Organization Summary
Gold Tax bruker Knoon for å behandle siste-liten kvitterings- og faktura-innsendinger for kvartalsvis MVA-rapportering uten å ansette midlertidig personale etter behov.
Hver kvartal sender klienter inn kvitteringer og fakturaer nær GST-fristen. Gold Tax måtte sende inn dokumentene raskt, men arbeidsmengden kom i en konsentrert bølge og kunne ikke løses med siste-liten ansettelser.
Knoon arbeidsprosesser ga Gold Tax prosesskapasitet på forespørsel. Kunder laster opp kvitteringer i en delt arbeidsflyt, Knoon agenter leser og behandler hvert dokument, og filene organiseres i mapper med dokumentnumre som samsvarer med regnskapsoppføringene.
Nøkkelresultater
Utfordring
Gold Tax trengte en raskere måte å håndtere økninger i kvitteringer og fakturaer ved slutten av hvert kvartal uten å overbelaste ansatte, forsinke MVA-innlevering eller ansette ekstra folk kun for toppperioder.
Kundeinnleveringer nådde toppen hvert kvartal
Kvitteringer og fakturaer kom ofte nær fristen for merverdiavgift, noe som skapte korte perioder med mye arkiveringsarbeid i stedet for en jevn arbeidsmengde.
Ansettelse på forespørsel var ikke praktisk
Midlertidig arbeidskraft kunne ikke hentes raskt nok, og nytt personale ville fortsatt trenge regnskapskontekst før de håndterer klientregistre pålitelig.
Hver klient trengte forskjellige behandlingsregler
En forsikringsagent sender ikke inn dokumenter som en liten forretning eller bilforhandler, så Gold Tax trengte arbeidsflyter som kunne tilpasses for ulike kundetyper.
Løsning
Kunder sender kvitteringer og fakturaer til Knoon, hvor innsendingene deles med Gold Tax i én arbeidsprosess i stedet for spredt over manuelle oppfølginger.
Knoon agenter behandler hver kvittering over natten
Agenten leser hver kvittering, identifiserer mottaker, dato, beløp, GST-behandling og kategori, og forbereder deretter posten i Xero eller QuickBooks mens tusenvis av dokumenter kan behandles uten Menneske-typing.
Mapper samsvarer med regnskapsoppføringene
Agenten organiserer dokumenter i OneDrive-mapper ved hjelp av dokumentnumre som samsvarer med postene, slik at Gold Tax raskt kan gjennomgå og hente Filer etter behandling.
Malmaler brukt av Gold Tax
Start fra den samme kvitteringsinnsamlingen, Xero, OneDrive, og tilpasningsarbeidsflytene Gold Tax brukte med Knoon.