5
Jam yang dihemat setiap hari
Studi Kasus / Layanan Akuntansi Forbis
Layanan Akuntansi ForBis Membangun Akuntansi Perusahaan Berbasis WhatsApp dengan Knoon
Layanan Akuntansi ForBis menggunakan Knoon untuk menyatukan sekretariat korporat dan akuntansi ke dalam satu alur kerja Whatsapp untuk KYC, persiapan dokumen, pelacakan kemajuan, dan eskalasi manusia.
Sebelum otomatisasi, setiap permintaan bergantung pada proses manual bolak-balik. Staf harus mengejar detail KYC yang hilang, memeriksa setiap lampiran, berbicara dengan klien, menyiapkan dokumen, mengirim dokumen untuk ditandatangani, dan kemudian melacak apa yang sudah atau belum berlanjut.
Knoon memperkenalkan lapisan operasional terstruktur di atas WhatsApp. Agen mengidentifikasi layanan yang dibutuhkan, mengumpulkan informasi yang tepat, mendeteksi lampiran yang hilang seperti bagian depan dan belakang kartu identitas, menyiapkan dokumen dengan Google Docs dan Drive, serta mencatat setiap respons sehingga tim dapat memantau kemajuan dari satu tempat.
Hasil Kunci
x4
Responsif untuk tanggapan tiket 24/7
$5000
Potensi perkiraan biaya yang dihemat
Masalah
Pekerjaan Akuntansi & sekretarial korporat sangat manual
ForBis membutuhkan cara yang lebih baik untuk berkomunikasi dengan klien, mengumpulkan informasi Wajib dan dokumen KYC, serta menyiapkan dokumen yang tepat tanpa bergantung pada tindak lanjut berulang, pemeriksaan manual, dan penyerahan yang terfragmentasi.
Tim membutuhkan tenaga kerja untuk berkomunikasi dengan klien dan mengumpulkan informasi yang diperlukan, termasuk dokumen KYC.
Ketika pengajuan tidak lengkap, staf harus bolak-balik dengan klien berulang kali untuk meminta detail atau berkas yang kurang.
Setiap dokumen yang dikirimkan masih harus diperiksa secara manual sebelum dapat digunakan.
Staf sering harus berbicara langsung dengan klien untuk mengisi informasi yang kurang.
Dokumen harus disiapkan secara manual berdasarkan informasi yang diberikan oleh setiap klien.
Setelah disiapkan, dokumen tersebut masih harus dikirim ke klien untuk signature.
Sulit untuk melacak kemajuan setiap permintaan klien dari mulai hingga selesai.
Solusi
Alur Kerja dokumen dan intake WhatsApp-pertama dengan tiket dan tinjauan manusia
Knoon bertindak sebagai pintu depan untuk permintaan Akuntansi dan sekretaris. Ia mengidentifikasi jenis layanan, mengumpulkan detail Wajib, memvalidasi apakah Berkas yang tepat telah diunggah, menyiapkan dokumen Draf, mengekspornya ke PDF, dan mengarahkan hanya kasus pengecualian untuk perhatian Manusia.
Today
I need help with annual return filing and an officer change.
2:33 PM
Knoon Agent: I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
2:34 PM
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane
2:35 PM
Knoon Agent: Missing attachment detected: ID card back image. Your request stays pending until the upload is complete.
2:36 PM
Here is the back of my ID card.
2:37 PM
Ops Agent: Submission complete. Draft documents are being prepared in Google Docs and will be exported to PDF for signing.
2:38 PM
Type a message
Layanan yang Didukung
Satu titik masuk untuk permintaan sekretaris perusahaan berulang
- Pengajuan laporan tahunan (AR)
- Manajemen RUPS
- Petugas Mengubah Agen
- Transfer Bagikan
- Terbitkan Bagikan
- Perubahan Alamat Terdaftar
- Perubahan Kode SSIC
- Ubah FYE
- Perbarui Particular
- Pembaruan RORC
- Keuangan (XBRL)
- Perbarui Nama Perusahaan
- Perubahan pada Agen Auditor
- Perpanjangan Waktu (EOT)
- Dividen
- Perubahan Konstitusi
- Daftar Nominee
- Penghapusan Perusahaan
- Registrasi Biaya
- Pembukaan Bank
- Ekstrak Perusahaan
Deteksi layanan dan intake terpandu
Agen menggunakan basis pengetahuan Knoon untuk mengidentifikasi layanan sekretaris perusahaan yang dibutuhkan klien, kemudian hanya meminta informasi yang wajib untuk permintaan tersebut.
