Estudo de Caso / Larry Contractors

Como a Larry Contractors Utiliza o Knoon Agente para Otimizar o Processo de Contabilidade com o QuickBooks

6 min de leitura

Larry Contractors usa o Knoon Agent para otimizar a contabilidade com QuickBooks, reduzindo o trabalho administrativo manual enquanto mantém os registros financeiros precisos e atualizados.

Antes da automação, a maioria dos pedidos chegava como mensagens fragmentadas do Whatsapp, callbacks e Notas espalhadas pelos telefones da equipe. Isso causava tempos de resposta lentos e acompanhamento inconsistente em trabalhos promissores.

Knoon introduziu um fluxo operacional específico para contratantes que captura o contexto do trabalho cedo, sincroniza o trabalho de Administrador no QuickBooks e OneDrive, e mantém a equipe do escritório em movimento mesmo durante semanas ocupadas.

Resultados Chave

65%

Tempo de resposta mais rápido para leads

52%

Menos trabalho de acompanhamento do administrador

3.1x

Mais empregos cotados por semana

Desafio

A contabilidade foi desacelerada por recibos espalhados

Alguns recibos foram compartilhados no WhatsApp, enquanto outros permaneceram em formas físicas. Isso tornou a contabilidade mais lenta e difícil de manter precisa no QuickBooks.

QuickBooks AI perdeu detalhes importantes do recibo

O QuickBooks AI nem sempre capturava corretamente as datas, categorias, totais e impostos do Recibo, então as Entradas ainda precisavam de revisão manual antes de serem confiáveis.

Entrada manual demais para cada conta

Até mesmo recibos simples exigiam digitar nomes dos beneficiários, preços e outros detalhes um por um, o que transformava a contabilidade rotineira em trabalho administrativo repetitivo.

Carregamento do OneDrive adicionou outro passo de Administrador

Após atualizar o QuickBooks, a equipe ainda precisava descarregar cada recibo, associá-lo ao número de documento correto e arquivá-lo na pasta certa do OneDrive manualmente.

Solução

Enviar Recibos para Knoon usando Whatsapp

Larry Contractors centralizou novos pedidos de serviço através de um agente AI do WhatsApp que qualifica os proprietários, coleta detalhes do local e encaminha imediatamente os trabalhos urgentes.

Today

Uploaded receipt image.

2:33 PM

Personal Assistant: Receipt received. This receipt is from Supermarket for $12.

2:34 PM

Bookkeeping Agent: I added it to QuickBooks and uploaded the receipt to OneDrive.

2:34 PM

Type a message

O Agente Lê Recibos e os Registra no QuickBooks

O agente lê cada recibo e registra no QuickBooks, incluindo a categoria da compra, se é um recibo fiscal, a taxa de imposto e o preço final.

DATE

TYPE

PAYEE

Guardar Recibos no OneDrive

O agente cria uma pasta no OneDrive e a renomeia para corresponder ao mesmo número do documento usado no QuickBooks, facilitando a localização de cada recibo posteriormente.

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January 31

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May 20

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January 30

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May 20

Fluxo de trabalho

Fluxo de trabalho revolucionário de contabilidade para Pequenas empresas

Knoon conecta WhatsApp, QuickBooks, OneDrive e agentes de Contabilidade em um único fluxo de trabalho para que pequenas empresas possam registrar recibos mais rapidamente, reduzir o trabalho manual de contabilidade e manter os documentos organizados.

Agentes

Agente de Contabilidade
Agente de contas não pagas
Agente para eliminar contas não pagas
Agente Carregador de Faturas

Ferramentas

QuickBooks
OneDrive

Conhecimento

Informações básicas da empresa

Workbox

Adicionar conta/despesa
Listar contas não pagas
Pagamento de contas não pagas

Conversas

Competências

Contabilidade

Para pequenas empresas, a maior vantagem não é apenas a contabilidade mais rápida. É ter recibos capturados no WhatsApp, registrados no QuickBooks e salvos no OneDrive através de um fluxo de trabalho confiável que reduz o trabalho manual e torna os registros mais fáceis de confiar.