuellt baserat på den information som varje klient tillhandahöll.
När dokumenten var färdiga behövde de fortfarande skickas till klienterna för signature.
Det var svårt att hålla koll på framstegen för varje kundförfrågan från start till slut.
Lösning
Ett WhatsApp-först intag och dokumentarbetsflöde med ticketing och human granskning
Knoon fungerar som huvudingång för bokförings- och sekreterarförfrågningar. Det identifierar servicetypen, samlar in obligatoriska detaljer, validerar om rätt filer laddats upp, förbereder utkastdokument, exporterar dem till PDF och vidarebefordrar endast undantagsfall för human uppmärksamhet.
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message
Stödda tjänster
En ingångspunkt för återkommande företagssekreterarärenden
- Inlämning av årlig rapport (AR)
- AGM-hantering
- Officers ändrar Agent
- Aktieöverföring
- Aktieutgivning
- Ändring i registrerad adress
- Ändring av SSIC-kod
- Ändra RBY
- Uppdatera Particular
- RORC Uppdateringar
- Finansiellt (XBRL)
- Uppdatera Företagsnamn
- Ändring i Revisionsagent
- Tidsförlängning (EOT)
- Utdelning
- Ändring av konstitutionen
- Register över nominerade
- Avregistrera Företag
- Registrering av avgifter
- Banköppning
- Företag Extrahera
Servicedetektering och vägledd registrering
Agenten använder Knoon Kunskapsbas för att identifiera vilken företagsekreterartjänst klienten behöver, och frågar sedan endast efter den information som är obligatorisk för just den specifika förfrågan.
KYC och hantering av bilagor i Whatsapp
Arbetsflödet kan upptäcka obligatoriska bilagor, inklusive fall där både fram- och baksidan av ett ID-kort krävs, och uppmana klienten att slutföra saknade uppladdningar innan ärendet går vidare.
Dokumentförberedelse med Google Docs och Drive
När inskickningen är klar förbereder Knoon de obligatoriska dokumenten med hjälp av Google Docs, lagrar arbetsfilerna i Google Drive och exporterar det slutgiltiga paketet till PDF för signering och arkivering.
1. Identifiera förfrågan
Kunden börjar i WhatsApp. Knoon kopplar förfrågan till rätt tjänstetyp med hjälp av ForBis kunskapsbas.
2. Samla in uppgifter och KYC
Agenten samlar in strukturerad information, begär de obligatoriska bilagorna och kontrollerar om bilagorna är fullständiga.
2. Samla in uppgifter och KYC
Agenten samlar in strukturerad information, begär de obligatoriska bilagorna och kontrollerar om bilagorna är fullständiga.
3. Flagga luckor omedelbart
Om en inskickning är ofullständig, ombeds klienten att lämna det saknade dokumentet eller den saknade sidan innan personalen behöver gå in.
4. Förbered pappersarbetet
Inlämnad information används för att förbereda de obligatoriska företagssekreterardokumenten via Google Docs och Google Drive arbetsflöden.
4. Förbered pappersarbetet
Inlämnad information används för att förbereda de obligatoriska företagssekreterardokumenten via Google Docs och Google Drive arbetsflöden.
5. Skicka för signering
Förberedda dokument exporteras till PDF och skickas till kunden för granskning och signature.
6. Spåra med biljetter
Varje svar är biljetterat så att teamet kan övervaka status, överlämna arbete smidigt och identifiera ärenden som behöver mänsklig uppmärksamhet.
6. Spåra med biljetter
Varje svar är biljetterat så att teamet kan övervaka status, överlämna arbete smidigt och identifiera ärenden som behöver mänsklig uppmärksamhet.
Human i loopen
Om ett ärende kräver Human intervention kan teamet gå in direkt genom det biljettbaserade arbetsflödet, svara klienten, klargöra saknade detaljer och flytta förfrågan framåt utan att tappa bort hela kontexten av samtalet eller dokumentstatusen.
Reply to ticketed case
Arbetsflöde
Från WhatsApp-intag till dokumentsförberedelse och spårad slutförande
Arbetsflödet håller datainsamling, KYC-hantering, dokumentgenerering och ärendebaserad framstegsspårning inom en enda operativ cykel, vilket gör det enklare för teamet att hantera fler kundförfrågningar utan att förlora insyn.
Agenter
- Företagssekreteraragent
Verktyg
- Google Drive
- Google Docs
Kunskap
- Årlig efterlevnad och inlämningar
- Tjänsteman & revisorändringar
- Ägarandelar & Kapitalförändringar
- Företagsprofiluppdateringar
- Stadgar och styrningsåtgärder
- Avslut, Avgifter och Regulatoriska Åtgärder
- Bank- och företagsdokument
Workbox
- Utkast till resolution
Chattar
Färdigheter
- Företagssekreterartjänst
ForBis får ett mer kontrollerat Företag sekreterarflöde: kunder skickar in via WhatsApp, bilagor kontrolleras tidigare, dokumentförberedelse standardiseras, varje svar registreras som biljett, och personal kan endast träda in när ett ärende verkligen kräver Human bedömning.