案例研究 / ForBis 會計服務

ForBis 會計服務使用 Knoon 建立基於 WhatsApp 的企業會計系統

6 分鐘閱讀

ForBis 會計服務使用 knoon 將公司秘書和會計整合為單一的 WhatsApp 工作流程，進行 KYC、文件準備、進度追蹤及人類升級。

在自動化之前，每個請求都依賴手動反覆操作。員工必須追蹤遺失的 KYC 詳細資料，檢查每個附件，與客戶溝通，準備文件，發送文件進行簽署，然後持續追蹤哪些進度已經推進或尚未推進。

Knoon 在 WhatsApp 上引入了一個結構化的操作層。代理人識別所需的服務，收集正確的信息，檢測缺少的附件，例如身分證的正反面，使用 Google Docs 和 Drive 準備文件，並為每個回應建立工單，讓團隊能從一處監控進度。

關鍵結果
5
每天節省的時間
x4
全年無休 24/7 門票響應
$5000
潛在估計節省成本
問題

會計及公司秘書工作高度手動操作

ForBis 需要一種更好的方式與客戶溝通，收集必填資訊和 KYC 文件，並準備適當的文件，而無需依賴反覆追蹤、手動檢查和零散的交接。

  • 團隊需要人力與客戶溝通並收集必填資訊，包括KYC文件。

  • 當提交資料不完整時，工作人員必須反覆與客戶來回聯繫以請求遺漏的細節或文件。

  • 每份提交的文件仍需手動檢查後才能使用。

  • 員工經常需要直接與客戶交談以填寫遺漏的信息。

  • 文件必須根據每位客戶提供的資訊手動準備。

  • 文件準備好後，仍需將文件發送給客戶簽署。

  • 很難追蹤每個客戶請求從開始到完成的進度。

解決方案

一個以 WhatsApp 為首的接收及文件工作流程，具備票務系統及人類審核

Knoon 作為會計和秘書需求的前門。它識別服務類型，收集必填細節，驗證是否上傳了正確的檔案，準備草稿文件，將它們匯出為 PDF，並僅將例外情況轉交人類處理。

Forbis Accounting
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message

支援的服務

企業秘書定期請求的一站式入口

  • 提交年度申報表 (AR)
  • 股東大會管理
  • 官員更改代理人
  • 分享轉讓
  • 發行分享
  • 註冊地址變更
  • SSIC 程式碼變更
  • 更改財政年度結束日
  • 更新特定
  • RORC 更新
  • 財務（XBRL）
  • 更新公司名稱
  • 審計代理人變更
  • 延長時間 (EOT)
  • 股息
  • 憲法的替代
  • 受託人登記冊
  • 註銷公司
  • 登記費用
  • 銀行開戶
  • 公司提取

服務檢測與引導進入

代理人使用knoon知識庫來識別客戶需要哪種公司秘書服務，然後僅要求該特定請求所需的資訊。

KYC 及 WhatsApp 的附件處理

工作流程可以檢測必填的附件，包括需要身分證正反面的情況，並提示客戶在案件繼續進行前補齊缺少的上傳檔案。

使用 Google Docs 和 Drive 進行文件準備

完成提交後，Knoon 使用 Google Docs 準備必填文件，將工作檔案存放在 Google Drive，並匯出最終套件為 PDF 以供簽署和歸檔。

1. 識別請求

客戶端從 WhatsApp 開始。Knoon 使用 Forbis 知識庫將請求映射到正確的服務類型。

2. 收集詳情及KYC

代理人收集結構化資訊，要求必填的支援檔案，並檢查附件是否完整。

2. 收集詳情及KYC

代理人收集結構化資訊，要求必填的支援檔案，並檢查附件是否完整。

3. 立即標記缺口

如果提交不完整，系統會先向客戶索取缺少的文件或缺頁，然後才由工作人員介入。

4. 準備文件

提交的資訊將用於通過 Google Docs 和 Google Drive 工作流程準備必填公司秘書文件。

4. 準備文件

提交的資訊將用於通過 Google Docs 和 Google Drive 工作流程準備必填公司秘書文件。

5. 送出簽署

準備好的文件將匯出為 PDF，並發送給客戶以進行審閱和簽署。

6. 使用票券追蹤

每個回應都會被標記票證，讓團隊能夠監控狀態、順利交接工作，並識別需要人類注意的案件。

6. 使用票券追蹤

每個回應都會被標記票證，讓團隊能夠監控狀態、順利交接工作，並識別需要人類注意的案件。

人類在回路中

如果案件需要人類介入，團隊可以直接透過有工單的工作流程介入，回覆客戶，澄清缺失的細節，並推動請求進展，而不會失去對話或文件狀態的完整上下文。

Chat

Human intervention on ticketed request

Human review

I need help with annual return filing and an officer change.

J
John Appleseed · User · johnappleseed@email.com · 2:33 PM

I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.

Forbis Corporate Secretarial · Agent · 2:34 PM

My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane.

J
John Appleseed · User · johnappleseed@email.com · 2:35 PM

Missing attachment detected: ID card back image. The case remains ticketed and pending until the upload is complete.

Forbis Corporate Secretarial · Agent · 2:36 PM

Here is the back of my ID card.

J
John Appleseed · User · johnappleseed@email.com · 2:37 PM

Attachment received. I have reviewed the ticket, confirmed the missing document is now complete, and the request can continue to document preparation.

Forbis Operator · Operator · 2:38 PM
Request Agent To Take Over
Reply to ticketed case
工作流程

從 WhatsApp 接收至文件準備及跟蹤完成

該工作流程將數據收集、KYC 處理、文件生成以及基於票證的進度追蹤保持在單一操作循環中，這使團隊能更輕鬆地管理更多客戶請求且不失去可見性。

智能代理

  • 公司秘書代理人

工具

  • Google Drive
  • Google 文件

知識

  • 年度合規與申報
  • 官員及審核員變更
  • 股權及資本變動
  • 公司個人資料更新
  • 憲法與治理行動
  • 結案、收費與監管行動
  • 銀行與公司文件

Workbox

  • 草稿決議

聊天

  • WhatsApp

技能

  • 公司秘書服務

ForBis 獲得更受控的公司秘書工作流程：客戶通過 WhatsApp 提交，附件提前檢查，文件準備標準化，每個回應都有工單記錄，並且只有在案件真正需要人類判斷時，員工才會介入。