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Ore risparmiate ogni giorno
Caso di Studio / Servizio di Contabilità ForBis
Il servizio di Contabilità ForBis costruisce la Contabilità Aziendale basata su WhatsApp con Knoon
Il Servizio Contabilità ForBis utilizza Knoon per unificare la segreteria aziendale e la contabilità in un unico flusso di lavoro WhatsApp per KYC, preparazione del documento, monitoraggio dei progressi e escalation umana.
Prima dell'automazione, ogni richiesta dipendeva da iterazioni manuali. Il personale doveva rincorrere i dettagli KYC mancanti, controllare ogni allegato, parlare con il cliente, preparare la documentazione, inviare i documenti per la firma e poi tenere traccia di ciò che era stato o non era stato portato avanti.
Knoon ha introdotto un livello operativo strutturato su WhatsApp. L'Agente identifica il servizio necessario, raccoglie le informazioni corrette, rileva gli allegati mancanti come il fronte e il retro di una carta d'identità, prepara i documenti con Google Docs e Drive, e registra ogni risposta in un ticket in modo che il team possa monitorare i progressi da un unico posto.
Risultati Chiave
x4
Reattivo con risposta tramite ticket 24/7
$5000
Potenziale costo stimato risparmiato
Problema
Il lavoro di contabilità e segreteria aziendale era altamente manuale
ForBis aveva bisogno di un modo migliore per comunicare con i clienti, raccogliere le informazioni obbligatorie e i documenti KYC, e preparare la documentazione corretta senza fare affidamento su continui solleciti, controlli manuali e trasferimenti frammentati.
Il team aveva bisogno di personale per comunicare con i clienti e raccogliere le informazioni richieste, inclusi i documenti KYC.
Quando le submission erano incomplete, lo staff doveva andare avanti e indietro con i clienti ripetutamente per richiedere dettagli o file mancanti.
Ogni Documento inviato doveva ancora essere controllato manualmente prima di poter essere utilizzato.
Il personale doveva spesso parlare direttamente con i clienti per completare le informazioni mancanti.
I documenti dovevano essere preparati manualmente basandosi sulle informazioni fornite da ogni cliente.
Una volta preparati, i documenti dovevano ancora essere inviati ai clienti per la signature.
È stato difficile tenere traccia dei progressi di ogni richiesta del cliente dall'inizio alla fine.
Soluzione
Un flusso di lavoro per il reclutamento e i documenti basato principalmente su WhatsApp con ticketing e revisione umana
Knoon funge da porta d'ingresso per le richieste di Contabilità e segreteria. Identifica il tipo di servizio, raccoglie i dettagli obbligatori, verifica che i file corretti siano stati caricati, prepara documenti in bozza, li esporta in PDF e indirizza solo i casi eccezionali all'attenzione umana.
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message
Servizi Supportati
Un punto di accesso unico per le richieste ricorrenti al segretario aziendale
- Presentazione della dichiarazione annuale (AR)
- Gestione AGM
- Ufficiale cambia Agente
- Trasferimento Condivisione
- Emissione di Azioni
- Variazione dell'Indirizzo Registrato
- Modifica Codice SSIC
- Cambia FYE
- Aggiorna Particolare
- Aggiornamenti RORC
- Finanze (XBRL)
- Aggiorna Nome Azienda
- Modifica nell'Agente Revisore
- Estensione del tempo (EOT)
- Dividendo
- Alternanza di Costituzione
- Registro del Rappresentante Nominale
- Cancellazione Azienda
- Registrazione delle Onorificenze
- Apertura del conto bancario
- Estrai Azienda
Rilevamento del servizio e registrazione guidata
L'agente utilizza la base di conoscenza di Knoon per identificare quale servizio di segreteria aziendale il cliente necessita, quindi chiede solo le informazioni obbligatorie per quella specifica richiesta.
Gestione KYC e allegati in WhatsApp
Il flusso di lavoro può rilevare gli allegati obbligatori, inclusi i casi in cui sono necessari sia il fronte che il retro di una carta d'identità, e invita il cliente a completare i caricamenti mancanti prima che il caso proceda.
Preparazione del documento con Google Docs e Drive
Una volta completata la presentazione, Knoon prepara i documenti obbligatori utilizzando Google Docs, archivia i file di lavoro in Google Drive ed esporta il pacchetto finale in PDF per la firma e l'archiviazione.
1. Identifica la richiesta
Il cliente inizia in WhatsApp. Knoon mappa la richiesta al giusto Tipo di servizio utilizzando la base di Conoscenza Forbis.
2. Raccogli dettagli e KYC
L'agente raccoglie informazioni strutturate, richiede i file di supporto obbligatori e verifica se gli allegati sono completi.
2. Raccogli dettagli e KYC
L'agente raccoglie informazioni strutturate, richiede i file di supporto obbligatori e verifica se gli allegati sono completi.
3. Segnala immediatamente le lacune
Se una consegna è incompleta, al cliente viene richiesto il documento mancante o la pagina mancante prima che lo staff debba intervenire.
4. Prepara la documentazione
Le informazioni inviate vengono utilizzate per preparare i documenti richiesti del segretario aziendale tramite flussi di lavoro di Google Docs e google drive.
4. Prepara la documentazione
Le informazioni inviate vengono utilizzate per preparare i documenti richiesti del segretario aziendale tramite flussi di lavoro di Google Docs e google drive.
5. Invia per la firma
I documenti preparati vengono esportati in PDF e inviati al cliente per revisione e signature.
6. Traccia con i biglietti
Ogni risposta è ticketata in modo che il team possa monitorare lo stato, trasferire il lavoro in modo ordinato e identificare i casi che necessitano di attenzione umana.
6. Traccia con i biglietti
Ogni risposta è ticketata in modo che il team possa monitorare lo stato, trasferire il lavoro in modo ordinato e identificare i casi che necessitano di attenzione umana.
Umano nel circuito
Se un caso richiede l'intervento umano, il team può intervenire direttamente attraverso il flusso di lavoro con ticket, rispondere al cliente, chiarire i dettagli mancanti e spostare la richiesta avanti senza perdere il contesto completo della conversazione o lo stato del documento.
Reply to ticketed case
Flusso di lavoro
Dall'acquisizione WhatsApp alla preparazione del Documento e completamento monitorato
Il flusso di lavoro mantiene la raccolta dei dati, la gestione KYC, la generazione del documento e il monitoraggio dei progressi basato sui ticket all'interno di un unico ciclo operativo, il che rende più facile per il team gestire più richieste dei clienti senza perdere visibilità.
Agenti
- Agente Segreteria Aziendale
Strumenti
- Google Drive
- Google Docs
Conoscenza
- Conformità & Registrazioni Annuali
- Modifiche a Ufficiale e Revisore
- Azionariato e Variazioni di Capitale
- Aggiornamenti Profilo Azienda
- Azioni di Costituzione e Governance
- Chiusura, Addebiti e Azioni Regolatorie
- Documenti Bancari e Aziendali
Workbox
- Bozza Risoluzione
Chat
Competenze
- Servizio di Segreteria Aziendale
ForBis ottiene un flusso di lavoro per il segretario aziendale più controllato: i clienti inviano tramite WhatsApp, gli allegati vengono controllati prima, la preparazione del documento è standardizzata, ogni risposta viene tracciata con un ticket e il personale può intervenire solo quando un caso richiede davvero il giudizio umano.