5
Uren bespaard elke dag
Casestudy / ForBis Accountancy Service
ForBis Accountancy Service bouwt WhatsApp-gebaseerde bedrijfsboekhouding met Knoon
ForBis Accountancy Service gebruikt Knoon om corporate secretariële taken en Boekhouding te verenigen in één enkele WhatsApp-werkstroom voor KYC, documentvoorbereiding, voortgangscontrole en Menselijke escalatie.
Voor automatisering was elke aanvraag afhankelijk van handmatig heen en weer werk. Medewerkers moesten ontbrekende KYC-gegevens achtervolgen, elke bijlage inspecteren, met de klant spreken, papierwerk voorbereiden, documenten ter ondertekening verzenden en vervolgens bijhouden wat wel of niet was voortgezet.
Knoon introduceerde een gestructureerde bedieningslaag over WhatsApp. De Agent identificeert de benodigde service, verzamelt de juiste informatie, detecteert ontbrekende bijlagen zoals de voor- en achterkant van een identiteitskaart, bereidt documenten voor met Google Docs en Drive, en registreert elke reactie zodat het team de voortgang vanaf één plek kan volgen.
Kernresultaten
x4
Responsief voor 24/7 ticketreactie
$5000
Potentieel geschatte bespaarde kosten
Probleem
Boekhouding & werkzaamheden op het gebied van bedrijfssecretariaat waren sterk handmatig
ForBis had een betere manier nodig om met cliënten te communiceren, de vereiste informatie en KYC-documenten te verzamelen en de juiste papieren voor te bereiden zonder te vertrouwen op herhaalde opvolging, handmatige controles en gefragmenteerde overdrachten.
Het team had mankracht nodig om te communiceren met klanten en de vereiste informatie te verzamelen, inclusief KYC-documenten.
Wanneer inzendingen onvolledig waren, moesten medewerkers herhaaldelijk heen en weer gaan met cliënten om ontbrekende details of bestanden op te vragen.
Elk ingediend document moest nog steeds handmatig worden gecontroleerd voordat het kon worden gebruikt.
Personeel moest vaak rechtstreeks met klanten spreken om ontbrekende informatie aan te vullen.
Documenten moesten handmatig worden voorbereid op basis van de door elke klant verstrekte informatie.
Eenmaal voorbereid, moesten de documenten nog naar de klanten worden verzonden voor signature.
Het was moeilijk om de voortgang van elke klantaanvraag van start tot finish bij te houden.
Oplossing
Een WhatsApp-eerst intake- en documentwerkstroom met ticketing en menselijk beoordelingsproces
Knoon fungeert als de voordeur voor verzoeken op het gebied van Boekhouding en secretariaat. Het identificeert het type service, verzamelt Vereiste details, controleert of de juiste Bestanden zijn geüpload, bereidt Concept documenten voor, exporteert ze naar PDF en leidt alleen uitzonderingsgevallen door voor Menselijke aandacht.
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message
Ondersteunde Diensten
Eén toegangspunt voor terugkerende verzoeken aan de bedrijfssecretaris
- Indiening van jaarlijkse aangifte (AR)
- AGM Beheer
- Beheerder Wijzigt Agent
- Aandelenoverdracht
- Aandelenuitgifte
- Wijziging in geregistreerd adres
- SSIC-codewijziging
- Wijzig FYE
- Bijwerken Specifiek
- RORC-updates
- Financiën (XBRL)
- Bedrijfsnaam bijwerken
- Wijziging in Auditor Agent
- Verlenging van Tijd (EOT)
- Dividend
- Afwisseling van Grondwet
- Register van Nominee
- Verwijderen van Bedrijf
- Registratie van lasten
- Bank openen
- Bedrijf Extraheren
Service detectie en begeleide intake
De Agent gebruikt de Knoon kennisbank om te bepalen welke bedrijfssecretarisdienst de cliënt nodig heeft, en vraagt vervolgens alleen om de informatie die voor dat specifieke verzoek vereist is.
