ケーススタディ / ForBis 会計サービス

フォービス会計サービスはknoonを使用してWhatsAppベースの企業会計を構築します

6分間の読書

フォービス会計サービスは、knoonを使用して、企業秘書業務と会計を統合し、KYC、ドキュメント準備、進捗管理、および人へのエスカレーションを含む単一のWhatsAppワークフローで提供します。

自動化以前は、すべてのリクエストが手動でのやり取りに依存していました。スタッフは不足しているKYCの詳細を追跡し、各添付ファイルを確認し、クライアントと連絡を取り、書類を準備し、署名のために送付し、その後、進展した事項とそうでない事項を管理しなければなりませんでした。

KnoonはWhatsApp上に構造化された操作レイヤーを導入しました。エージェントは必要なサービスを特定し、正しい情報を収集し、IDカードの表面と裏面などの不足している添付ファイルを検出し、Google DocsとDriveを使って書類を準備し、すべての応答にチケットを発行してチームが一か所で進捗を監視できるようにします。

主要な成果
5
毎日節約した時間
x4
24時間年中無休のチケット対応
$5000
潜在的な推定節約コスト
問題

会計および秘書業務は非常に手動でした

フォービスは、クライアントとより良くコミュニケーションを取り、必須の情報とKYC書類を収集し、繰り返されるフォローアップや手動での確認、断片的な引き継ぎに頼らずに適切な書類を準備するためのより良い方法を必要としていました。

  • チームはクライアントと連絡を取り、KYC書類を含む必須情報を収集するための人手を必要としていました。

  • 提出物が不完全な場合、スタッフは不足している詳細やファイルを依頼するためにクライアントと何度もやり取りしなければなりませんでした。

  • 提出された各ドキュメントは、使用される前にまだ手動で確認する必要がありました。

  • スタッフは不足している情報を補うために、クライアントと直接話すことがよくありました。

  • 文書は各クライアントから提供された情報に基づいて手動で作成する必要がありました。

  • 準備ができたら、書類はまだクライアントに署名のために送信する必要がありました。

  • すべてのクライアントリクエストの進行状況を開始から完了まで追跡するのは難しかったです。

ソリューション

チケット管理と人によるレビューを備えたWhatsApp優先の受付およびドキュメントワークフロー

Knoon は、会計および秘書のリクエストの入り口として機能します。サービスの種類を特定し、必須の詳細を収集し、適切なファイルがアップロードされたかを検証し、下書きの文書を作成し、それらをPDFにエクスポートし、例外的なケースのみを人の注意にルーティングします。

Forbis Accounting
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message

対応サービス

定期的な企業秘書のリクエストのための一元窓口

  • 年間申告書（AR）の提出
  • AGM管理
  • オフィサーがエージェントを変更
  • 共有転送
  • 株式の発行を共有する
  • 登録住所の変更
  • SSICコード変更
  • 決算期を変更する
  • 特定の更新
  • RORCの更新情報
  • 財務情報（XBRL）
  • 会社名を更新
  • 監査エージェントの変更
  • 期間延長 (EOT)
  • 配当
  • 憲法の交代
  • 名義人登録
  • 会社の抹消
  • 登録担保権
  • 銀行口座開設
  • 会社抽出

サービス検出とガイド付き受付

エージェントはKnoonの知識ベースを使用して、クライアントが必要とする会社秘書サービスを特定し、その特定のリクエストに必要な情報のみを求めます。

WhatsAppでのKYCおよび添付ファイルの取り扱い

ワークフローは、IDカードの表面と裏面の両方が必要な場合を含め、必須の添付ファイルを検出し、ケースが進行する前にクライアントに不足しているアップロードの完了を促します。

Google ドキュメントと Drive を使ったドキュメント準備

提出が完了すると、KnoonはGoogle Docsを使用して必須の書類を作成し、作業ファイルをGoogle Driveに保存し、署名および提出のために最終パッケージをPDFにエクスポートします。

1. リクエストを特定する

クライアントはWhatsAppで開始します。knoonはForBis知識ベースを使用してリクエストを適切なサービスタイプにマッピングします。

2. 詳細とKYCを収集する

エージェントは構造化された情報を収集し、必要なサポートファイルを要求し、添付ファイルが完了しているかどうかを確認します。

2. 詳細とKYCを収集する

エージェントは構造化された情報を収集し、必要なサポートファイルを要求し、添付ファイルが完了しているかどうかを確認します。

3. ギャップをすぐに報告する

提出物が不完全な場合、スタッフが介入する前にクライアントに不足しているドキュメントやページを求めます。

4. 書類の準備

提出された情報は、GoogleドキュメントおよびGoogleドライブのワークフローを通じて、必須の会社書記書類を準備するために使用されます。

4. 書類の準備

提出された情報は、GoogleドキュメントおよびGoogleドライブのワークフローを通じて、必須の会社書記書類を準備するために使用されます。

5. 署名のために送信

準備された文書はPDFにエクスポートされ、クライアントに確認と署名のために送信されます。

6. チケットで追跡

すべての応答にはチケットが発行されるため、チームはステータスを監視し、作業の引き継ぎをスムーズに行い、人の注意が必要なケースを特定できます。

6. チケットで追跡

すべての応答にはチケットが発行されるため、チームはステータスを監視し、作業の引き継ぎをスムーズに行い、人の注意が必要なケースを特定できます。

ループ内の人

ケースに人の介入が必要な場合、チームはチケット付きワークフローを通じて直接介入し、クライアントに返信し、不足している詳細を明確にし、会話やドキュメントの状態の全体的な文脈を失うことなくリクエストを前進させることができます。

Chat

Human intervention on ticketed request

Human review

I need help with annual return filing and an officer change.

J
John Appleseed · User · johnappleseed@email.com · 2:33 PM

I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.

Forbis Corporate Secretarial · Agent · 2:34 PM

My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane.

J
John Appleseed · User · johnappleseed@email.com · 2:35 PM

Missing attachment detected: ID card back image. The case remains ticketed and pending until the upload is complete.

Forbis Corporate Secretarial · Agent · 2:36 PM

Here is the back of my ID card.

J
John Appleseed · User · johnappleseed@email.com · 2:37 PM

Attachment received. I have reviewed the ticket, confirmed the missing document is now complete, and the request can continue to document preparation.

Forbis Operator · Operator · 2:38 PM
Request Agent To Take Over
Reply to ticketed case
ワークフロー

WhatsAppの受付からドキュメントの準備と進捗追跡まで

ワークフローはデータ収集、KYC処理、ドキュメント生成、およびチケットベースの進捗追跡を単一の運用ループ内に保持するため、チームが視認性を失うことなくより多くのクライアントのリクエストを管理しやすくします。

エージェント

  • コーポレート・セクレタリアル・エージェント

ツール

  • Googleドライブ
  • Google ドキュメント

知識

  • 年間コンプライアンスと提出物
  • 担当者および監査人の変更
  • 株主構成と資本の変動
  • 会社プロフィールの更新
  • 憲法およびガバナンスのアクション
  • クローズ、料金＆規制措置
  • 銀行・会社書類

Workbox

  • 下書き決議

チャット

  • WhatsApp

スキル

  • 会社秘書サービス

ForBisはより管理された会社秘書のワークフローを実現します：クライアントはWhatsAppを通じて送信し、添付ファイルは早期にチェックされ、ドキュメントの準備は標準化され、すべての返信はチケット化され、スタッフはケースが本当に人の判断を必要とする場合にのみ介入できます。