Case Study / Larry Contractors

Hvordan Larry Contractors bruker Knoon Agent for å effektivisere bokføringsprosessen med QuickBooks

6 min lesing

Larry Contractors bruker Knoon Agent for å effektivisere bokføringen med QuickBooks, redusere manuelt Admin-arbeid samtidig som de økonomiske registrene holdes nøyaktige og oppdaterte.

Før automatisering kom de fleste forespørsler som fragmenterte WhatsApp-meldinger, tilbakeringinger og notater spredt på ansattes telefoner. Det førte til langsomme svartider og ujevn oppfølging av lovende jobber.

Knoon introduserte en entreprenør-spesifikk driftsflyt som fanger jobbkontekst tidlig, synkroniserer admin-arbeid til QuickBooks og OneDrive, og holder kontorteamet i bevegelse selv i travle uker.

Nøkkelresultater

65%

Raskere svartid på kundehenvendelser

52%

Mindre administrativt oppfølgingsarbeid

3.1x

Flere tilbudte jobber per uke

Utfordring

Regnskapsføring forsinket av spredte kvitteringer

Noen kvitteringer ble delt i WhatsApp, mens andre forble i fysisk form. Det gjorde bokføringen tregere og vanskeligere å holde nøyaktig i QuickBooks.

QuickBooks AI manglet viktige kvitteringsdetaljer

QuickBooks AI fanget ikke alltid kvitteringsdatoer, kategorier, totaler og skatt korrekt, så oppføringer måtte fortsatt gjennomgås manuelt før de kunne stoles på.

For mye manuell inntasting for hver regning

Selv enkle kvitteringer krevde at man skrev inn mottakernavn, priser og andre detaljer én etter én, noe som gjorde rutinemessig bokføring til repeterende admin-arbeid.

OneDrive-last opp la til et annet admin steg

Etter oppdatering av QuickBooks måtte teamet fortsatt laste ned hver kvittering, matche den med riktig dokumentnummer, og arkivere den i riktig OneDrive-mappe manuelt.

Løsning

Send inn kvitteringer til Knoon ved å bruke Whatsapp

Larry Contractors sentraliserte nye jobbforespørsler gjennom en WhatsApp AI Agent som kvalifiserer huseiere, samler inn sted detaljer, og ruter haster jobber umiddelbart.

Today

Uploaded receipt image.

2:33 PM

Personal Assistant: Receipt received. This receipt is from Supermarket for $12.

2:34 PM

Bookkeeping Agent: I added it to QuickBooks and uploaded the receipt to OneDrive.

2:34 PM

Type a message

Agent les kvitteringer og registrerer dem i QuickBooks

Agenten leser hver kvittering og registrerer den i QuickBooks, inkludert kjøpskategori, om det er en skattekvittering, skattesats og sluttpris.

DATE

TYPE

PAYEE

Lagre kvitteringer til OneDrive

Agenten oppretter en mappe i OneDrive og gir den nytt navn for å samsvare med samme dokumentnummer som brukes i QuickBooks, noe som gjør hver kvittering lettere å finne senere.

INV-0001

Updated today

INV-0002

January 31

INV-0003

May 20

INV-0004

January 30

INV-0005

January 31

INV-0006

January 31

INV-0007

May 20

INV-0008

May 20

Arbeidsflyt

Banebrytende arbeidsflyt for bokføring for små selskaper

Knoon kobler WhatsApp, QuickBooks, OneDrive og Regnskap agenter inn i én arbeidsflyt slik at små selskaper kan registrere kvitteringer raskere, redusere manuelt bokføringsarbeid og holde dokumenter organisert.

Agenter

Regnskapsfører Agent
Liste over ubetalte regninger Agent
Avslutt ubetalte regninger Agent
Fakturabelaster Agent

Verktøy

QuickBooks
OneDrive

Kunnskap

Grunnleggende selskapsinformasjon

Arbeidsboks

Legg til regning/utgift
List opp ubetalte regninger
Betaling av ubetalte regninger

Samtaler

Ferdigheter

Regnskap

For små bedrifter er den største fordelen ikke bare raskere bokføring. Det er å ha kvitteringer fanget i WhatsApp, registrert i QuickBooks, og lagret i OneDrive gjennom en pålitelig Arbeidsflyt som reduserer manuelt arbeid og gjør det enklere å stole på arkivene.