KYC en bijlagebeheer in WhatsApp
De werkstroom kan vereiste bijlagen detecteren, inclusief gevallen waarin zowel de voorkant als de achterkant van een ID-kaart nodig zijn, en de klant aansporen om ontbrekende uploads te voltooien voordat de zaak verdergaat.
Documentvoorbereiding met Google Docs en Drive
Zodra de indiening is voltooid, bereidt Knoon de vereiste documenten voor met Google Docs, slaat de werkbestanden op in Google Drive en exporteert het definitieve pakket naar PDF voor ondertekening en archivering.
1. Identificeer het verzoek
De cliënt begint in WhatsApp. Knoon koppelt het verzoek aan het juiste Type service met behulp van de ForBis kennisbank.
2. Verzamel gegevens en KYC
De Agent verzamelt gestructureerde informatie, vraagt de vereiste ondersteunende bestanden op en controleert of de bijlagen compleet zijn.
2. Verzamel gegevens en KYC
De Agent verzamelt gestructureerde informatie, vraagt de vereiste ondersteunende bestanden op en controleert of de bijlagen compleet zijn.
3. Hiaten onmiddellijk markeren
Als een inzending onvolledig is, wordt de klant gevraagd om het ontbrekende document of de ontbrekende pagina voordat het personeel hoeft in te grijpen.
4. Bereid het papierwerk voor
Ingezonden informatie wordt gebruikt om de vereiste documenten van de bedrijfsecretaris voor te bereiden via Google Docs- en Google Drive-workflows.
4. Bereid het papierwerk voor
Ingezonden informatie wordt gebruikt om de vereiste documenten van de bedrijfsecretaris voor te bereiden via Google Docs- en Google Drive-workflows.
5. Ter ondertekening verzenden
Voorbereide documenten worden geëxporteerd naar PDF en naar de klant gestuurd voor beoordeling en signature.
6. Volg met tickets
Elke reactie wordt geregistreerd, zodat het team de status kan volgen, het werk netjes kan overdragen en gevallen kan identificeren die menselijke aandacht nodig hebben.
6. Volg met tickets
Elke reactie wordt geregistreerd, zodat het team de status kan volgen, het werk netjes kan overdragen en gevallen kan identificeren die menselijke aandacht nodig hebben.
Menselijk in de Lus
Als een zaak menselijke interventie vereist, kan het team direct ingrijpen via de ticket workflow, reageren op de klant, ontbrekende details verduidelijken en het verzoek voortzetten zonder de volledige context van het gesprek of de documentstatus te verliezen.
Reply to ticketed case
Werkstroom
Van WhatsApp-opname tot documentvoorbereiding en getraceerde voltooiing
De werkstroom houdt gegevensverzameling, KYC-afhandeling, documentgeneratie en ticketgebaseerde voortgangsregistratie binnen een enkele operationele lus, wat het voor het team gemakkelijker maakt om meer klantverzoeken te beheren zonder het overzicht te verliezen.
Agenten
- Corporate Secretariële Agent
Hulpmiddelen
- Google Drive
- Google Docs
Kennis
- Jaarlijkse naleving en indieningen
- Officier & Auditor Wijzigingen
- Aandeelhouderschap & Kapitaalwijzigingen
- Bedrijfsprofielupdates
- Grondwet & Bestuurlijke Acties
- Sluiting, Kosten & Regelgevende Acties
- Bankzaken & Bedrijfsdocumenten
Werkbox
- Conceptresolutie
Chats
Vaardigheden
- Corporate Secretariële dienst
ForBis krijgt een meer gecontroleerde workflow voor bedrijfssecretarissen: klanten versturen via WhatsApp, bijlagen worden eerder gecontroleerd, documentvoorbereiding wordt gestandaardiseerd, elke reactie wordt geregistreerd als ticket, en personeel kan alleen ingrijpen wanneer een zaak echt menselijke beoordeling nodig heeft.