Organization Summary
Gold Tax gebruikt Knoon om last-minute ontvangstbewijzen en facturen te verwerken voor het kwartaalgewijze indienen van de btw zonder tijdelijk personeel in te huren op afroep.
Elk kwartaal dienen klanten bonnetjes en facturen in vlak voor de BTW-deadline. Gold Tax moest de documenten snel indienen, maar de werklast kwam in een geconcentreerde piek binnen en kon niet worden opgelost door last-minute aanwervingen.
Knoon Werkprocessen zorgden voor Gold Tax on-demand verwerkingscapaciteit. Klanten uploaden bonnetjes in een gedeelde workflow, Knoon agenten lezen en verwerken elk document, en de bestanden worden georganiseerd in mappen met documentnummers die overeenkomen met de boekhouding.
Kernresultaten
Uitdaging
Gold Tax had een snellere manier nodig om de toestroom van bonnetjes en facturen aan het einde van elk kwartaal te verwerken zonder het personeel te overbelasten, de GST-indiening te vertragen of extra mensen aan te nemen alleen voor piekperioden.
Inzendingen van cliënten piekten elk kwartaal
Ontvangsten en facturen kwamen vaak vlak voor de GST-deadline binnen, wat korte periodes van intensief archiveringswerk veroorzaakte in plaats van een gelijkmatige werkbelasting.
On-demand werving was niet praktisch
Tijdelijk personeel kon niet snel genoeg worden ingezet, en nieuw personeel zou nog steeds boekhoudkundige context nodig hebben voordat ze betrouwbaar met klantendossiers kunnen omgaan.
Elke cliënt had verschillende verwerkingsregels nodig
Een verzekeringsagent verzendt geen documenten zoals een klein bedrijf of autohandelaar, dus Gold Tax had workflows nodig die op maat gemaakt konden worden voor verschillende cliënttypen.
Oplossing
Klanten sturen bonnetjes en facturen naar Knoon, waar de inzendingen worden gedeeld met Gold Tax in één werkproces in plaats van verspreid over handmatige opvolgingen.
Knoon Agenten verwerken elke bon 's nachts
De Agent leest elke bon, identificeert de begunstigde, datum, bedrag, GST-behandeling en categorie, en bereidt vervolgens de registratie voor in Xero of QuickBooks terwijl duizenden documenten zonder Menselijk typen kunnen worden verwerkt.
Mappen komen overeen met de boekhoudkundige gegevens
De Agent organiseert documenten in OneDrive-mappen met behulp van documentnummers die overeenkomen met de records, zodat Gold Tax de Bestanden snel kan bekijken en ophalen na verwerking.
Sjablonen gebruikt door Gold Tax
Begin met dezelfde ontvangstinname, Xero, OneDrive en aanpassingsworkflows die Gold Tax gebruikte met Knoon.