KYC dan penanganan lampiran di WhatsApp
Alur kerja dapat mendeteksi lampiran wajib, termasuk kasus di mana diperlukan kedua sisi depan dan belakang kartu ID, dan mengingatkan klien untuk melengkapi unggahan yang hilang sebelum kasus maju.
Persiapan dokumen dengan Google Docs dan Drive
Setelah pengiriman selesai, Knoon menyiapkan dokumen wajib menggunakan Google Docs, menyimpan berkas kerja di Google Drive, dan mengekspor paket akhir ke PDF untuk ditandatangani dan diarsipkan.
1. Identifikasi permintaan
Klien memulai di WhatsApp. Knoon memetakan permintaan ke tipe layanan yang tepat menggunakan basis Pengetahuan Forbis.
2. Kumpulkan detail dan KYC
Agen mengumpulkan informasi terstruktur, meminta file pendukung yang wajib, dan memeriksa apakah lampiran sudah lengkap.
2. Kumpulkan detail dan KYC
Agen mengumpulkan informasi terstruktur, meminta file pendukung yang wajib, dan memeriksa apakah lampiran sudah lengkap.
3. Tandai kekosongan segera
Jika pengajuan tidak lengkap, klien diminta untuk melampirkan dokumen yang hilang atau halaman yang hilang sebelum staf perlu turun tangan.
4. Siapkan dokumen
Informasi yang diserahkan digunakan untuk menyiapkan dokumen sekretaris perusahaan yang wajib melalui alur kerja Google Docs dan Google Drive.
4. Siapkan dokumen
Informasi yang diserahkan digunakan untuk menyiapkan dokumen sekretaris perusahaan yang wajib melalui alur kerja Google Docs dan Google Drive.
5. Kirim untuk tanda tangan
Dokumen yang disiapkan diekspor ke PDF dan dikirim ke klien untuk ditinjau dan signature.
6. Lacak dengan tiket
Setiap respons diberi tiket sehingga tim dapat memantau status, menyerahkan kerja dengan rapi, dan mengidentifikasi kasus yang memerlukan perhatian Manusia.
6. Lacak dengan tiket
Setiap respons diberi tiket sehingga tim dapat memantau status, menyerahkan kerja dengan rapi, dan mengidentifikasi kasus yang memerlukan perhatian Manusia.
Manusia dalam Proses
Jika sebuah kasus memerlukan intervensi manusia, tim dapat langsung turun tangan melalui alur kerja tiket, membalas klien, mengklarifikasi detail yang hilang, dan memajukan permintaan tanpa kehilangan konteks penuh dari percakapan atau status dokumen.
Reply to ticketed case
Alur Kerja
Dari input WhatsApp ke persiapan Dokumen dan penyelesaian yang terlacak
Alur kerja ini memadukan pengumpulan data, penanganan KYC, pembuatan dokumen, dan pelacakan kemajuan berbasis tiket dalam satu siklus operasional, sehingga memudahkan tim untuk mengelola lebih banyak permintaan klien tanpa kehilangan visibilitas.
Agen
- Agen Sekretaris Korporat
Alat
- Google Drive
- Google Docs
Pengetahuan
- Kepatuhan & Pengajuan Tahunan
- Perubahan Petugas & Auditor
- Perubahan Kepemilikan Saham & Modal
- Pembaruan Profil Perusahaan
- Tindakan Konstitusi & Tata Kelola
- Penutupan, Biaya & Tindakan Regulasi
- Dokumen Perbankan & Perusahaan
Workbox
- Resolusi Draf
Obrolan
Keterampilan
- Layanan Sekretaris Perusahaan
ForBis mendapatkan alur kerja sekretaris perusahaan yang lebih terkendali: klien mengirimkan melalui WhatsApp, lampiran diperiksa lebih awal, persiapan dokumen distandarisasi, setiap respons diberi tiket, dan staf hanya dapat terlibat ketika sebuah kasus benar-benar membutuhkan penilaian manusia.